1、 1 超市管理信息系统分析与设计 一、可行性分析 （ 一） 系统背景 此次系统开发的对象是吉林省长春市的 XXX 超市。 21 世纪以来，信息科技快速发展，社会各个领域发生日新月异的变化， 尤其 是计算机的应用及普及 ， 已经深入到政治 、 经济 、 生活的各个领域 ， 使 人们从过去繁复的手工劳动中得以解脱 。超市管理信息系统软件 为超市管理部门带来极大方便，因此， 开发一套完善的 超市信息 管理系统显得尤为 必要 。 随着超市近几年来的发展，超市规模的不断扩大，业务的扩张，为了 提高企业的管理水平，使该店实现在五年内发展成为一个 大型综合超市的远期目标。 该超 市 主要领导 迫切要求 开发
2、出符合 该 超市 实际的 超市管理信息 系统 ， 为 超市简 化人事管理， 提高商品库存效率，增加公司年度利润。 (二 )可行性分析 1.管理可行性分析 随着超市的管理水平不断提高，该超市在管理方面已积累了丰富的管理经验与方法，并建立了成熟的管理制度、齐全的规章制度，汇集了正确的原始数据，使管理工作有了制度支持与信息支持。 根据以往在经营中出现的困难与不便，超市的高层管理人员对新系统的开发持积极的态度，肯定新系统的开发，并且为新系统的开发与实施创造了各种良好的条件，制定了有利于系统实施的管理方法。目前管理方 面的条件已经能够满足超市管理信息系统的开发以及日后的实施，所以在现阶段下开发一个超市信
3、息管理系统是可行的。 2.技术可行性分析 该系统是根据科学的管理方法与编程技术而开发设计的，能符合各种技术要求，拥有较高的存储能力、较高的处理速度、较为安全的信息保护。 该超市为该系统的开发提供软件、硬件技术提供资金方面的支持，购买较为先进的技术、配置性能好的计算机设备，且信息管理工作人员经培训后 掌握了 富的管理知识、系统操作知识，能在系统运用阶段很熟练地运用该系统，即使遇到了简单的技术问题，也能很快地自行解决。所以，该系统 在技术方面具有可 行性。 3. 经济可行性分析 2 该系统的开发必须有技术方面的支持，而这些技术支持主要为计算机各种硬件设备、软件技术支持，因而发生的费用主要有：设 备
4、购置费、软件开发费用、管理和维护费 、工作人员技术培训费等，而这些费用经预估后，其在超市资金能力范围之内。 并且该系统的经济效益高，能减少处理相同工作量的工作时间，提高管理效率，同系统开发成本相比，该系统的经济效益是较高的，它能加快超市资金的周转，减少资金不必要的积压，提供更高质量的信息，提高取得信息的速度，这给该校带来了无形的经济效益。 最终认为该系 统完全可行，并根据其特点决定采用 VB6.0 作为开发工具。 二、系统分析 （一） 组织与功能分析 1.组织结构分析 新天地超市的组织结构如图 1 组织结构图描述：超市的主要决策和管理机构是董事会，董事会分管各连锁店经理和配送中心，配送中心在超
5、市的经营中所扮演的角色是给货品不足的各连锁店补充货品，相对来说，此部门是比较独立的。连锁店由专职经理负责，每家连锁店分为销售部，库存管理部，财务部，人事部四个主要部门。 库存管理部主要任务是根据销售部提供的情况和配送中心及时联系，使库房货源充足。负责货物的接收，并安排好货物的 存放事宜。对每天进出的货物详细记录，使基础数据完备。 销售部主要负责日常销售工作，包括物品摆放，货架整理，收银台等销售区的日常事务。也需要及时准确地将信息反馈给其他部门，以保证商品的及时供应更新。同时处理消费者提出的各种疑问和信息，为公司的整体运作提供有力支持。 财务部门负责一切与财务有关的各项事宜，全面 记录公司的资金
