1、机关管理的原理与方法案例分析参考答案第二章 文件工作管理案例 2-1问题讨论 1：出现的原因：1 机构办事效率低下：文件运转与传递速度慢、效率低；机构职能交叉导致权责不明。2 文件数量泛滥：重视文件数量而非质量；文件成本观念不强；没有权变思想，文件的制发不能跟上现实的发展。3 工作人员素质低下：工作人员缺乏基本的的公文知识；没有权变思想，不能与时俱进；岗位职责监督不到位。4 文件质量低下：文件质量监督不到位；文件内容质量低。解决措施：1 严格控制文件运转过程：完善机关的组织体制，优化工作程序，使文件运转有序进行；严格使文件的运行符合规定的程序，并不断适应现实的需要进行改变；完善管理性环节的控制
2、作用；提高文件运转速度。2 提高办事人员工作效率：提高文件运转速度；阻止无用的文件信息进入文件运转过程；办事人员主动修复文件内容的错误，减少时间消耗；对工作人员进行相关的培训，提高其办事员素质。3 对文件数量进行控制：提高工作人员素质，培养质量第一的观念；明确各机构权责，提高机关的程序化管理水平；明确规定行文制度和标准。4 对文件质量进行控制：建立文件质量信息反馈机制；提高文件标准化程度；严格审查监督、加强文件质量检验；强化文件成本观念。问题讨论 2：培训主题：改进文件工作，提升办事效率。培训目的：行政规范性文件是各级行政机关贯彻执行法律、法规、规章、上级行政机关的决定和命令，依法履行各项行政
3、管理职能的重要依据，其质量高低直接关系到政府机关的形象和人民群众的切身利益。为此，各级政府、各部门特别是各级领导干部要加强行政规范性文件管理制度建设，全面提高行政规范性文件的质量，从源头上防止和减少因文件管理工作出差错而产生的效率低下问题。培训对象：专职文件工作人员、文件管理领导人、其他各级领导与业务员。培训内容：1 专职文件工作人员的培训：由于文件管理人员有效管理及正确的文件工作是保证机关运行系统顺利实施和运行的重要因素，因此对专职文件人员的培训提出更高的要求，安排专职文件工作人员进行集中专项培训，使他们提高文件工作水平，学习成功经验，掌握文件工作要领。2 文件管理领导人的培训：针对文件管理
4、领导人，使其最终达到能精通文件制定和运行系统，并能对文件管理系统作出整体上的指导、规划，推动整个文件管理系统的进步。3 其他各级领导人与业务员的培训：针对其他各级领导人及业务人员，使其了解文件制定和运行的基本套路，懂得文件工作的基本规范。培训方式：1 授课：由专业资深的专业人士，在现场对专职文件工作人员进行培训。通常由课堂讲授和现场操作讲授组成，并着重训练工作人员的质量第一的工作观念。2 实际操作与指导：模拟文件的制定与运行场景，在此过程中让专业人士详细讲解操作步骤，指导人员操作，解答人员问题并提出容易出错的地方供工作人员参考与改进。3 研讨会：进行文件管理工作的研讨会，文件工作管理领导人和专
5、职工作人员一起就文件制定与运行灯问题进行研讨。4 交流会：在文件执行过程中，与各级领导人和业务人员就存在的问题进行交流，设立一个专为文件管理工作的信息交流和知识培训的内部网站，并将其办成为机关进行相互沟通和交流的网上社区5 测试:制定一份试卷，内容包含：与文件有关的选择题；与文件有关的问答题；与文件有关的改错题，然后对专职文件工作人员进行测试，得分高者给予奖励，得分低者给予惩罚。讨论题：1 你是否做好了担任公务员并从事文件工作的准备？2 你是否全身心投入你的工作之中？3 如果你认为自己有不足之处是否考虑要改正？4 如果你考虑提升自己的工作素质，你打算如何做？5 如果机关提供一次有关提升工作素质
