1、 第 1 页 共 6 页 项目文档管理 作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 第 2 页 共 6 页 一、 作业指引目的 统一项目文档管理标准，规范项目文档的管理工作。 二、 适用范围 各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。 三、 定义 3.1 项目文档： 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由 工程部 负责保存及管理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。项目竣工验收后，将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管理部门。 四、 职责 4.1 工程部 4.1.1 负责按照本指引执行本部门文档的管理工作 ： 4.1.2 负责对外发放的项目文档及对内重
2、要信息文档的审核、批准； 4.1.3 负责按照相关文件的规定进行过程管理活动 。 4.2 相关部门 4.2.1 按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。 五、 关键活动描述 5.1 项目文档分类 5.1.1 项目文档的分类（具体参见项目文档分类对照表） 5.1.2 工程部 上墙资料 5.2 文档登记与流转 5.2.1 工程部 发文 1) 工程部 发文分为“以公司名义发文”和“以 工程部 名义发文”两种。以公司名义发文即“公司发文”，具体要求 及程序见公文管理制度 。以 工程部 名义发文即“ 工程部 发文”， 工程部 发文统一以 工作指令 、联系函两种形式下发，相关规定如下 ：
3、 工作指令 工作指令 是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。设计变更文件应按照“设计变更审批表”、“ 工作指令 单 ”、“设计变更 确认 单”、“设计变更 统计表 ”的顺序装订，应单独存一份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等，应按照“ 非设计变更审批表”、“ 工作指令 ”、“相关附件”的顺序装订 。 工程文员 应跟踪 工作指令 的审批过程直至下发、存档。并定期对 工作指令 下发的情况进行清查，保证文件及时下第 3 页 共 6 页 发、避免漏发重发等现象 。 联系函 联系函是 工作指令 以外的其他发文，如 工程部 对垄 断部门工作联系往来
4、的文件； 工程部 直接对施工单位来函回复的文件；表扬信、确认函等。 2) 发文流程： 经办人 根据部门发文模板 拟稿 ， 经 部门负责人或授权人审批同意后，由 工程 文员加盖部门公章后发出，并 保存 原件 并 进行 台账 登记 、 归档。 5.2.2 工程部 收文 1) 工程部 收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备供应商、其他单位（包含政府部门、公司其他部门等 ） 所有外来单位的文件。所有收文统一由 工程文员 接收，并进行第一次台帐登记，初步登记收文的基本信息。在文件反面加盖“文件传阅章”，第一时间送至 工程部 经理或授权人签署指定传阅人（如为政府部门的收 文须抄送公司信息管理负责人及档
5、案部门）。最后，由工程文员 跟进文件传阅直至完成，进行第二次台帐登记，注明存档时间并将文件存入盒内。如有电子文件传阅的，纸质文件经台帐登记即可直接存档。 2) 收文流程： 工程 文员 负责 接收部门文件并进行台账登记 ，盖 传阅章后进行统一分发至 相关 人员。 5.2.3 文件管理 1) 工程部 所有收发的原件统一由 工程文员 登记存档，并在完成签批、传阅的 3 个工作日内，按项目文档分类对照表分类、登记，最后在文件右上角加盖归档章归档。 2) 存档统一使用 A4 幅面（ 297mm*210mm）、 42mm 厚度的纸质资料盒，并粘贴文档 盒脊目录。 盒脊目录格式示意图： 表示“文件类别”。例
6、如：总包档案、成本档案等。 表示“项目名称”。 表示“文件名称”，名称前需加“项目分期”区别。例如：四期 工作指令 等。 表示“编号规则”。例如： LC -部门简称 (项目简称 )-采购 -XX1，取其前面 “ LC 第 4 页 共 6 页 -部门简称 (项目简称 ) -采购”。 表示“流水号范围”。例如： “ LC -部门简称 (项目简称 )-采购”合同档案盒内有 00010030 号， 则标注“ 0001 0030”。 3) 文档盒应建立“卷内目录”，目录格式可按电脑台帐表格为框架，文件标题需更改成“卷内目录”，并打印放在盒内文件最上。如一个文件盒存放多类文件，需分别建立“卷内 总目录”、
7、“卷内分目录”，以便对存档文件进行检索。 5.2.4 印章管理 1) 工程部 公章 工程部 公章用于以部门名义张贴、外发（公司级别以外）的各种通知类文件，及 工作指令 、工程指示。但不得用于对外各类合同、协议，或可能构成公司利益受损的非法使用。凡需使用 工程部 公章的文件须经部门经理或授权人的签字、批准， 具体 操作 要求及程序 见印鉴管理制度。 2) 工程部 工作章 在文档流转中，为识 别不同阶段或用途，而加盖的工作章。比如“文件传阅章”、“受控章”、“归档章”、“作废章”等。 文件传阅章示意图： 文件传阅章 Document Pass round Stamp 姓 名Name 执 行Acti
8、on 需知悉 Reference （图纸）受控章示意图： 受 控 Control 文件归档章示意图： 归 档 Archive 日 期 Date: 第 5 页 共 6 页 文件作废章示意图： 作废Cancellation 日 期 Date: 5.3 文档借阅 5.3.1 工程部 内部人员借阅项目文档必须办理借阅登记手续，填写文档借阅登记表； 工程部 以外人员借阅项目文档时，须填写项目文档外借审批单。 5.3.2 借阅原件使用完毕应及时归还 工程文员 ，一周以上 时间未归还的文档，工程文员 应负责催还。 5.3.3 借阅方式一般有借阅、查阅、复印和网络查询四种： 1) “借阅”指文档原件需借出的使
9、用方式； 2) “查阅”指在资料室内查看，文档原件不需借出的使用方式； 3) “复印”指将文档原件进行复印借出的使用方式； 4) “网络查询”指具备一定的查阅权限内，通过档案管理系统中查询有关文件的使 用方式。 5.4 文档移交 5.4.1 移交城建档案馆 按照当地法规要求进行移交 。 5.4.2 移交物业公司 具体 参照 工程物业移交作业指引 。 5.4.3 移交公司档案管理部门 除移交城建档案馆、物业公司的文件外， 工程部 应按分期将其他文件移交档案管理部门，并提交目录清单与相关电子光盘。 5.5 文档作废与销毁 5.5.1 因文件错办或其它原因需要作废， 工程文员 应及时回收，并加盖作废章进行标识，作废原件应单独存档备查。 5.6 其他 相关要求 5.6.1 工程部 需 要求施工方按规定填写统一、标准的表格，确保资料填写规范 。 5.6.2 监理日志作为日常工作制度，工程 部所有工作人员必须按时按质完成。 5.6.3 工程部负 责人应定期或不定期对资料工作情况进行检查、监督和指导。 六、 支持性文件 6.1 流程及作业指引 6.1.1 工程 物业移交作业指引 6.1.2 印鉴 管理制度 第 6 页 共 6 页 6.2 表单及模板 （参考） 6.2.1 项目 文档分类对照表
