1、 第 1 页 共 6 页 公文 管理制度 编制 日期 审核 日期 批准 日期 第 2 页 共 6 页 一、 总则 1.1 为了做好公司行政公文处理工作，加强管理，使之规范化、 程序化、制度化、科学化，提高质量和效率，结合公司实际，制定本制度 。 1.2 行政部是公文处理的管理机构，负责集团公司总部并指导集团公司各部门 /子公司的公文处理工作。 1.3 行政部指定专人统一负责公文的收、发、归档等工作，各部门 /子公司应指定人员负责本部门 /子公司的公文处理工作。 二、 公文管理 制度 2.1 文书分类 2.1.1 外来 文书 ： 指来自于公司外部各类 文件，包括来自政府机关、 企业单位、合作单位
2、以及各相联企业的各类行政公文、业务往来文件等 。 2.1.2 内部 文书 指集团公司、子公司、各部门自行制发的各类正式公文、内部文件以及对外的业务文件。主要包括以下内容： 1) 各类重要规章制度的颁布通告（包括人事、行政、财务等管理规定） 。 2) 以集团公司或子公司名义发布的各类重要通告（包括公司架构设置、人事调整、经营方针、发展策略、以及董事会 /公司高层所做出的重大决策） 。 3) 以集团公司、子公司或部门名义发布的通知、纪要、决议等文书 。 4) 集团各部门、子公司之间的重要业务往来文件 。 2.1.3 常用公文 种类 1) 通告 在一定范围内，对公司员工或各部门 /子公司公布应当遵守
3、或者需要知道的事项，用“通告”。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”结尾。 2) 通知 发布有关规章制度，转发公文、批转各部门 /子公司的公文，要求各部门 /子公司办理或需要知道的事项，用“通知”。 3) 通报 表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要周知的事项，用“通报”。 4) 请示 第 3 页 共 6 页 向上级机关请求批示、批准，或向有关主管部门请求批准等，用“请示”。 请示结尾部分的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特此请示，请批复”等。 5) 报告 向上级 汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。结尾通常用“请审核”、“请指示”等词语。 6) 批
4、复 答复下级的请示，用“批复”。结尾用“此复”或“特此批复”等词语。 7) 意见 对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。 8) 函 不相隶属单位之间互相商洽工作，询问或答复问题，用“函”。 9) 会议纪要 传达会议决定事项和主要精神，要求共同遵守、执行的，用“会议纪要”。 10) 决定、决议 对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下属公司不适当的决定事项用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“ 决议”。 其它经公司确认应保密的事项 。 2.2 文书管理 负责 人 2.2.1 文 书管理是对外来文书和内部文书的拟写、收发、传达、存档等管理工作 。 1)
5、指定“行政部”作为集团公司各类公文的主要管理部门。统一负责集团公司和子公司的文书管理工作。 2) 各部门、子公司应指定专人负责各类公文的签收、传达、存档等日常文书管理工作，及时传达各类重要文件、通知，并保证各类往来文书及其记录的完整性 。 2.3 外来文书 管理 2.3.1 各类外来文件（行政机关、主管部门、业务单位的往来文件）原则上由“行政部”指定专人负责统一管理。 2.3.2 行政部应对各类外来文件作收录登记，经行政部负责人 审阅后，根据文件涉及的业务内容和实际需要登记存档或转发给各相关部门，或呈送给有关的公司领导。 2.3.3 行政部应对转发给各部门的文件进行登记，包括文件名称、附件（如
6、有）、发文单位、来文时间、转发部门、转发时间、处理意见（如有）等，并由收文部门签收。 第 4 页 共 6 页 2.4 内部 文书管理 2.4.1 对 内行文管理 1) 以部门、子公司名义发布的各式公文由发文部门（子公司）负责拟稿，并按规定编制文件编号，其主管领导审核、签发（如需） 。 2) 以集团公司名义发布的各式公文原则上由“行政部”负责拟稿经主管领导审核后签发 。 3) 以上各类公文均须交由“行政部”负责统一分发。以公司 领导个人为报送对象的报告、请示除外 。 4) 行政部应对公文的分发作详尽记录，包括文件名称、附件（如有）、数量、发文部门、发文时间、抄报领导 /部门、分发部门、分发负责人
7、、签收人、签收时间等 。 5) 以上各类公文的原件由“行政部”负责统一存档管理。 2.4.2 对 外行文管理 1) 以集团公司、子公司名义对外报送的公文，由主要业务关联部门 /子公司负责拟稿，经主管领导审核后方可外发。 2) 禁止集团 /子公司各部门以“部门”名义对外行文，禁止任何人 /部门未经批准私自以集团、子公司的名义对外行文。 3) 行政部应对所有对外文书进行登记，包括文件名称、拟稿部门、 报送部门、报送时间、最后核准人 /部门等，重要文件应复印存档。 2.4.3 文书 管理责任 1) 所有对内、对外发布的正式文件均须由拟稿部门进行认真校对，以确保文件内容的准确性、严谨性，同时确保严格按
8、照公司标准格式行文。 2) 负审核责任的主管领导应对各式行文的准确性、合理性、必要性进行严格把关。 3) 需要加盖公司公章的文件应按有关规定签批后，送“行政部”统一盖章。 4) 对外行文还应由“行政部”作最后的审核，对公文格式、措词、内容的准确性、严谨性、合理性进行严格把关。 2.5 公文 格式 2.5.1 公司的各类公文应按统一的标准规范格式编写，对外行文（尤其对各级行 政机关的行政公文）可参照国家规定的标准格式。 1) 公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用 2 号仿宋 _GB2312 分一行或多行居中排布，一
