1、省直电大学籍管理工作流程1 新生注册1.1 工作流程学习中心办理新生注册手续，建立、保存新生学籍档案，下载新生学籍数据。学习中心做好新生学生证的领取、办理和发放工作。1.2 注意事项入学注册时，学生须在认真校验国家开放大学学生基本情况信息表的内容后签字，并对签字的内容承担相应的责任。入学注册后，学生的姓名、性别、出生日期、身份证号、民族等基本信息不能随意更改。因此新生确认签字的国家开放大学学生基本情况信息表作为重要的档案依据，必须妥善保存。1.3 常见问题学习中心上报新生的姓名、性别、出生年月、民族等基本信息有误，能否提供相关材料进行更正？答：按照国家开放大学相关通知要求，新生入学生成学号后，
2、信息将上报教育部学信网进行学籍电子注册，再有录机错误，不能进行信息更正。2 学籍异动2.1 基本要求根据国家开放大学学籍异动管理工作规程规定。 “学籍异动”系指在籍学生进行转学、转专业和自愿退学等学籍变更。学籍异动工作是每学期学校教务、教学工作的前提，按规定需在开学后两周内完成。2.2 工作流程学习中心学习中心负责学生的学籍异动申请，审核学生的学籍异动条件，上报省直教务科学籍异动材料，通过教务管理系统完成学籍异动操作，建立学籍异动档案。2.3 注意事项学习中心报送的学籍异动申请表应按照要求认真填写相应表格（注意班号必须在该生所在的教务系统中选） ，并及时上报。省际转学学生需填写 5 份国家开放
3、大学学生省际转学审批表报转出学习中心。 （分别留存国家开放大学、转出省级电大及学习中心、转入省级电大及学习中心，由转入省级电大报国家开放大学）省内转学学生需填写 3 份河南广播电视大学学生省内转学审批表报转出学习中心。 （分别留存转出学习中心、转入学习中心和省电大）转专业学生需填写 3 份国家开放大学学生转专业审批表 。(分别留存省直电大、省级电大和国家开放大学)退学学生需填写 2 份国家开放大学学 生 自 愿 退 学 申 请 表(分别留存学习中心和省级电大)，同时交回学生证。退学后的学生不能复学。休学、复学，由市级电大上报河南电大学籍异动情况登记表 （一形式两份，分别留存学习中心和省级电大）
4、 。 2.4 常见问题 新生入学第一学期能否进行学籍异动？答：不能，需要入学注册满一学期以后才能进行。学生申请转入的教学点当年当季没有所学的专业，我能申请转入吗？答：不能，学生申请转入的教学点当年当季未开设相同专业，即便其它时期开设相同专业，也不能转入该教学点。转学的同时可以转专业吗？答：可以，只需在转学审批表中填写注明即可。3. 毕业生图像信息采集工作我校已成为国家开放大学开放教育毕业证书颁发试点，没有通过电子图像采集将不能办理毕业证书。从 2012 年 1 月 1 日起，毕业生在学信网电子注册的学历信息，需要与中国图片社采集的电子照片对接后，才能提供对外查询和认证。根据图片社电子照片保留
5、2 年的规定,各学习中心要合理组织安排好预毕业学生的电子照片采集工作。各学习中心要认真组织好学生填写或输入采集所用的信息，区分好开放教育和成人高等教育毕业生填报内容的差别，严格按照图片社信息采集要求填报。各学习中心要通知成人高等教育毕业生本人及时上中国高等教育学生信息网（）进行图像校对。图片信息网上校对时间一般为：照像采集后 2 到 4 个月之间。确实因个别毕业生不能按统一时间进行照像采集，各学习中心应告知毕业生及时单独前往图片社采集信息，并做好图片社返回数据的整理和保存工作；或者遗留学生按电子照片规格要求上交电子照片，由学习中心录入“遗留毕业生电子图像信息采集表.DBF”文件，省直电大报送省