6、的培训，你是否支持或参与？6 从自身出发，你在文件工作中遭遇了哪些困难？能否解决？都如何解决的？7 从外部环境出发，你又遭遇了哪些困难？哪呢个否解决？都如何解决的？8 你对工作人员如何提升工作素质有何建议？9 你对办公环境如何改善有何建议？10 你对如何协调各部门工作有何建议？所需设备：两个会议室，试卷若干份，有关场景模拟的工具培训后应达到的水平：1 专职文件工作人员精通文件基本规范；精通何如有效控制文件运转过程、文件传递过程、文件数量以及文件质量。2 专职文件管理人员懂得文件管理程序与规范；精通如何有效从整体上提升文件质量的方法；精通如何协调各部门有关工作。3 其他各级领导和工作人员基本了解
7、文件基本知识和规范；懂得如何有效协调各自工作。案例 2-2问题讨论1：1 从时代发展的角度来看，工业社会以来，纸张的生产制造，文件的打印复制以及传送都变得更加容易，因为这样一个科学技术高度发展的社会给予了文件数量增长以技术上的支持；从当时历史的角度来看，在紧急时期，如第二次世界大战期间，文件数量增长速度迅猛，因而客观上需要数量较多的文件，因而对文件的需求增加也是其数量增长的原因。2 以上两方面只要是其直接、间接原因，而起之所以增长的根本原因就在于公文本身是具有很大的效用的，它是法律规范的重要表现形式、传达政令采取重要管理的主要工具。上情下达的基本手段、横向联系的基本纽带、教育激励的有效教材以及
8、印证事实的真实凭据。正式因为文档提供的这种信息沟通方式，人们在相当数量上也才会需要他。3 这种情况是不太合理的，社会资源是有限的，如果我们花费了大量的社会资源来生产了相当数量的文件，而又不能保证这些文件的质量，其实质是对有限的社会资源的一种浪费，它会花费我们大量的人力物力去对它进行制造、管理，这些看不完的文件其实并没有发挥他们的价值，因而它也不利于社会的正常发展。问题讨论 2：1 首先，一个机关能用于储藏文件的空间是有限的，储藏大量的文件不仅会占用空间，在查阅时也会很困难，因而文件的高度增长是不合理的，而必要的文件需要保存，非必要的应该及时清理2 对策：对档案整理人员应该加以培训，使之对何种文
9、件应该保存，何种应该清理有正确的认识；在文件写作时进行较高的要求，从源头上提高文件的质量，减少文件的数量定期清理不需要了档案，并且将有用的存为电子档案。案例 2-3问题讨论 1：这次调查检测的结果说明该文件管理部门的文件管理存在问题，文件质量不高。 问题讨论 2：不同意。因为不需要这份文件并不是经理们对停发停编这份文件没有异议的唯一原因。 问题讨论 3：1 客观理性地分析出现这样结果的原因；2 调查文件的质量，明确文件的需求；3 提高文件质量，以满足实际需求。案例 2-4问题讨论 1：不一定取得有效的成绩。1 文件管理工作的终极目标是使文件的效用得到最大发挥，服务于机关管理工作。2 案例中仅通
10、过约束文件成本来控制文件数量，文件成本的提高，可能一定程度上影响机关文件的刚性需求，造成文件内容粗浅，质量下降的情况。 问题讨论 2：文件管理工作应该立足于机关对文件的正常需求的满足上，在文件保证质量的同时，科学控制文件数量，避免不必要的浪费。根据本机关实际情况，考察各部门的文件需求，制定相关的文件需求区间，对超出正常需求的进行梯级收费，由本部门自行承担。定期开展评比，对文件质量优数量控制好的部门进行表彰。案例 2-5问题讨论 1：1 老张认为文件管理要注重数量方面的考虑，为防止出现对办毕文件认识不足，毁掉有价值文件的现象发生，应该尽量多的保存文件。老张的意见虽然能有效留有对单位有用的文件，但
11、是很容易产生文件数量过度的问题，过多的文件会消耗管理人员有限的信息处理能力，降低工作质量和效率，文件的质量不能得到提高。2 老李认为文件管理要以质量为主，要使有用的文件得到更好的管理和利用，文件应该要尽可能少。老李的意见虽然可以节省一定的文件管理成本，但是文件的标准卡的过紧，很可能使大量有用的文件流失，造成文件数量不足，使单位不能确立正确的认识，不能更有效的处理各种事物。3 老张和老李的意见都有一定的道理，但是认识不全面。文件的管理应该数量与质量并重，数量既不能多也不能少，要与质量密切关联。根据工作的实际需要，选择有用的文件进行留存立卷，确实做到文件数量合理，质量有保障，满足工作所需，这是文件
