1、船 员 档 案 管 理 办 法(征求意见稿)第一章 总则第一条 【立法目的】 为加强船员档案管理，有效保护和利用船员档案，依据中华人民共和国档案法 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 交通档案管理办法和海事业务档案管理办法等有关规定，结合船员管理工作实际，制定本办法。第二条 【适用范围】 本办法适用于海事管理机构对船员档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计和销毁等管理工作。本办法不适用于涉密档案的管理工作。第三条 【船员档案的定义】 船员档案是海事管理机构在船员注册、培训、考试、发证等船员管理活动中直接形成的具有保存、利用价值的文字、图表、数据、声像和影像等各种不同形式和载体的文件材
2、料。船员档案按照不同的记录载体分为纸质档案和电子档案。纸质档案是指以纸质为记录载体的档案；电子档案是指以电子介质为记录载体的档案。第四条 【船员档案的管理原则】船员档案由办理业务的海事管理机构负责建立和管理。每一项业务办结后均应留存档案备查。船员档案管理实行集中归档、统一管理。第五条 【船员档案的主管部门】交通运输部海事局主管全国船员档案管理工作。各级海事管理机构具体负责本单位的船员档案管理工作。第六条 【各级海事管理机构的职责】各级海事管理机构船员档案管理的主要职责：（一）贯彻执行上级有关船员档案管理的各项规定，结合实际情况制定本单位船员档案管理规章制度。（二）规划和建设本单位船员档案库房或
3、档案室，配备相应的船员档案管理人员。（三）负责本单位船员档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计、销毁和编研等工作。（四）负责本单位船员档案管理人员的业务培训和知识更新。第七条 【船员档案管理人员的职责】船员档案管理人员的主要职责：（一）执行船员档案管理工作的各项规章制度。（二）负责船员档案的分类整理、立卷、标识、登记、统计、归档、保管、销毁和提供利用等工作，保证船员档案案卷质量。（三）负责编制适当的船员档案检索工具。（四）负责定期对船员电子档案进行备份、导出（入）有关数据。（五）熟悉所保管的船员档案情况，掌握船员档案管理现代化技术，推进船员档案管理现代化。第二章 船员档案的建立第八条 【船员
4、档案的范围】船员档案应真实反映每个船员完整的水上从业经历、业务技术水平、教育培训情况和适任能力，并具有可追溯性。第九条 【船员档案材料的收集要求】归档的纸质材料为业务流程结束的原始材料，内容应真实、准确、完整，文字清楚，采用不易褪色的打印或书写材料。无纸化办理的业务流程结束后，从系统打印的材料视作原始材料。归档的电子文件及其元数据应符合交通信息资源核心元数据 （JT/T 747-2009） 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）等国家标准和行业标准的要求，自形成起完整无缺、来源可靠，未被更改；在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件真实、完整。第十条 【船员档
5、案归档的总体要求】船员档案应按照船员档案归档范围 （见附件 1）和船员档案分类编号办法及保管期限 （见附件 2）的要求进行归档和保管利用。本办法规定的船员档案保管期限为最低保管期限。船员电子档案应以船员身份证号码为唯一识别号建立，内容包括船员档案的归档范围所要求的全部事项。涉及到船员业务行政许可有效性的信息，如不能以电子档案保留的，应按照纸质档案的管理要求归档，并建立与电子档案的检索关系。船员考试考场记录及考试成绩、船员注册、各类船员证书申请、审批过程及结果等信息应打印成纸质材料归档。第十一条 【船员电子档案归档的要求】船员电子档案应在业务办结后将电子文件及其元数据实时进行逻辑归档，并按照国家
6、有关电子文件和电子档案管理的规定，采取有效措施，防止电子档案被篡改。船员档案管理人员应每年对储存电子档案的载体进行物理归档，并按照档案管理的要求进行登记。经归档后的船员电子档案，应制作两套归档文件并封存保管。储存船员电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内容、归档人、归档时间和保管期限。船员电子档案的查阅利用可在线进行，并通过海事云数据中心的灾备库进行异地备份。具有电子档案管理功能的船员业务系统或船员电子档案管理系统应符合电子文件管理系统通用功能要求（GB/T 29194-2012） 档案信息系统运行维护规范 （DA/T 56-2014）等规定的要求，按照归档文件整理规则(DA/T 22
7、-2015) 档案著录规则 （DAT 18-1999） 中国档案机读目录格式 （GB/T 20163-2006） 版式电子文件长期保存格式需求 （DA/T 47-2009）等国家及行业标准对船员电子档案进行整理、编目、著录、保存。【船员纸质档案归档的要求】船员纸质档案应按照以下方式立卷、归档：（一）船员注册材料应按注册时间的顺序建立集体档案。（二）船员适任证书、合格证、海员证及其他证书签发材料应按签发时间或证书编号的顺序建立集体档案。（三）船员考试考场记录和考试成绩登记表应按考试时间或期数的顺序建立集体档案。（四）其他船员档案按照时间或编号顺序建立集体档案。（五）各种船员档案案卷内容应按照业务