6、校学生处汇总后统一到图片社处理。接国家开放大学相关通知，2013 年秋季学期起，对打印毕业证照片统一规格要求为：照片分辨率：建议在 330440 以上。照片大小：保证不低于 16KB（=16KB） 。4 毕业审核工作及毕业证办理4.1 基本要求根据国家开放大学学籍管理办法规定，学生达到毕业要求，经过学生申请、基层电大确认、省电大审核、国家开放大学终审通过后，由国家开放大学颁发国家承认的国民教育系列毕业证书，并进行教育部学历电子注册。毕业要求包括： 学籍有效期内取得教学计划规定的最低毕业总学分；修读二年制专业，学习时间不得低于二年半；修读三年制专业，学习时间不得低于三年半；思想品德经鉴定符合要求
7、；由本人提出毕业申请，并填写国家开放大学学生毕业申请表 （限本科;专科为通审） 。4.2 工作流程学习中心组织学生参加图片社电子照片采集，并收集链接电子照片。 （春季 3 月，秋季 9 月）学习中心进行毕业预审（专科学生审核成绩是否通过，本科学生如申请学位，需审核成绩是否符合学位申请条件） ，组织本科学生填写开放教育毕业申请表 ，并通过教务管理系统完成学生毕业申请操作（教学点平台和分校平台都要做，此步骤一个都不能少，每次审核都会出现初审通过但是终审不通过的情况，大都因操作失误所致） 。上报毕业生电子照片。组织学生填写毕业档案，学习中心填写毕业鉴定，上交省直电大，由省直电大负责到省电大办理毕业档
8、案盖章。 （春季 4 月，秋季 10 月,以群通知为准。 ）向毕业生发放毕业证书及毕业档案，并做好学校毕业生档案的归档工作。4.3 注意事项学生在图片社进行电子照片采集时，涂卡信息一定要按照要求核对无误，否则将影响毕业生学历网上查询。学习中心在教务管理系统中进行毕业申请操作和审批前，请务必核对好学生毕业申请表的内容。学生在填写毕业生登记表等毕业档案材料时请按照填表说明逐项填写，不能有缺项，填写内容要符合填表要求。学习中心应做好对毕业档案材料填写内容的审核工作，要认真填写好毕业鉴定。学习中心上报学生电子照片前，一定要按照规定的格式进行处理，否则将造成打印毕业证书错误。学习中心需按时领取毕业证书，
9、以免影响学生的使用。4.4 常见问题为何学生毕业后学历信息网上无法查询？答：原因经查是因为在电子照片采集时，信息填涂有误，造成照片无法上网，而从 2012 年 1 月开始，照片未上网的学历信息均无法在学信网上查到，遇到这种情况请及时按照规定的格式报送学生的毕业电子照片。为何学生的毕业证为错证？答：学习中心报送学生毕业证打印用电子照片时，照片的尺寸太小或者方向不对，导致打印出来的照片不符合要求而产生错证。为何毕业生登记表不能盖章？答：学生填写毕业生登记表等毕业档案时，个别信息未填或填写内容不规范，因此未通过审核，需要进一步完善填写内容。5. 毕业档案的办理毕业生档案是记录学生在校期间各方面情况的
10、重要文件资料。同时档案填写是否规范，体现了省直电大学籍管理工作的水平。因此各学习中心学籍管理部门要高度重视毕业生档案办理工作，严肃认真、规范操作。5.1 基本要求学习中心应在学生毕业审核通过后两周内，组织毕业生按要求认真填写各类表格。学习中心要认真审核毕业生档案各项材料是否齐全（毕业生档案材料项目见 5.3） ，内容填写是否规范、完整，对不合格的档案，应及时通知学生重新填写。合格档案按要求排序，在省校规定的时间内，由省直电大集中到省校审核盖章。5.2 各类表格的填写毕业生档案必须由毕业生本人认真填写，填写时一律用钢笔或签字笔，字迹要清楚。表内所列栏目，须全部填写，具体填写内容参看档案上印制的填