9、般由“发文单位 + 内容 + 文种”构成（非重要公文可灵活调整）。回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 2) 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。在公文标题下空 1 行，左侧顶格用 4 号仿宋 _GB2312 字标注，回行时仍顶格，最后一个单位后标全角冒号。 第 5 页 共 6 页 3) 公文字号：一般包括部门（公司）代字、年号、顺序号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用方括号“ ”括入。 4) 发文时间：以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 5) 正文：正文在主送单位名称下 1 行，用 4 号仿宋 _GB2312 从左至右横写、
10、横排。每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。 6) 附件：公文如有附件，在正文下空一行，左空 2 字用 4 号仿宋 _GB2312 标注“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件一般应与公文正文一起装订，并在附件左上角 第 1 行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，其序号和名称前后标注应一致。 7) 公文用纸：一律使用国际标准 A4 规格纸。 8) 落款：公文落款处署发文单位名称，并标识成文时间。成文时间右空 4 字；公文所加盖的印章应上不压正文，下压成文日期。 9) 签章：确保做到“压年盖月”，即公司印章盖在年、月、日的中上方，上沿
11、不压正文，下沿略压年、月、日。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，如采取上述方法仍不能解决的，则应采取在加盖印章一面的左上方标识“此页无正文”的方法解 10) 成文日期以负责人签发的日期为准。 11) 公文应左侧装订，不掉页。 12) 公文正本必须使用公司统一印制的 A4 型 (长 297 毫米，宽 210 毫米 )信笺纸和统一的页面设置，其中，上边距 37 1 毫米，下边距 35 1 毫米，左边距 28 1 毫米，右边距26 1 毫米，行间距 1.5 倍。 2.6 行文 规则 2.6.1 各部门 /子公司在职权范围内可用
12、各部门 /子公司名义对下行文，但重要行文应抄报公司领导和有关职能部门。 2.6.2 各部门 /子公司可在各自的权限内互相行文、联合行文。 2.6.3 各部门 /子公司如需以公司名义对外行文，应先草拟初稿，经本部门 /子公司负责人核稿并呈主管 领导批准后，送行政部加盖印章，交回发文部门发出。 2.6.4 未经公司允许，公司所属无法人资格的部门，一律不得以部门名义对外行文。对外行文只限于与对口单位的工作联系。 2.7 收 、发文办理 2.7.1 收文时应检查公文是否齐全，并登记收文号、来文号、收文日期、来文单位、收件人、份数。 2.7.2 对于收件人明确的来函，行政部公文处理人员在做好收文登记手续
13、后，应立即通知各部门 /子公司负责公文处理的人员到前台领取，并做好签收登记手续。对于收件人不明确的来函，第 6 页 共 6 页 将来函送行政部经理分办。 2.7.3 公司有关人员代表公司领取的文件，不得自行处理，应交行政部按收文办理程序 处理。 2.7.4 发文办理包括拟稿、核稿、签发、登记、打印、校对、盖章、存档等程序。 1) 拟稿。凡以“富力地产集团有限公司”“ 广州富力地产股份有限公司”等有法人资格的公司名义发出的文件，根据内容由各职能部门拟稿，非职能部门业务范围内的综合性和重要文件由行政部拟稿。 2) 核稿。文稿拟出后，承办部门领导应予审核并签字确认。 3) 签发。承办部门主管领导审阅
14、公文并在文稿上签署自己的意见、姓名和审批时间。联合发文要请有关领导会签。文件经签发后即成定稿。 4) 修改和签批公文，应使用钢笔、签字笔或其它符合存档要求的黑色笔墨。 5) 承办部门持两份正本 连同有主管领导签发意见的定稿送行政部办理盖章登记手续。 6) 行政部应认真核对公文正本与定稿是否相符，文字表述、文种使用和公文格式等是否符合本办法的有关规定，手续是否完备等。如不符合上述要求的，行政部有权予以退回重办。 2.8 公文立卷 、归档和销毁 2.8.1 对收到的公文（含各部门 /子公司自行领回的政府有关部门批复、意见、决定等），各部门 /子公司负责公文处理的职员应立即将公文正本和有关材料（包括
15、声像制品）按照档案管理制度和其它有关规定的要求整理好，交行政部档案员按期归档。 2.8.2 签发的公文办理完毕后，行政部档案员应根据文书立卷的要求 ，及时登记备查，并将经承办部门主管领导签发意见的公文定稿和正本各一份存档。 2.8.3 行政部档案管理员应该认真做好公文立卷工作，保证齐全、完整、正确反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。公文应做到当天公文当天清理，当天分类立卷。 2.8.4 立好的宗卷，要写明标题，编好目录。 2.8.5 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别并经主管领导的批准，可以销毁。销毁时应登记造册，并有专人监督，以防丢失、错销、漏销。 三、 附则 3.1 本规定由 行政部 负责解释并修订。 3.2 本规定自发布之日起施行。