12、管理的本质要求。案例 2-6问题讨论 1：1 该建议治标不治本，只能带来短期的形式上的作用，但无法从根本上解决问题。减少正式文件、不印文头、不给文号或以部门名义发布，只能减少正式文件、市府文件的生成量，但却将这些负担转移到便函、部门文件上，所以治标不治本。2 该问题根本上是文件质量不高，文件管理不善引发的文件泛滥，而不是单纯的文件数量问题，所以处理该问题需从文件质量和管理上着手。问题讨论 2：该建议成功应付了上级压力，同时不对市府工作造成太大变动和压力。该建议形式上减少了文件的生成量，但是至少保持了单位文件的需求量和生成量不变，将正式、市府文件转化为便函、部门文件，不作大变动，迎合了市府心理，
13、应付了上级压力。 问题讨论 3：1 正式文件、市府市办公厅文件生成量大大减少;2 便函、部门文件生成量大大增加；3 该建议治标不治本，不能从根本上解决问题，应从文件质量文件管理上着手。案例 2-7问题讨论 1：1、老张的观点：优点：1 重视提高工作人员的素质，掌握科学的工作方法，使之具备良好的工作作风。老张提出加快文件运转速度的关键是人，由此可以看出老张对培养和提高文件工作人员素质的重视。2 变更工作人员结构，提高了文件运转速度，使组织工作更有效率。老张提出要对文件工作人员进行合理配置，把不合适的人替换掉，这就有利于提高人员素质，加快文件运转速度。缺点：在进行文件工作人员结构变更时，会遇到来自
14、员工方面的阻力。变更人员结构，必然会侵犯一部分员工的利益，因此，他们可能会对此进行反抗，阻碍改革的进行。2、老鲍的观点：优点：提出办公自动化，是文件工作变得方便、快捷。老鲍提出要大力推行办公自动化，把文件登记、起草等工作进行自动化，这样可以大幅度提高文件的运转速度。缺点：1 办公自动化成本高。办公自动化需要购买电脑、软件等办公工具，这要花费大量的资金，增加了文件运转成本。2 办公自动化推广比较困难。办公自动化需要文件工作人员掌握比较专业的电脑技术，因此，在推广方面会存在困难。3、老李的观点：优点：1 整合组织人力资源，优化组织人员结构。让组织员工“在其位谋其职” ，使他们的能力得到最大发挥，从
15、而使文件工作更有效率。2 提出要加强员工的职业素质培养，让员工掌握科学的文件处理技术和方法。这就提高了员工的素质，有利于文件运转速度的加快。缺点：在进行人事调整时，没有考虑到员工利益问题。这会阻碍人员精简工作的进行。4、小姜的观点：1 优点：对人员进行合理配置。小姜举出在现存的岗位中，大多存在工作量失衡问题，因此，在了解员工的工作能力后，把他们分配到合适的工作岗位，解决文件工作中人员分配不合理的现象。2 建立和完善文件工作制度，保障其执行力。有的员工延迟文件的发放，没有按照制度执行，这就降低了文件工作的效率。因此，要解决好执行不力的现象。3 合理布局办公环境。环境的好坏，布局是否合理对组织工作
16、效率会产生影响。小姜提出要合理规划办公环境，这就减少了文件工作人员不必要的麻烦，加快了文件运转速度。缺点：缺乏整体的，系统的解决方案。小姜虽然找出了组织文件工作的不足之处，但却没有从整体上把握其问题核心，且没有突出问题的重点，不利于解决问题。问题讨论 2：如果我是老郝，我会综合采纳各位处长，副处长的意见，取其精华，弃其糟粕。采取的措施：1 建立和完善文件工作制度。强化“过滤”机制，以减少干扰，提高实践的有效利用率，简化程序手续和方法，消除多余过程。2 合理调整人力资源结构，加强对员工的职业素质培养。充分了解员工的能力，使他们的能力得到充分发挥，提高员工文件工作的效率。3 以统一而明显的区分标识
