1、山东省电子文件归档管理暂行办法第一章 总则第一条 为规范我省电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国电子签名法、山东省档案条例以及国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合我省实际情况，制定本办法。第二条 本办法规定了各单位在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档、保管、利用的原则、方法和要求。我省各机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织（下称各单位）都应根据本办法，做好电子文件归档管理工作。第三条 本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数
2、字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。本办法所称的电子公文是电子文件的一种，专指各单位通过统一配置的电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据。第四条 各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档管理工作实行规划、协调和监督、指导。加强与有关部门协作，建立健全与各单位的指导和联系制度，及时协商解决电子文件归档管理中出现的问题。第五条 电子文件归档管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则。各单位形成处理的各类电子文件均应由本单位文书处理部门统一收集管理；应归档保存的各种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。（二）全程管理原则。各单位应建立健全各项工作制度
3、和工作程序，结合各种技术措施的应用，从电子文件产生开始，直到被永久保存或销毁，不间断地对有关处理操作进行管理登记，实施全程控制和管理。计算机系统运行和信息处理等过程中形成或涉及的有关电子文件处理的参数、管理数据等应同电子文件一同归档保存。（三）前端控制原则。在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件形成处理阶段考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。（四）真实性保障原则。采取措施确保电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。（五）电子、纸质文件并存原则。电子公文形成单位应将具有保存价值的电子公文输出制成纸质公文
4、与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。第二章 电子文件归档管理体系第六条 各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系，把电子文件的归档管理工作纳入本单位信息化建设工作体系，纳入本单位办公自动化系统，并建立健全各项管理制度，逐步建立起科学的电子文件管理系统。第七条 各单位办公自动化系统或电子文件管理系统应符合国家有关文件处理管理规定，并设置如下功能，保证电子文件的真实性、完整性、有效性：（一）设置相关功能，满足电子文件归档与管理需要。（二）设计完整的责任体系，确保电子文件从生成、处理到归档管理每个环节都有保障其真实性、完整性的责任人。（三）采用相应技术，确保电子文件真实性、完整性。对电
5、子化的印章、数字签章等采取防止非法使用的措施。对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记。对电子文件的操作者进行严格的身份识别与权限控制，并采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。（四）设置符合安全要求的操作日志，实时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。（五）采取相应技术措施采集电子文件的背景信息和元数据，登记文件起草者、修改者、审核者、签发者等处理过程中相互衔接的各类责任者，打字者、发文者、收文者、存储管理者等各类操作者，
6、批示、签名、印章、代码等责任凭证信息，以及电子文件传递、交接过程中的其他标识，建立完整的电子文件元数据库。（六）设置数据备份和数据导出功能。（七）设置足够容量、安全的外部存储器，随时存放处理完毕应归档保存的电子文件。（八）具有针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取的与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。第八条 各单位办公自动化系统中的或单独的电子文件归档管理系统应通过省档案局组织的专业验收。第九条 各单位应建立电子文件形成、收集、积累、整理归档的岗位责任体系，保证电子文件从形成、收集、积累到归档管理，都有专人负责。（一）电子文件的形成制作质量由文件的起草者、审核者、签发者、缮印者负
7、责。（二）单位文书处理部门、各业务部门或项目组应指定专人负责本部门、本项目形成的电子文件的收集、积累和整理归档工作。（三）单位档案部门应参与和指导本单位电子文件的形成、处理、收集和归档等各工作环节。第三章 电子文件收集与积累第十条 各单位应根据国家有关规定制定本单位的电子文件归档范围。凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电子文件都应收集归档。具体包括如下几种类型：（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为 T。（二）数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。类别代码为 D。（三）计算机程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开
8、发设计的系统软件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。类别代码为 P。（四）图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得到的静态图形文件。类别代码为 G。（五）图像文件：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。类别代码为 I。（六）影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。类别代码为 V。（七）声音文件：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。类别代码为 A。（八）超媒体链结文件：用计算机超媒体链结技术制作的文件。类别代码为 O。第十一条 各单位档案人员应加强对电子文件收集积累工作的监督和指导，保证应归档电子文件的齐全、准确、完整、有效。（一）电子文件正本（稿本代码
9、F）及其背景信息、元数据应一同收集。电子公文形成单位应同时收集其定稿（稿本代码 M），其他电子文件可以根据需要确定是否收集其定稿及历次修改稿。电子文件正本应收集两套。（二）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应当采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。公务处理过程形成电子文件同时又形成纸质等其他形式文件，应同时收集其相应的其他形式文件一同归档，并保证它们在内容及相关说明、描述上完全一致。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件应制成纸质文件或缩微品等，同步收集。（三）单位形成的同一类型的电子文件格式应统一。文本
10、文件推荐采用 XML 格式，现阶段可以收集PDF、RTF、TXT 格式文档；图像文件推荐采用 TIFF 或 JPEG格式；视频或多媒体文件推荐采用 MPEG 或 AVI 格式；声音文件推荐采用 MP3 或 WAV 格式。各专业电子文件的通用格式，由省档案局会同有关专业主管部门确定。通用格式的电子文件，各单位应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。（四）对只有电子签章的电子文件，收集时应附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对使用可靠电子签名的数据电文，不
11、需要再度签名确认。（五）收集起来的电子文件应设置为只读状态，并存储在特定的载体上，脱机保存。顺序登记电子文件登记表（项目及格式参见 GBT188942002），与电子文件一同保存。电子文件登记表可以由计算机系统生成，但归档时应输出一份纸质登记表。（六）电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都应制作备份。对已经办理完毕的电子文件，无论有没有归档，都要定期制作备份。第四章 电子文件整理归档第十二条 电子文件归档可以采取物理归档或逻辑归档两种方式。实现办公自动化的单位，应采用逻辑归档与物理归档相结合的方式，在文件办理完毕后，即时进行逻辑归档；根据单位的归档制度，定期将已逻辑归档的电子文件下载到脱机保管的载体上，向档案部门进行物理归档。第十三条 电子文件归档前应当进行归档鉴定，对电子文件的真实性、完整性、有效性进行检验和审核，确定密级和保管期限。（一）与纸质文件核对内容、签章，审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录项目等，确认电子文件