6、流动，包括各种收入支出，税务，结算整理。对进出货 项实行控制，定期分析资金走向，为公司的发展计划做好准备。 人事部工作重心在店内员工的工作安排，分配，调动。也包括对档案的整理，定期分批对员工进行 培训，以增加专业知识。为把公司凝聚成统一、奋进的团队而努力。 该学生信息管理系统的组织结构具体为以下几个方面，具体如图 1 所示 ： 3 2.功能结构分析 首先，系统管理的主要功能为对该系统用户进行管理，对其登录密码、类别、权限进行设置； 其次，人事管理的主要功能为对超市所有内部和外部人员进行统一管理，有职工信息管理、供货商信息管理两项功能； 再次，销售管理模块包括销售信息的查询、维护以及盘点； 最后
7、，进货管理与库存管理都包括了相对应得信息查询与信息维护； 该超市信息管理系统的 功能结构应包含以下几个方面，具体如图 2 所示 图 2 超市信息管理系统功能结构图 库存信息维护 库存管理 超市管理信息系统 人事管理 销售管理 进货管理 职工信息管理 供货商信息管理 销售信息查询 销售信息维护 销售信息盘点 进货信息查询 进货信息维护 库存信息查询 系统管理 添加用户 修改用户 重新登录 董事会 连锁店经理 连锁店经理 配送中心 库存管理部 销售部 财务部 人事部 图 1 超市信息管理系统组织结构图 4 3. 组织 /功能结构 分析 表 1 组织 /功能结构分析表 功能 库存管理部 人力资源部
8、销售部 财务部 服务部 系统管理部 系统管理 添加用户 & 修改 用户 & 重新登录 & 人事管理 职工信息管理 & 供货商信息管 销售管理 销售信息查询 & & 销售信息维护 销售信 息盘点 进货管理 进货信息查询 & & 进货信息维护 库存管理 库存信息查询 & 库存信息维护 说明 ：“ &” 表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单 位） ； “ ” 表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单位）； 空格： 表 示该单位与对应业务无关。 （二）业务流程调查与分析 1.业务流程分析 该超市信息管理主要业务流程为： 销售部将销售数据通过新系统传给库存管理部。 库存管理部对库存进行检查
9、并处理，提交进货计划。 信息部收 集信息，对新产品进行需求分析，制定出新产品的进货计划并提交。 连锁店批准。 财务部记账，提款。 库存管理部发送进货信息，接货并存储，把产品送至销售部销售 。 以上存于系统的信息，系统使用者可通过输入口令及密码，获得相应的使用权限对系统进行操作。 该系统具体的业务流程及在该业务流程中表格的分配如下图图 3、图 4所示： 组 织 联 系 功 能 5 2.表格分配图 存档 图 4 学生信息管理系统表格分 配图 货品需求计划 销 售部 检查存货 量 库存管理部 进货 计划 审批 连锁店经理 提款 财务部 接货存储 库存管理部 销售 销售部 图 3 学生信息管理系统业务
10、流程图 图 3 现行系统库存管理业务流程图 采购单 4 采购单 3 采购单 2 采购单 1 登记代收处 代收登记表 应付帐 应收账款处理 准备采购单 存档 6 （ 三） 数据和数据流程分析 1.数据流程分析 因本次开发着重于建立更为科学的库存管理信息系统，所以对库存处理过程进行数据流程分析。 销售部人员将每日的销售量信息数据传至库存管理部进行库存处理。库存管理部综合商品需求信息初步确定所需补充的商品。在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。库存充足，则无须进货，直接发货至销售部；库存不足，批准补充货物，将订单传至配送中心。库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理。库存处理后，生成库存数据