17、反映不同文件在保密、缓急、传送方式等方面的需求，提高整个运转过程的有效性。4 合理规划办公空间，使其有利于缩短文件运行路线。5 进行办公自动化，提高工作质量与效率。案例 2-8问题讨论 1： 办理文件的态度和重视程度不同，A 省不够重视，B 省将其作为急件处理。 文件传递程序不同，A 省由上而下，级级传达，用了 100 多天才将其传达至基层，而 B 省收到文件的第二天就召开全省电话会议（直达基层） ，三天后将国务院文件印发至县级以上单位。 办理文件效率不同，A 省效率低下：文件在省级单位中流转 70 天，市级单位 110 天，存在冗杂的审批程序，而且由于多个关键审批人员出差耽误了文件的流转。B
18、 省效率很高：严格要求审批时间和格式及办文人员 文件工作制度不同，A 省工作制度松散，无严格的规定，人员缺乏紧迫感，以至于文件在各个单位长时间滞留，关键审批人员不在时缺乏备用审批方案。B 省工作制度完备，对国务院文件的办理机制尤为严格，审批人员不在时也有健全的备用方案。 文件印发制度不同，A 省在文件改版上花去 11 天，同时因认为市内 6个区都有了省发件，不在转发，使得局级单位，文件流转缓慢。B 省要求立即按照原样翻印下发，且严格规定了翻印时间。问题讨论 2：主要原因： 重视程度问题，A 省对于该项国务院文件没有引起足够的重视，所以在各个单位流转中，经手人员没有很强的紧迫感和责任感，处理文件
19、起来自然效率低下。 文件传递程序问题，文件采取的是由上而下级级传达。这就加大了文件单向性传递的风险，一个环节出纰漏，整个文件工作都会受到影响（如关键审批人员出差导致文件滞留） 文件工作制度问题，在处理国务院文件时，缺乏相应的工作制度来管理和约束文件的流转过程，文件经手人没有时间观念，同时因为关键审批人员的离开导致了文件审批工作陷入僵局。 文件印发制度问题，财政局因认为其他局级都有省发件，所以不必再发，导致了仅有一份文件在局内传阅，严重影响文件流转工作。此外，文件送印刷厂改版，手续冗杂，效率低下。改进措施： 加强对于文件、特别是重要文件的重视程度。 优化传递程序，采取多渠道、直达式的方式以最快速
20、度传递文件。 建立健全文件工作制度，并严格执行。 完善文件印发制度。 采取办公自动化措施，加快文件的流转。 做好文件工作的应急预案，根据实际情况进行调整。案例 2-9问题讨论 1：小王的分析是客观的，但是他的分析只是问题的罗列，没有进行分类，应该对原因的主次进行排序归类，这样更直观，更能看出问题所在。 问题讨论 2：根据材料分析，关键是建立一个文件质量保障体系。可以从以下几方面进行：1 事前控制，首先，加强员工培训，对文件写作规范、文件法律知识、标准用语、密级划分等方面进行重点培训。其次，保障领导与文件工作人员信息传达途径双向畅通，例如可以采取领导授意专送，省略中间人，文件工作人员直接向领导反
21、映问题，实现良好互动。2 事中控制，建立文件质量专人专项责任机制。首先，采取文件撰写、管理专职人员，防止人员交叉，责任不明，加强保密意识，严肃工作作风，一份文件专人负责，可以做到问责有路可寻。其次，将文件工作人员绩效与文件质量挂钩，可以很好的提高人员责任意识。3 事后控制，建立问题文件再分析、再修改、再发送应急处理办法，如果发现是由于文件管理人员知识水平不够，及时做好人员再培训；至于由于人员意识不高造成的问题文件过多，与人员绩效挂钩可以解决此问题。第三章 会议管理案例 3-1问题讨论 1：1 会前制定程序规则；在费城会议之前，关于开会的正式程序和规则被确定下来，这是会议成功的保证，也是对会议进
