1、综合部工作内容、管理制度以及操作流程为了工作的更加明确化、细致化、规范化以及流畅性，现对综合部所辖工作内容、管理制度、操作流程进行汇总说明。原则：1、过账留底及记录 2、以集团宏观制度为依据第一部分：行政类1、工作内容：公司证照管理对应制度：1、手续申办事项：按照公司发展需要以及领导要求，及时了解申办手续，积极沟通，组卷相关资料，按照领导要求按时完成相关事项。2、证照使用管理：借用公司原件必须出具借用部门主管领导签审单，使用人借出时必须有人跟进，一同监督处理，申请人不得转借他人使用否则一经发现追究其责任，再此同时必须在使用台账上进行登记，登记内容包括使用时间、用途、使用人等。借用审批中标注借用
2、时间，逾期不还综合部及时索要（原件不能外面过夜，当天借用当天归还） 。3、年检管理：建立证照台账，关注证照自身信息以及证照发放单位的变更通知，做到及时了解年检及证照其他相关业务变动信息，做好年审工作。4、保存管理：建立证照台账，每月进行证照数量及信息盘查工作。二、工作内容：合同管理（部分合同起草、会签、保存、台账）对应制度：1、综合部根据总经理的要求起草相应合同，确保合同的严谨性，必要时需提前经内审部相关人员进行审核。2、各部门根据实际情况起草本部门相关业务合同，并且合理安排合同拟签时间，给审核部门预留审核时间，保证审核质量，规避风险，合同签订后由签订合同部门负责履行合同条款，特殊付款及其他情
3、况需进行提醒，土地合同的租金支付由综合部负责申报。3、各部门相关的合同由综合部统一进行保管，并建立合同台账，正常签订合同至少一式四份甲乙双方各存二份，签订合同的部门将合同原件交予综合部存留二份（其中一份交予总经理） ，交予时综合部建立登记台账（收到合同） 。标注说明：合同属于机密文件，建议各部门在签订合同后除交予其他部门留存外，自己建立一份经手合同台账，避免实时到综合部借用相关合同，如相关部门自己未留存合同底件，进而向综合部借用，需进行使用登记，说明借用原由，登记后综合部方可提供相应合同（因为有些原始合同只有一份，如有丢失则影响极大） ，在借用合同时需在综合部进行登记。4、各部门如进行合同网签
4、，如需综合部协助，则需由综合部参与合同审批，便于合同审批过程中的沟通改进，进而顺利进行审批活动（标注：审批事项中标注我方签订合同的代表人或者被授权人） 。5、如签订形式合同，则需主管领导手签单，确保总经理以及相关部门的知情权，确保签订形式合同的严谨性以及风险把控，经过相关部门及总经理审阅签字后，综合部方可用章，并进行存留一份，建立特殊合同台账。 （流程：形式合同签订部门流程总经理综合部）6、综合部负责保管合同，分类整理，在保管期间如有合同丢失，视情节严重程度给予责任人相应处罚（200500 元，后果严重者予以开除处理） 。对应流程各部门合同由各部门发起审批，综合部在总经理及集团领导审批完成后进
5、行盖章，最后留存相关合同原件进行档案合同管理。三、对接集团综合部、计财部、内审部以及外部单位的审计资财务部财务类合同 tong 同项目部项目类合同 供应部采购类合同财务部审核付款依据总经理审核综合部销售类合同 集团相关部门审批综合部负责盖章 留 存、合同管理料规整工作。对应制度：密切关注集团 OA 动态信息，如有集团下发内、外审计任务，则及时整理、组卷公司审计资料，对应目录将资料整理完毕后由综合部主管领导进行核对，核对无误后交予公司总经理批阅，按照总经理的要求添加或删减相关审计资料。四、工作内容：园林业务有关的政策信息对应制度：行政专员每月中旬汇总一次与公司业务有关的政策信息，有价值的信息以及
6、汇报领导，经过筛选确定其可行性。五、关注 OA 信息，掌握集团信息动态，按照集团要求传达信息或准备相关后续工作。六、接听电话与客来访。对应制度：要求综合部员工接听电话语气温和，待客热情，此项不仅代表个人的修养也在很大程度上代表公司的形象。7、网站信息维护与更新，以及月度两篇信息专稿。对应制度：1、公司网站的信息适时更新，各部门可以将自己部门的优质信息提供综合部，由综合部拟文经过总经理审核后，用于网站更新。2、网络维护：如易彬园林公司网站出现不正常现象，由综合部行政专员第一时间与信息部进行沟通调整。3、月度信息专稿：按集团要求公司每月提交两篇信息专稿，综合部将素材及信息整理后进行流程审批后，由集
7、团综合部公示在集团 OA 系统内。8、制度文件起草；信息文件收发；资金使用；对应制度：1、文件起草：按照公司总经理要求起草文件，经过领导审核后方可使用或者下发。2、制度起草、执行：综合部制度由综合部根据办公需要以及总经理的要求进行起草、执行。与其他部门衔接的制度如有一部门需要进行调整变更，则需要变更方与对接部门主管领导商议解决，协商达成一致将结果方案上报总经理，由总经理确认后执行，不能存在两个部门一商量就变更而总经理不知情。不能单方变更而影响对接部门的工作，否则单方面的制度调整变更，综合部视为无效。3、信息文件收发：综合部与其他部门或者外部单位的信息文件收发（尤其纸质文件）必须建立登记，做到有
