1、青海新乐物业新乐花园物业管理处 2018年3月5日,档案管理基础知识培训（上）,目录,Content,为什么要做档案？,档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。,一、什么是档案,简单的说：就是
2、记录某个对象发展历程的各种信息 。,对 象人类国家个人某个事项 等等,载 体 骨头 竹简 锦帛 纸 胶片 等等,一、什么是档案,档案概念有百余种：法语国家 认为文件（文书）一旦形成就叫做档案英语国家 认为文件进入档案馆后才叫做档案 国内 有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案； 有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案 ,一、什么是档案,档案的最新定义 组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息,二、档案的种类,按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，档案可以有很多层次的划分。,（一）依据档案的形成分 根据档案形成者可
3、分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。,二、档案的种类,（二）根据档案内容性质分 根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。 上述每种档案，又可具体细分,二、档案的种类,（三）根据档案的载体形式分 根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等等多种新型的载体,二、档案的种类,（四）按照记录信息方式分 按照记录信息方式可分为文字档案、图 形档案、声像档案。 声像档
4、案又分为照片、录音、录像、影片档案。,二、档案的种类,（五）根据档案所有权形式分 根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。 在外国通常分为公共档案和私人档案。,二、档案的种类,（六）其他常见档案种类划分还有 在中国，常见的档案种类划分尚有把档案划分为文书档案、 科学技术档案和专门档案。,二、档案的种类,档案分类是多种角度、多层次的分类系统，分类方法比较复杂，一直存在多种意见，是档案学研究的主要内容之一。分散、零乱、质杂、量大、孤本等特点集中、系统、优质、专指、广泛应用,三、档 案 管 理,档案管理亦称档案工作。是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务
5、工作的总称。 档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。,档案管理包括哪些内容：,档案收集档案整理档案价值鉴定档案保管档案编目,档案检索档案统计档案编辑和研究档案提供利用,档案管理的意义：,档案管理是整个社会发展系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位或个人的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。,四、企业档案管理,企业档案：是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成的有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,（一）企业
6、档案通常包括的内容,1.由政府机构发至公司的文件；2.公司业务往来的资料；3.以公司或董事长/总经理名义对内、对外发布的文件，各部门发文；4.各部门制度与程序、人事资料、财务报表、技术资料等；5.公司会议纪要；6.公司经营活动中所订立的合同、协议及契约书； 7.公司经营所需的各种证照资料； 8.公司重大活动的录像、光碟与图片等；9.其它涉及公司商业机密的资料等。,（二）企业档案分类,按载体分1、纸质档案 2、电子档案(需要借助计算机阅读的档案)3、音像档案4、图片档案,（二）企业档案分类,按档案内容分1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、对外往来函、会议记录类、管理制度类2、经营合同类、固定
7、资产类、宣传资料类、内部发文类、报告计划类3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、生产资料类、行业资料类、客户资料类,（三）企业档案管理,企业档案的管理通常按照职能部门划分，以部门为单位进行分管。行政（办公室）部门负有指导和监督各部门档案管理的责任；各部门的档案由专人负责收集、整理与保管；,（三）企业档案管理,档案资料应收集完整、齐全，建立目录，并及时更新；档案管理员日常收到待建档资料后，须根据不同类别进行存放归档，并确保档案资料的安全与完整（防潮、防尘防火及保密性）,（四）企业档案归档大致步骤,（五）企业档案的使用,通常遵循“先审批、后使用”的登记原则 档案使用时限、地点、方式应按照审批范围
8、内使用；档案使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带离公司的，应经批准后方可带出；档案的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制度，各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保密措施；借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日期。,二O一五 年 八 月二十七日,档案管理基础知识培训（下）,企业档案归档大致步骤,档案管理基础知识（2011-4）,（一）收集文件,1、能够反映本单位主要活动的2、确保归档文件材料的齐全、完整3、对不需归档的文件要进行剔除。4、要注意“帐外”文件的收集。例如：各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。,收集方法上要注意的两点,档案管理基础知识（20
9、11-4）,第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；,档案管理基础知识（2011-4）,收集方法上要注意的两点,第二点是注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；,档案管理基础知识（2011-4）,（二）区分年度,根据文件形成和处理的年度进行归档，通用规则：一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会议，放在闭幕年。,（三）划分期限,1、准确地
10、判定每一份文件和每一组文件的价值2、一般保管期限分为： 永久（无限期） 长期（1650年） 短期（15年以下）,（四）文件装订,1、修裱破损或页幅过小的文件2、复制字纸模糊或易褪变的文件（以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料、传真件等进行复制）3、超大纸张折叠（对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需加以折叠。操作时要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠4、去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。,（四）文件装订,5、如果是组合件，应按一定顺序进行文件排列： 正本在前，定稿在后； 正本在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 译文
11、在前，原文在后， 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。,（四）文件装订,6、装订采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或线装订。, ,不锈钢钉, ,三点一线装订,（五）文件排序,保管期限机构时间（档案室）机构保管期限时间机构时间（部门）,（六）文件编号,归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章 每年归档工作结束后，发现有未归档文件？ 可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。,如何填写档案盒背脊,全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。因为是必备项，有全宗号的单位，必须填写，没有全宗代号的单位此栏空置，可暂不填写。,保管期限：填写归档文件保管期限，分
12、为：“永久”、“30年”、“10年”。也可填写简称“永”“30”“10”。,年度：填写文件形成年度，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。如：一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。,馆编件号：暂不填写，如需档案移交进馆时按进馆要求填写。,如何填写档案盒背脊,室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内，从“1”开始逐件流水编号。例如：2007年办公室永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从“1”开始编写一个流水件号；“30”年的从“1”开始编写一个流水件号；“10”年的也从“1”开始编写一个流
13、水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字标注。,如何填写档案盒背脊,机构（问题）：规则将机构（问题）项作为选择项，是因为对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多数机关来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构项时，如果机构名称太长，也可规范简称表示，如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易处可简称为“经贸处”，但不能使用“一司”“一处”等。填写问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写，如“党群”“行政”“业务”等。,如何填
14、写档案背脊,（七）文件著录,即建立目录。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。必须著录的项目有：序号、文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）,（七）文件著录,归档文件目录,（八）填写备考表,备考表：即盒内文件情况说明表。主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。日期：填写归档的年、月、日。,（九）文件装盒,将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。
15、同一盒内同一年度，同一保管期限。在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）,（九）文件装盒,档案盒背脊式样,已填好的档案背脊事例,（十）打印目录,目录包括内容：文件盒背脊信息文件著录,档案柜编号文件盒摆放原则：由上至下、从左至右采用竖放,（十）入库装箱柜,档案,放哪儿,容易分类易于保密保护性好检索简便,1抽屉式直立档案,50,2开放式横向档案,整齐划一便于取阅易于查找保密性一般,51,3穿孔式活页夹,容易损毁,有顺序性,保密性差,容易保存,52,标准统一便于存取长期保存保护性好,4档案盒,53,灵活取用存量较小容易脱落
16、,5金属文件夹,54,隔水防污拿取方便保密性低暂时保存,6透明资料袋,55,拿取方便临时存取保密性差,7多层资料盒,国家档案局 第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过,现予公布,自公布之日起施行. 局长 杨冬权 二六年十二月十八日,（十二）使用原则：“先审批、 后使用”,档案使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用；档案使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带离公司的，应经批准后方可带出；档案的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制度，各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保密措施；借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日期。,谢 谢！祝 大 家 工 作 愉 快！,THANKS,