22、程控制的必要条件。2 主持人选择得当；费城会议选择华盛顿作为会议的主持人，华盛顿利用其崇高的威望保证了会议规则的执行。此外，华盛顿明智的做法保证了良好的会风，诱导代表们积极发言，从而使费城会议取得成功。3 规则执行到位；在代表遗失笔记后，因为规定会议争论内容不允许外泄，华盛顿严厉指责了这种疏失。一方面可以看出会议的保密工作认真负责，另一方面也可以看出对规则执行的一丝不苟。4 高超的会议技巧；在代表们争论到不可开交的时候，富兰克林及时调节了会场的气氛，带领大家做祷告，缓和了代表之间的矛盾，从而促成了会议的相互让步，最终达成一致。这四个条件之间，规则制定是其他条件的基础，规则执行是其他条件的保障，
23、主持人的正确选择和高超的会议技巧，则是会议成功的重要条件。问题讨论 2：1 会议前要制定正式的规则；以严格的制度约束会议的有关行为，会议才能保证质量。如费城会议前就如何发言、提案、附议、修正动议、表决等环节都制定了一整套规则，保证了费城会议的成功。2 严格遵守会议规则，保证规则有效执行；这要求主持人和与会者共同执行，在会议规则确定后，要保证会议规则的有效执行，任何人不能搞特殊化。在费城会议中，华盛顿就严格遵守会前制定的规则，也严格要求与会者遵守会议规则，对保密工作的疏失严厉指责，在很大程度上保证了会议的有效进行。3 正确选择会议主持人，提高主持人的会议技巧；主持人在会议中起到一个维持协调的作用
24、，这需要主持人熟悉规则，严格遵守规则，在会议出现僵局的时候要善于利用会议技巧，巧妙打破僵局。如华盛顿总统在会议中遵守规则，营造了良好的会议气氛，这是会议成功的重要条件。案例 3-2问题讨论 1：问题讨论 2：案例 3-3问题讨论 1： 1 时机成熟，合理利用机会。此次会议借五一国际劳动节大会，见缝插针，利用大会休息时间，在时机、人力、物力都比较成熟之际，召开表彰大会。2 会前准备充分。在表彰大会召开前夕，会议筹办方将会议地点、时间、重要与会人员、表彰奖励以及相关事宜做了完善的准备与安排。3 会议进程简单有序，化繁为简。此次表彰大会没有特意邀请领导、新闻单位以及租赁会议室，而是采用简单而有序的会
25、议形式，对优秀集体与个人进行表彰，达到会议目的，收到省时间、省人力、省经费事半功倍的效果。4 会议目的明确，氛围浓厚。此次表彰大会目的明确，既宣读表彰奖励决定并进行颁奖，同时，在五一国际劳动节大会颁发表彰奖励具有相应的会议氛围。问题讨论 2：会议的质量取决于会议效果的优劣程度，会议成本的高低，而不在于会议时间的长短、规模等。一个有效高质的会议应充分考虑会议召开的必要性、会议准备是否充分、与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流、议程是否合理科学等要素。案例 3-4问题讨论 1：1 领导者的领导水平低，官僚主义作祟。C 县领导遇到该问题只是一味的开会，认为只有开会才能解决一个卖蒜薹的问题，而不
26、是做调查吸取其他县的经验。除此之外，会上就是长篇大论，但无深度，无价值。空话、大话、套话，没有针对性和操作性，不解决实际问题。2 会议质量不高，效果差，议而不决，决而不行。49个会议却无法形成一个有效有利的决议，一定程度上是会议主题边缘化造成的。3 与会者的素质问题。与会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退。会议无法吸取有效的针对该问题的解决方案，一定程度上致使 C 县蒜薹问题得不到好的解决。案例 3-5问题讨论 1：1 严格控制会议人数和范围，根据会议的目的、内容以及与会人员的职责选择性通知每次参加会议的人员。2 会议的议题明确集中，不宜太多，会议的议题必须明确，确保与会者所提的问题与