8、据可查。4、资金：综合部经手的公司资金必须建立台账，详细记录资金去向及相关说明。9、会议管理（通知、会议布置、会议纪要） 。对应制度：1、会议通知：第一种情况：公司内部会议按照公司总经理的指令，进行会议通知，详细记录参会人、召开时间、必要时通知会议主题。在总经理下达会议指令的第一时间约定会议室，然后通知参会人，最后向总经理汇报实际参会人员与参会地点。第二种情况：按照集团会议通知，涉及综合部参会事项，则按开会时间准时参与，并将涉及公司发展事项及时汇报或处理。如集团主会部门要求综合部通知其他部门参会，则综合部行政专员必须准确、按时通知会议相关事项。2、会议室布置由综合部人员在接到会议通知指令后，将
9、约定的会议室及时布置，会后及时清理会场。3、会议纪要：在开会后 72 小时内完成会议纪要整理工作，如领导有特殊要求则按照相关要求指令在最短时间内完成会议纪要。完成后按照相关要求发送到各部门或者参会人 OA 邮箱中。10、公司车辆管理（使用管理、行驶记录、违章、保养、保险） 。对应制度：1、使用管理：公司公车 YB787 汽车，其主要用于货物运输，如使用人每天使用车辆在综合部登记，取、送钥匙，在汽车行驶记录单上填写相关明细，便于公司及综合部对车辆使用的把控。2、公司以外的单位或部门使用，需用车人联系综合部，经综合部请示总经理后方可指派使用（以不影响园林公司运营为前提，在交予其他部门使用前必须登记
10、使用信息，便于车辆使用把控，例如：违章等）3、综合部做好车辆信息台账，定期查看相关信息，与兄弟业务单位沟通汽车保养、保险、年检等情况。并做好处理。特别标注：（1）使用车辆时必须进行使用登记，登记详细后方可使用。（2）公车违章由违章时的汽车驾驶员负责处理违章。处理时限为一个月内，如遇车检等特殊情况需在车检前将违章处理完毕，否则检测不通过而产生的连带责任由其发生的驾驶员负责。4、由综合部每月查询一次违章记录，及时将违章信息传递给驾驶员，催促办理。5、根据保险台账记录单，按时完成保险缴纳事项。6、综合部按月将用车记录及每月发生的费用统计汇总，留账底。11、汽车燃油充值（加油明细台账） 、开具办公电话
11、费发票。对应制度：1、公司注册了中国石化网上营业厅，能随时了解汽车燃油真实数据，月初 1 号统计上月燃油使用情况，充值补齐各车辆加油标准即可，于每月 5 日前将燃油充值完毕。为确保车辆正常加油使用，提前按加油标准足额借取资金，以实际充值量为准。2、由综合部及时去电信营业厅开具办公电话费用发票。12、后勤办公物资申购计划表、劳保用品、综合部资金计划。对应制度：1、公司各部门的办公用品计划量于每月 25 日前报给综合部，由综合部根据上报用量和库存量，向集团统一申报后勤办公物资计划表（集团负责办公用品的购买） 。2、劳保用品：由综合部根据劳保计划名单，进行季度劳保用品申报。3、综合部资金计划按照公司
12、要求的上报时间上报。13、按照领导及集团要求组织集体活动。对应制度：(1)如遇集团集体活动，每个部门必须参与，未能参与的人员必须正常上班，如出现趁集团活动期间散漫逃工，按旷工处理。(2)公司内部组织集体活动，各员工按照统一时间到位，如有特殊情况，则需请示总经理。综合部负责统计与组织。14、节假日值班计划。对应制度：各部门自行安排节假日值班事项，由综合部统计各部门节假日值班计划单，上报总经理处。时间节点：放假前一天各部门提供值班安排表于综合部处，由综合部整理后上报总经理处审阅。15、节日福利发放的沟通准备工作。对应制度：1、按照公司要求拟定易彬园林福利名单，按时上报给集团相关部门。2、如将易彬园
13、林公司的产品作为福利品售予集团，则由综合部与集团相关部门沟通福利数量、质量、时间等基本事宜，由公司总经理把控销售价格。16、手机通讯相关事项的咨询与办理。由综合部接洽联通公司关于集团手机卡的各类事宜，及时高效完成相关事项（员工手机联通资费不明事项可与综合部沟通） 。17、办公室卫生的协同管理工作。协同同事进行日常办公场所的卫生清洁工作。十八、协助其他部门做好网络畅通以及公共电子设备的维护工作。十九、小深港基地生产所需材料申报工作，在填写申报材料的时候要详细注明需求信息、用途等。第二部分：销售类依据公司业务实际情况现对销售工作内容、制度及流程进行汇总说明。第一、完成区域内产品业务的日常事务（业务
14、指标和市场拓展任务） 。第二、分析和控制业务风险，跟踪业务开展情况。第三、对待销的产品市场情况进行调研、分析，以确保掌握市场信息动态（包含网络信息） ，做出相应规划、市场预测以及总体销售计划，并反馈给总经理处审阅。第四、建立优质客户群体，为日后开展业务提供资源。 对应制度：建立客户档案信息，整理汇总后交予总经理处备案（综合部存留一份） 。第五、根据业务需求，制定营销方案及推广策略。第六、编制、审核、签定销售协议，落实销售款项回收工作。对应制度：销售协议拟定后必须经过总经理签字确认，请示批复单。第七、根据市场因素及时调整销售计划。第八、组织业务人员会议及时总结交流销售经验，加强业务修养，不断提高业务水平。第九、完成报表工作，定期向总经理汇报。第十、负责对业务上碰到的疑难问题，要提出建设性的意见，及时整理上报上级领导并尽快研究处理;第十一、发布销售信息以及相关沟通事宜。对应制度：将注册的用户名及密码交予公司，当员工离职前由专人接收，修改密码以及联系人信息。第十二、福利分发（含福利外送）对接事宜。第十三、进行销售价格、账目信息统计及申报工作。对应制度：1、坚持过账留底原则，任何经过综合部的账目必须记录明确并且留档。
