企业采购及付款内部控制体系研究.doc

1、 企业 采购及付款内部控制 体系研究 内容摘要 在企业的经济活动中，采购与付款业务是基本业务，由于市场竞争日益激烈，大量产品从卖方市场向买方市场转变，导致企业采购与付款业务变成了舞弊风险的高发区。围绕此问题国内外专家学者展开了一系列深入研究， 在企业采购与付款内部控制设计及风险管理等方面提出了不同观点。本文剖析了采购与支付内部控制的实质和特征，叙述了库存采购与支付业务的内部控制建立的原则。 并在此分析的基础上，提出了其存在的风险及其对策。 关键词 采购与付款；内部控制；体系研究；风险对策 ABSTRACT In enterprises economic activity, the purcha

2、se and the payment service are the basic services, because the market competition is day by day intense, the large-tonnage products transformed from the seller market to the buyers market, cause the enterprise purchase and the payment service turn have corrupted practices the risk succeeding in the

3、imperial civil service examinations area.Centered on this question domestic and foreign experts to launch a series of thorough research, in the enterprise purchase and payment aspects and so on internal control design and risk management proposed the different viewpoint.This article analyzed the pur

4、chase and the payment internal control essence and the characteristic, narrated the stock to purchase and to pay the service the internal control establishment principle.And in this analysis foundation, proposed its existence risk and the countermeasure. KEY WORDS procurement and payment ； Internal

5、control of ； System research;； Risk countermeasure 目 录 一、摘要 关键词 1 二 、绪论 5 （ 一）选题背景及选题意义 5 （二）有关国内外研究成果综述 5 1国外研究成果 5 2国内研究成果 6 3对研究成果的评述 8 （三）设计研究方法与基本研究思路 8 二 、采购与付款内部控制制度总论 9 （ 一）采购与付款内部控制的定义 9 （二）采购与付款内部控制的目标 9 （三）采购与付款内部控制与公司治理结构的关系 9 （四）采购与付款内部控制的要点 10 三 、 企业采购与付款内部控制制度问题 10 （一） 采购与付款业务内部控制的基本制

6、度 10 1 不相容的职务岗位分工制度 11 2.授权审批制度 11 3.业务记录控制 11 （ 二）企业采购与付款中存在的问题 11 1岗位分工不明确 11 2授权制度不完善 11 3采购支出不真实 11 4相关费用不入账 12 5合同条款不明晰 12 6招标行为不规范 12 7. 验收环节不谨慎 12 8. 会计控制不完善 12 四 、 提高企业采购与付款水平的对策 12 （一）明确岗位分工 12 （二）完善授权制度 13 （三）采购支出应当真实 13 （四）谨慎选择供应商 13 （五）明晰合同条款 13 （六）验收环 节要谨慎 14 （七）完善付款流程 14 （八）完善会计控制 14 五

7、、总结 15 参考文献 16 致谢 17 一 、 绪论 （一）选题背景及选题意义 我国改革开放 30 几年来，在市场经济条件下，一个单位要实现可实现发展，一个完整而且运行良好的内部控制是不可或缺的。创建当代公司运营的轨制，加强对公司的科学管理，能够在公司建立并且健全公司的内部控制体系，并且能够创建可以在社会主义市场经济条件下进行自己的运营的体系，进行公司间的约束，可以自己对自己的公司的盈亏进行负责，可以自己对自己进行发展的机制，现在这几方面的重要程度和必要的程度在发展中越来越突出。目前，我们国家的一些企业在采购与付款环节的内部控制上显现出了不少的问题，并且在公司的内部控方面造成了很重的威胁 和

8、危害，很容易造成采购成本不合理，资金状况混乱等很多问题，合理实施采购内部控制制度已成为实现企业降低成本、提高收益的重要条件。目前这几年来，公司在采购环节上的监控的力度不够、造成贪污受贿和公司在一些环节上的浪费等方面表现很多，并且在公司的采购的流程中缺少了很多公开环节，导致出现滥用职位权力，接受客户或者其他公司的折价等很多的问题，导致了企业在进行采购时货物用品等价格较高，公司的投资在公司各方面产生的效益很低，因此现在要重视对公司在采购环节上的内部会计控制。 在 21 世纪进行社会生产下，每个团体想要支撑日常的生 产活动，进行公司的采购方面的经济业务是公司所必须要进行的，因此，采购是企业进行生产过