8、流程顺序排序，并包含卷内文件目录和备考表 。第十二条 【船员档案的归档时间】船员纸质档案应自船员业务办结之日起 6 个月内归档；船员电子档案应在船员业务办结后实时归档；船员档案保管期限的计算从建立档案后的下一年 1 月 1 日起算。第十三条 【船员档案保持原始记录性的原则】归档后的船员档案，发现档案内容错误或不齐全，需要修改和补充的，应及时要求相应岗位的工作人员修改补充，同时在备考表中注明修改情况，不得在档案上直接涂改或修改。第三章 船员档案的管理第十四条 【船员档案库房的管理要求】船员档案库房应当符合交通档案管理办法及国家有关规定的要求，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防虫、防磁和
9、防有害气体等条件，以维护档案的完整和安全。 第十五条 【船员档案的权限管理要求】各级海事管理机构应建立严格的权限管理制度，防止船员档案的非法改动，有效保障船员档案的安全。第十六条 【船员档案的抽检和修复】船员档案应建立定期检查制度，对破损、字迹模糊或变质的纸质档案，应及时修补或复制。对由于误删除、误格式化、病毒感染或载体物理损伤等原因造成文件无法读取的电子档案应及时进行数据恢复。第十七条 【设备环境更新时船员电子档案的管理】设备环境更新时应确认库存船员电子档案载体与新设备的兼容性；对于与新设备不兼容的载体，应进行船员电子档案的载体转换工作。库存船员电子档案要在完整、准确性有保障的前提下，同步转
10、换更新复制。复制或补救新版后，原载体应保存四年。第十八条 【船员档案的应急管理】各级海事管理机构应建立船员档案安全工作突发事件应急预案，确保迅速有效处置船员档案安全管理中的突发事件。第十九条 【船员档案的统计】船员档案管理部门应按照交通档案统计规定，每年向本单位档案管理部门报送年度船员档案统计数据。第四章 船员档案的利用第二十条 【编制检索工具】船员档案管理人员每年应编制全面、准确的船员档案检索工具，以利于船员档案的线下查询。第二十一条 【提供利用的原则】各海事管理机构应建立本单位船员档案的查、借阅管理制度。船员档案的查、借阅应在海事管理机构内部进行，并予以登记。开放性的船员电子档案，经船员档
11、案管理部门负责人批准后，可向利用者提供船员电子档案复制件。船员电子档案的封存载体不得外借。第二十二条 【船员档案利用者的责任】船员档案查、借阅人员对所查、借阅的档案负有安全、保密的责任，不得转借、遗失和污损。严禁在档案上填注、涂改或擅自分拆和抽取案卷。第二十三条 【内部利用制度】海事管理机构内部查、借阅船员档案应遵守船员档案查、借阅制度。第二十四条 【外部利用制度】有关机构或利害方进行法律允许的船员档案查询时，须凭单位证明和个人有效身份证件，并经船员档案管理部门负责人批准。第二十五条 【境外人员利用制度】境外机构或个人要求利用船员档案的，按国家有关规定办理。第二十六条 【档案的编研】各级海事管
12、理机构应积极开展档案的利用和编研工作。第五章 船员档案的鉴定和销毁第二十七条 【船员档案的鉴定】船员档案管理部门应根据船员档案的保管期限，每年对各类船员档案进行鉴定，并形成鉴定意见。船员档案的鉴定工作由部门负责人牵头，组织档案管理人员和有关业务人员组成鉴定小组共同进行。第二十八条 【船员档案的销毁程序】经鉴定失去保存价值的船员档案，应当按照以下程序销毁：（一）船员档案管理人员编制船员档案销毁清册，列明拟销毁的船员档案名称、案卷号、册数、起止时间、应保管期限、已保管时间、销毁时间等内容。（二）根据船员档案鉴定小组的鉴定意见，船员档案管理人员和部门负责人在船员档案销毁清册上签署意见。（三）船员档案
13、管理人员具体负责船员档案销毁工作。在船员档案销毁前，应按照船员档案销毁清册所列内容进行清点核对，并在船员档案销毁清册上签名，注明销毁日期。销毁工作由两人共同进行。电子档案的销毁应当符合国家有关电子档案管理的规定，并由船员档案管理部门、业务部门和信息系统管理部门共同派人监销。第二十九条 【船员档案销毁清册的保存】船员档案销毁清册应永久保存。第六章 附则第三十条 【定义】本办法中下列用语的含义是：（一）船员管理活动，指船员注册、培训、考试、发证、适任能力跟踪管理等船员业务管理活动。（二）电子文件，是指海事管理机构在船员管理活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、
14、视频等不同形式的信息记录。（三）电子档案，是指海事管理机构在船员管理活动中形成并归档保存的具有查考和利用价值的电子文件。（四）逻辑归档，指通过计算机网络系统，不改变原存储方式和位置而实现的船员电子档案管理权限向档案管理部门自动移交的过程。（五）物理归档，指把船员电子档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。第三十一条 各级海事管理机构在船员管理活动中形成的其他资料，均应至少保存两年。第三十二条 各级海事管理机构可根据本办法，结合本单位实际情况，制定实施细则。第三十三条 本办法自*年*月*日起施行。交通运输部海事局颁发的海船船员技术档案管理办法 （海船员2006541 号）和内河船员技术档案管理暂行办法（海船员2004504 号）同时废止。附件：1.船员档案的归档范围2.船员档案的分类编号办法及保管期限