11、表说明。档案中的填表时间应与毕业时间一致。国家开放大学毕业生登记表中“教学点鉴定”一栏，应由教学点老师根据学生在校表现情况如实填写。 5.3 毕业生档案材料项目开放教育本科毕业生档案应装材料如下：河南广播电视大学开放教育学生基本情况登记表；国家开放大学入学通知书；国家开放大学毕业生登记表；毕业生成绩单；河南广播电视大学毕业论文评审表。 （缺项，为无效档案。如新学习中心，学生入学时把入学通知书发下去了，等到毕业封档案时，入学通知书丢失，这样就属于缺项。 ）开放教育专科毕业生档案应装材料如下：河南广播电视大学开放教育学生基本情况登记表；国家开放大学入学通知书；国家开放大学毕业生登记表；毕业生成绩单
12、。 （缺项，为无效档案）6 学位审核及办证6.1 基本要求根据国家开放大学学位审核及学位证书颁发工作规程规定，学位审核及学位证书颁发主要包括学位申报条件审核、学位材料审核、学位证书颁发、学位生档案建立等。6.2 工作流程学习中心指导学生提交学位有关材料，审核学位材料的完整性、真实性。通过教务管理系统进行学位申请操作，按要求录入有关电子表格，并上报省电大。 （春季 5 月 30 日，秋季 11 月 30 日）领取学位证书及学位审核表，向学生颁发学位证书；建立学生学位档案工作。6.3 注意事项各专业的学位申请材料具体要求以省电大下发的最新学位材料要求一览表为准（详见群共享） 。学位申请材料中的所有
13、复印件均须学习中心经办人员审核原件并签名。学位申请材料中的照片要求背面注明学生姓名及学号全码（14 位） ，并剪去照片四周的白边，电子照片要求 8-10K，150*210像素，文件名为身份证号码的 JPG 文件。将每人的学位申请书面材料放入一个档案袋内，并将“学位申请书”粘贴在档案袋上。个别专业需要提供打印装订成册的毕业论文同时须附毕业论文评定记录表（答辩记录和评分） ，其中的毕业论文评定记录表需要指导老师签名，同时报送省电大教学指导中心专业责任教师签名并盖章。6.4 常见问题何时申报学位？答：学位申报与毕业申报同期进行，即在审核毕业资格的同时要审核学位资格。学位能否多次申请？答：可以，申报学
14、位两次机会，一次是与毕业申报同期进行；另外一次是学生毕业时已经达到学位授予条件但未提出学位申请，可以在毕业之日起两年内申请学士学位，但只能申请一次。7 毕业证明书和学位证明书7.1 基本要求根据国家开放大学学籍管理办法规定，毕业证书遗失，不再补发。经学生提出申请，由国家开放大学出具毕业证明书，证明书与原证书具有同等效力。学位证书遗失，不再补发。经学生提出申请，可出具省电大学位证明。7.2 工作流程学习中心接收学生申请，审核国家开放大学办理毕业证明书审批表内容。填报相关电子表，上报省直电大。由省直电大再上报河南电大。上级部门办理并返回毕业证明书、学位证明，学习中心到省直电大领取毕业证明书、学位证明，向学生发放。7.3 注意事项学习中心应指导学生如实填写国家开放大学办理毕业证明书审批表的内容，审批表中填写的姓名、出生年月等信息应与学籍信息一致。每学期国家开放大学只办理一次毕业证明书，学习中心要注意收集、上报申请材料时间。7.4 常见问题开放教育毕业生补办毕业证明书需要在省级报纸刊登毕业证书遗失声明吗？答：不需要。在填写国家开放大学办理毕业证明书审批表 ，如果姓名或者出生年月与原学籍信息不一致，能否按照目前更改过的信息填写呢？答：不能， 国家开放大学办理毕业证明书审批表中所填内容一定要与原学籍信息相符。