9、程中重要的且是很寻常的的环节。企业在进行内部的管理活动中，其中很重要的部分就是进行内部会计控制环节，同时是现在企业不可或缺的有效经管措施。换句话说，企业开展内部的控制目的是保护公司的财产物品等的安全，保证企业的会计讯息不具有虚假成分且具有完整性以及相关的财务活动是符合相关的法律法规的控制活动。根据企业在内部会计的控制上，加强内部采购与支付，是我们多数的公司生产与进行管理中的非常重要的五个周期中的一个，对于降低企业经营的成本方 面，防范不法行为以避免经营风险，提高公司带来的收益上具有非常重要的意义。因此，正确运用内部会计控制对于在公司采购过程中的运用，能够使公司在一些方面的过失减少，违反法律法规

10、方面的事情逐渐减少，进而在企业的健康发展上起到重要的作用。 （二）、有关国内外研究成果综述 1国外研究成果 迈克波特（ 2005）在竞争战略中提到供应商的侃价能力将对企业赢利与否产生至关重要的作用。企业的盈利能力和盈利能力取决于其在与供应商的谈判中的位置以及还价能力。迈克波特将和供应商砍价理论提到一个很高的位置，将放置在供应商相反， 在一定程度上造成对供应商的关注。 彼得费迪南德德鲁克，现代管理之父，在德鲁克论管理（ Peter Drucker on the Profession of Management）中的采购活动，可以说是企业的利润的高度创造。颠覆了人们认为采购不能增加价值的根深蒂固的

11、观念。他提出了对生产流程要进行改善及完善，企业的主要的利润来源有要减少对一些材料的利用、设法提高企业的销量及提高销售利润率。然而企业还有一方面的利润来源（未进行开发）是加强对供应链的管理 (包含采购管理 )并且减少供应的成本。 伯利 (Berle)和米恩斯 (Means)合著的现代公司和私有产权中提出因为公司股权比较分散从而股东未能对经理实行重要控制，这种情况使得经理能够趁机用腐败、欺骗等手段来损害股东的利益。上个世纪 70 年代出现了委托代理理论以维护。这个理论是为解决针委托人和代理人间的信息不对称的问题的，并且形成了让委托者进行策划最优机制的理论和方法。所以，财务控制表现出了两个方面的层次

12、为客户对客户代理的控制方面、客户代理对业务活动的代理控制方面。财务控制在很多方面表现出了多方面、角度多等的的优点。外部的监察管理虽然起到了重要作用，但是其外部的 监察管理是无法替代内部的控制，所以通过对外面的监察管理能够加强内部的监察控制仍是必要的。内部控制结构建立的时间是上世纪 80 年代，内容包括对环境的控制、在公司会计方面的控制和对各个程序上的控制。 2国内研究成果 曹洋在 2014 年发表的企业采购与付款业务的内部控制研究中指出进行采购与付款是企业在生产管理中一个重要的环节。其中很重要的就是对生产经营中的循环和进行付款的内部控制的加强。内部控制是一个系统工程，内部控制系统的设计与适时的

13、完善也要在良好的控制环境下，建立有效的反馈机制，采取有效的内部控制方法，这样 尽量是公司的采购和付款的风险降到最低。但是，不能将内部控制的欧诺个能无限的扩大化，企业的采购与付款内部控制实际上就是为了降低成本和风险而进行的，这个环节也是企业内部控制的一个关键的环节之一，他的特点包括持续性，长期性，过程性和系统性，这需要我们的坚持不懈。 邱贵山在 2014 年发表的浅谈采购与付款内部控制实施中指出我国企业采购与付款内控制度中存在（ 1） .无采购计划（ 2） .供应商选择不合理（ 3） .假损耗，中途转移（ 4） .采购成本混乱（ 5） .验收不合规（ 6） .违规结算，资金流失等风险。在目前的管

14、理模式下，我国 的许多企业虽然经过几年的逐步完善，已经建立了管理制度，但由于各种规章制度的设计只是理论，和实际情况的企业相脱离，使企业在实际工作中收效甚微。就像向国外学习的比较畅行的招标方式、参考价格的方式很大程度上是只有一些关联的概念没有非常合乎规范的操作流程，没有起到在企业管理中进行采买时对成本的节约的作用。在同一时间，内部控制的关键是，没有人应该有超越内部控制系统的权力和权力。如果我们能做到这一点，我们将减少采购中的问题。但事实上，超越了传统观念的权力体系，使系统的执行过程往往被权力打断，这使得现代企业在缺乏相应的制 度规范的关键问题尤为突出。当发生相关事项时，没有规范制度，无程序来参考