11、并存储。现行库存商品信息反馈至销售部。具体数据处理过程如图 5 所示： 图 5 超市信息管理系统数据流程图 P1 补充商品 P2 检查 销售部 P4 商品处理 P3 提供现有 商品信息 配送中心 F4 库存数据 D5 库存信息补货计划 清单 F2 批准的 补货数据 F3 商品条码 信息管理系统数据流程图 D6 发货通知 单 D4 库存充足，发货通知 单 D8销售数据 清单 D11送货单 D7商品信息单 D10 库存信息 单 D9 新库存数据 清单 D13 商品条码数据 单 D2 销售清单 D1 商品的编号、品名、数量 清单 D12 订单 D3 订货细则 F1 商品数据 7 2. 数据字典 （
12、1）数据项的定义 表 数据项定义表 数据项编号 数据项名称 类型及宽度 取值范围 I01-04 订单号 数值型 000000 999999 I02 04 入仓单数量 字符型， 4 位 “ 0000”“ 9999” I02 08 配送单 数值型， 8 位 00000000 99999999 I02-09 派车单 字符型， 3 位 “ 000” “ 999” I03-02 库存反馈信息单 字符型 , 3 位 “ 000” “ 999” （ 2）外部实体的定义 表 外部实体定义表 外部实体编号 外部实体名称 输入的数据流 输出的数据流 S01-01 供应商 D01-01 D01-03 S01-02
13、客户 D01-02 D01-04 S02-03 配送中心 D02-06 D02-07 S03-02 车间 D03-04 D03-05 S03-03 库长 D03-02 D03-03 S02-04 财务科 D02-05 D02-06 （ 3）数据存储的定义 表 数据存储定义表 编号 名称 简述 组成 相关处理 F01-01 库存账 存 放 库存 所有 可 供货 物的 信息 货物名称 +编号 +生产厂家 +单价 +库存量 P01,P02 F01-02 订单 货物编号 +货物名称 +订单需求 +订单日期 P02 F01-03 客户资料 客户代码 +客户姓名 +客户地址 +客户电话 +银行卡号 P01
14、,P03 F01-06 出仓单 仓库库存量 +货物编号+货物名称 +发货数量 +发货日期 P02-01,P02-02,P02-03 F01-07 配送单 教 师 根据 教学 计 划与 实际 情 况制 订的考试安排 货物编号 +货物名称 +数量 +配送日期 +配送地 P02-01,P02-02,P02-03 8 （ 4）数 据流的定义 表 数据流定义表 数据流 编号 数据流 名称 简述 数据来源、流向 数据流 组成 数据 流量 高峰 流量 DS01-02 订货单 客户向商家提出的订货要求 客户 货物编号 +货物名称 +数量 +规格 +日期 1000 份 /周 1500 份 /周 DS01-03
15、客户基本资料 客户的个人信息资料 客户、发货中心 客户代码 +客户姓名 +客户地址+客户电话 +银行卡号 800 份 /周 1000 份 /周 DS02-05 入仓单 库长、仓库 领料单 +库存空间 +货物数量 +入仓日期 1200 份 / 周 DS02-06 配送单 配送人员根据出仓单对货物进行配送 配送中心 客户 货物编号 +货物名称 +货物规格+货物数量 +日期 +配送地 1500 份 /周 DS02-07 DS02-07 派车单 运输中心 客户订单地址 车辆类型 +数量+运输地距离 +运输时间 1250 份 /周 DS03-05 出仓单 仓库 车间 仓库库存量 +货物编号 +名称 +发