27、议题相关。会议的时间安排必须高度紧凑，以确保会议的效率。3 加强部门间的合作交流，几个相关部门之间可以根据会议的侧重点的不同派一个代表参加会议，在会议的管理上施行模块化管理，会后这个总负责人来负责传达会议的信息。4 对会议进行成本控制，用成本控制的方法来控制会议的规模，使会议规模适当。问题讨论 2：1 逃避责任问题，有些负责人比较有责任心的就会积极的参加会议以便解决问题，但是有些缺乏责任心的人就会趁此机会不参加会议来逃避一些责任。2 没有达到会议目的，若部门职责不明确，那么会导致不正确的人参加不正确的会议，这样完全没有达到会议的目的。3 有些领导会觉得没有收到邀请，没有满足他们对权威的要求而不
28、去参加会议，使得会议无法进行。案例 3-6问题讨论 1：1 小王虽然实事求是，讲出了实际情况，但是缺乏汇报工作和讲话的技巧，吞吞吐吐，语言层次不清楚，缺乏条理性。而且，小李讲话的语气和感情没有感染力，没有引起听者的注意和兴趣，没有根据听者的表情和反应做出相应的调整。2 小李的汇报方法内容简短、贴切、有条理，主题鲜明、突出，开门见山。而且小李说话语气非常自信，懂得根据听者的反应来做出汇报的调整。但是不足的是，小李没有尽可能的反应实情，虚报工作成果，没有正确准确反映实际情况。这虽然容易博得领导的一时的称许，但从长远来看，会不利于实际工作的开展和工作效果的提高，不值得效仿。 问题讨论 2：1 首先，
29、要尽可能地遵循实事求是的原则。向领导汇报工作，目的是让领导掌握实情，以便总结或进一步调整。虽然老部长听了小李的汇报后比较满意，但老部长开会的真正目的是要听取工作的实际进展和效果。2 其次，提高汇报工作的技巧，讲究内容的表达层次。先对读书活动情况进行整体概述，然后再讲读书活动的现状，再谈存在的问题，最后讲自己的打算、设想。这样，即使老部长了解了读书活动确实进行得不理想，也会理解并对接下来的工作表示认可。3 最后，要讲究说话的技巧。汇报工作时声音洪亮，充满自信，语言要生动，有感染力，能够让老部长和在场的与会人员充分了解和认可你对读书活动的把握和重视，肯定你的工作。 案例 3-7问题讨论 1：在会议
30、过程中，往往由于大家意见的不一致而出现僵局是一种很常见的状况。这种情况的出现我认为是无法避免的，因为会议本来就是一个群体性的活动，需要众多的人参与，每个人的想法都不可能是一模一样的，所以，出现僵局是很正常的，而且只要有讨论存在，僵局就无法避免。问题讨论 2：1 首先，因为城市建设局局长老刘的 A 方案和文化局局长老孙的 B 方案都各有自己的优点，因此，为了打破会议的僵局，作为一个会议的负责人，首先应该肯定这两个方案。这样做，既能缓解会议的气氛，而且，也不会让提出方案的人产生会议负责人有意偏袒某一个方案的想法。2 其次，针对这两个观点，我会在会议中让所有的参会人员进行一个投票。运用投票表决的方法
31、来解决问题，毕竟，这两个方案都各有好处，但是一定会有一个是最适合，让大家一起投票来决定使用 A 方案或者 B 方案，不仅公平公正，还能有效地打破会议的僵局，这无疑是一个很好的选择。第四章 机关档案工作与信息工作管理案例 4-1问题讨论 1：1 亨利福特的档案观是不正确的，他只看到了留存档案可能存在的风险，忽略了档案的功能。2 档案具有凭证作用，人们可以以档案为根据证明有关事实。3 档案具有参考作用，可以在以后工作中起借鉴作用，获取经验与教训。问题讨论 2：1 肯定领导所看到的档案的负功能，有些档案泄密对组织可能存在危险。2 向领导阐述档案的功能即凭证作用与参考作用，对组织未来发展有重要意义。3 加强档案工作管理，对需保密文件加以保密管理。4 采取档案自动化管理，将非关键档案以电子格式进行保存，以备查询。档案能够印证历史事实，能够对人们的社会活动提供有价值的借鉴参考，档案库对一个组织而言不可或缺，一个人的档案不保存或许可以记住，但组织档案繁多，得以固定的形式保存下来，才可备查，成为珍贵的资料保存下来。案例 4-2问题讨论 1：1 能够提供具有高度动态性、综合性和真实准确性的信息。使领导在短时间内能了解全省新近发生的大事，提高了省委、省政府领导的工作效率。