15、，无机关负责，采购管理混乱无章导致领导一支笔定事项。所以，加强内部控制制度的建设已是势在必行。 傅日红在 2013 年发表的基于供应链管理的采购与付款内部控制探析中指出当企业的采买和进行对业务进行付款这两项经济活动的源头的时候，往往表现为企业资金流与物流，生产与流通而且企业内部与外部管理的相互交织，相互影响。所以在主要以供应链进行管理的企业在进行采购与付款内部控制时可以对供应商进行对比选择和评价。企业内控应对合作企业的业绩做一个审核，方便 达到可以对每一个阶段的业绩是否完成进行检查的目的。此外，企业在对供应厂进行评估时，应该从供应商整体运作方面来进行评估。 在 2011 年发表的采购与付款业务

16、的内部控制中戴小芳提出建立采购业务内部控制制度首先应该了解采购业务不相容岗位以确保建设的内控制度得到有效运行。所以为了企业在各种采买和对货物的付钱上的内部的控制的健康全面上要加强（ 1） .职责任职的区别制（ 2） .对申请采购单据进行控制（ 3） .进行各种文件的批阅（ 4） .订单控制系统（ 5） .验收控制系统（ 6） .货款支付控制制度（ 7） .会计稽核与对账制度。但是公 司内部进行控制系统的主要的一个环节是各种采购，这个环节的健全是可以产生企业的生产业绩的，所以团体是要有自己的有用的控制制度的，以便能够最大程度的降低采购的成本。然而现在我们的社会和多数企业是发展的，各个公司的在采购

17、方面的业务也是发展的，所以对控制采购的办法并不是从一而终的，它要随着其他的变化而发展。 3对研究成果的评述 在企业采购与付款的内部设计与风险监控的作用的研究中，学者们对于企业采购与付款内控与风险监控的话题颇有心得，他们对于企业采购与付款内控的作用的研究也取得了一定成果，所选的研究重点、研究 角度和采取的研究方法不尽相同，也让笔者从不同的视角去了解和分析这个论题。他们都强调了内控这一过程中的合理性可以降低一些损失和不合规矩的事情发生的频率，有利于企业向好的方向尽展。我们国家的学者结合我们国一些内部控制方面的实证，从会计的角度，阐述了如何编制内部控制的规则，从显现出来的情况能够发现问题的实际，在企

18、业发展中突出内部控制的重要作用。然而采购成本不合理，资金状况混乱等这些内控工作中的问题使投机分子有机可乘。 （三）、设计研究方法与基本研究思路 笔者基于以上研究的评述，结合中国当前企业内控问题的实例和内控 制度建设的近况，剖析建立健全的内控体制的重要性与必要性，从而进一步探讨健全企业采购与付款内控体系对企业健康全面建设的重大意义。采用规范研究法，充分利用中国知网、中国期刊网等电子信息资源，查阅校内图书馆获取大量文献研究资料，积极吸取学者们的相关研究成果，通过归纳总结以及加工、分析，从而获得自己需要的资料信息。同时采用实证与相关的理论结合研究的办法，对企业建全内部控制的作用进行深层次的研究和探讨

19、。 基本研究思路如下： 1 探究企业采购与付款的内部控制的定义与目标； 2 探讨如何企业采购与付款内部控制度的要点； 3 结合国内背景，对采购与付款内控制度设计的现实状况及所存在问题进 行分析； 4 对进一步健全企业采购与付款内控设计提出相应对策； 5 陈述研究结论。 二 、采购与付款内部控制制度总论 （一） 、 采购与付款内部控制的定义 采购与付款内部控制是指对企业的购买和付钱方面进行规制，并且保证尽量不能出现错误和欺骗行为，最终可以保证在生产中减少成本的控制措施。 （ 二） 、 采购与付款内部控制的目标 首先 ,内控以可以保证信息的真实性，表现这项工作的职能，如在对公司的管理方面，最终保证

20、公司的盈利为目标。购买和支付这两个方面是公司 的运营中是不可或缺的，每个公司都应该进行这两方面的控制工作，如在请购，审核批准、，购买等这些方面的工作过程中有一套规范的处理方法，完善单据方面的系统的控制，重视公司的弱点与重要点的管理监控，进行购买和公司的政策决定上的监督工作，保证能够减低公司的成本。 （三） 、 采购与付款内部控制与公司治理结构的关系 1.内控的首要条件是公司治理结构。企业的目标是为本企业产生经济利益，所以企业的运营管理都是这一目标的重要步骤，并且形成了公司的运营体系。在企业的规章制度中扮演管理监督角色的是内控，现已成为管理公司的重要环节。保 证会计信息的真实性是加强内控强化的其