16、货数量 +日期 1450 份 /周 （ 5）处理逻辑的定义 表 处理逻辑定义表 编号 名称 输入的数据流 处理 输出的数据流 P01 销售决策管理 采用全新的数据组织方式，对 决策中 大量 的相关的物流 原始数据进行集中、加工、锤炼和重组并转换成有用的信息 。 通过分析这些数据使物流的信息化建设从支持日常业务操作上升到支持管理层的分析决策 。 利用数据仓库技术对物流过程中存在的各类数据进行分析，建立一个基于数据仓库技术的生产物流决策管理系统 。 9 P02 销售作业管理 对日常的业务数据做适当的提取和分析，进行业务管理 对平均每一笔的配货时间做一记录，就可得到作为管理数据的出库件数的平均作业时
17、间 商品的保 管货位编号，进行商品的入出库管理，就应该能够管理到货位以及在库的情况 。 P03 客户关系管理 现实商品市场需求的客户来源于用户订货单中所填的个人基本信息资料 协调 运输、保管、配送、包装、装卸、流通加工各个部分，每个部分都有客户和企业的关系存在 ，以确定现实客户的数量和潜在客户的数量及商品类型的需求 建立了客户信息和市场的数据仓库 文件 P02-01 仓储管理 根据客户订单的需求进行仓储面积的调查及 储位分配情况，仓储作业面积仓储设备的运行状况 根据客户订单的需求进行仓储面积的调查及 储位分配情况，仓储作业面积 仓储设备的运行状况 安排仓库门口(Docking)的装卸作业储位分
18、布以及 写入 外购物料收料单 、 物料进出仓查询明细表 、 外购物料明细进度表 、 备料状况表 进行文件存储 P02-02 订单处理 业务部门查询出货日的存货状况、装卸货能力、流通加工负荷、包装能、配送负荷等来答复客户，而当订单无法依客户之要求交货时，业务部加以协调 业务人员统计该时段的订货数量，并予以调货、分配出货程序及数量 业务部门制定报表计算方式，做报表历史资料管理，订定客户订购最小批量、订货方式或订购结帐截止日 P02-03 配送管理 根据订单的数 量及货物仓储情况 备货 ： 筹集货源、订货或购货、集货、进货及有关的质量检查、结算、交接等 对 储备数量较大，储备结构也较完善，视货源及到
19、货情况，可以有计划地确定周转储备及保险储备结构及数量 ； 分拣及配货集中不同用户的配送货物，进行搭配装载 根据配送的距离、范围和时间选择 最佳路线 和最佳的运输工具 ，使配装和路线有效搭配 P02-04 结算管理 客户订单中货物的质量、数量、规格及世界市场价格 根据客户订单中货物的数量及单价等的实际付款要求，选择合适的结算工具及结算方式计算出总金额 一是去外部项客户，二是写入企业数据存储 的收入账目文件 P03 入 采购人员进货入 仓 跟踪 当货品进入时做入 仓 资料查核、 将入 仓 资料登录10 -01 仓管理 催促的同时，入 仓 进货管理员即可依据采购单上预定入库日期，做入 仓 作业排程、
20、入 仓 站台排程 入 仓 品检，查核入 仓 货品是否与采购单内容一致，当品项或数量不符时即做适当的修正或处理 建档。入 仓 管理员可依一定方式指定卸货及栈板堆叠。对于由客户处退回的商品，退货品的入仓， 经过退货品检、分类处理而后登录入 仓 P03-03 库存控制 接受顾客的订单，检验订单根据缺货记录进行缺货统计，将缺货通知单发给采购部门 根据采购部门发来的进货通知单处理进货，若库存有货，进行供货处理 ， 即修改库存，给仓库开备货单 ， 若库存量不足，将缺货订单登入缺货记录并从缺货记录中取出缺货订单进行供货处理 ， 即修改库存， 并且将订单留底 根据留底的订单进行统计，打印统计表给 库长 P03-04、P03-06 出仓查询管理 根据仓库号从货物表中读取本仓库中每种货物的货物编码、库存量、货物名称和单价 由仓库管理员通过前端机从中心数据库的库存表中读取本仓库各种货物的库存数将货物的条码通过阅读器输入前端机中，货物数量的默认值为 1，可以由管理员修改，每个仓库 的当日业务数据也都暂存在前端机，当天业务结束后，再将前端机中存储的数据传输到主机进行存储与汇总 前端机根据输入的货物信息，打印 “出 仓 “清单。出仓 单中同一种货物最多只出现一次，每份出 仓 单由流水号唯一标识