21、中的一个目标，并且保证是在会计准则下进行工作的。但是 ,在现代企业的委托与代理这种关系中，这两方面的表现出的信息与目标的不对等是公司管理中的主要矛盾。委托方想要使自己的资产产生利益的方法是通过对公司的运营，然而，委托方是不可以对公司进行直接的管理，必须只对公司的会计方面进行控制；代理方可以直接对公司进行管理经营，并且对会计进行直接的控制，而且这一方想要在这一过程中获取应得的回报和管理权力。 2.采购与付款的内控在公司的管理环节中是不可或缺的环节。目前多数公司的管理制度的最主 要的是有个完善的公司管理的机制。在企业的管理机制中，公司在这方面的经营的权力和一些使用的权力是相互分开的，在此基础上，可

22、能会因为经营管理方和公司的所有权拥有者在掌握的信息资料不对等，造成在这些方面的利益所有者产生一定的矛盾。公司在管理中不可缺少的环节是内控，它也是公司能够很好的搞好个利益相关者的利益分配，进行正常的管理公司的主要前提。公司在管理方面主要是有公司的外部管理和公司的内部管理组成的。在进行外部管理时会受到整个的经济环境的影响。公司的内部方面的管理要受到利益相关者的所拥有权力的影响制约，而对这些权力 进行制约的方法是进行内部的会计控制。 （四） 、 采购与付款内部控制的要点 1.编制需求计划和采购计划 公司日常的管理运营的第一步是进行采购，换句话说可以包含制定公司的需求和进行购买的计划。公司的实际业务上

23、，公司制定需求计划的依据是依照公司的生产计划，进行购买的部门要按照需求计划进行整理出最后的购买表单，并且交到这方面的管理部门等待批准后去实行。 2.请购 请购是指 公司在管理过程中编制出需求和采购计划，向有关部门提出申请。这是制定完计划的第二个环节。 3.选择供应商 选择供应商，即确定采购渠道。它是 企业经营过程中非常重要的一部分。 4.确定采购价格 如何以最优的方案满足采购的货物和材料的需求，是采购部永恒的主题。 5.拟定相关 协议 的大框 或 者是 采购合同 协议的大框是指公司和供货商之间的一种前期的协议，目的是能够保持一种长期的合作状态。 采购合同是指 公司与供货商签署受法律保证的协议，

24、公司在签订合同之前会结合公司在够买的需求、合适的合作者、适合公司的够买办法等实际的现状来决定。这份合同会标明合同两方的权利与义务以及可能出现的情况。 6.管理供应过程 管理供应过程， 是指公司在与供货商签订合 同后建立的跟踪合同的规章制度，在这一制度下，能够根据供货商的实际情况来对其进行测评，还要选择合适的运输的方式，最后 办理 正常 运输 的相关事项，做到准确把握供货的实际情况。 7.验收 验收是 指公司接收供货商发过来的货物，并且对其进行检查，能够保证与合同中要求一致。 8.付款 付款是指 公司根据在采购过程中的一系列的内容，并且对其检验无误之后，根据之前的合同来进行支付货款。 9.会计控

25、制 会计控制 是 指 公司在 采购 方面的 会计控制。 三 、 企业采购与付款内部控制制度问题 （一） 、采购与付款业务内部控制的基 本制度 为了体现采购与付款业务的内部控制上的重要性，根据采购与付款业务的主要方面，可以制定以下采购与付款业务内部控制的相关制度。 1 不相容的职务岗位分工制度 （ 1） 请购与审批。公司在物品上的购买要根据需求部门提出的书面申请，并进行相关部门的审批。（ 2）询问价格与确定供货商。公司要根据公司的相关部门进行询问价格后进行对比最后确定供货商；（ 3）采购合同的订立与审计。公司根据购买计划和供货商谈判拟定相关的合同，并经过公司相关部门的审核批准；（ 4）采购与验收

26、。企业负责采购的员工是不可以进行货物的检验的；（ 5）采购、验收与相关会计记录。公司在购买、检验与进行相关的记录上这些方面是分开的，不能同时进行，这样可以确保各个方面的真实有效性；（ 6）付款的审批与付款执行。公司负责付款的审批的员工是不可以执行付款的。 2.授权审批制度 公司要规范负责审批的部门对授权审批制度的有关控制措施，如方式、权力限定等，并且要规范这些工作的要求。根据实际情况， 控制的审批包含的内容主要有：（ 1）、公司主管生产的部门会针对相关的订单和根据目前的情况预测可能的情况来进行授权生产；（ 2）、公司会根据支出和租赁合同来规定提出请购的人员为特 别授权的人；（ 3）、公司在一些具有技术要求和相对重要的购买业务，可以聘请相关的专业人士来进行评判，不能够出现较大的失误，以致于造成一定的损失对；（ 4）、审批需要签订的购买合同 ；（ 5） 、审查批准相关的购买款的支付。