1、 OFFICE 经验交流 目 录 1 EXCEL .1 1.1 输入数据的注意事项 .1 1.2 自动填充 .1 1.3 单元格内换行 .1 1.4 缩小字体填充 .1 1.5 冻结窗口 .2 1.6 筛选 .2 1.7 数据有效性 .3 1.8 简单公式 .4 1.9 编辑技巧 .4 1.9.1 输入 15 位以上数据 .4 1.9.2 分数的输入 .5 1.9.3 序列 “001”的输入 .5 1.9.4 日期的输入 .5 1.9.5 填充条纹 .5 1.9.6 多张工作表中输入相同的内容 .5 1.9.7 不连续单元格填充同一数据 .5 1.9.8 快速清除单元格的内容 .5 1.9.9
2、 单元格内容的合并 .5 1.9.10 条件显示 .6 1.9.11 自定义格式 .6 1.10 函数 .10 2 WORD.10 2.1 文档比较 .10 2.2 打印缩放 .10 2.3 插入公式 .10 2.4 表格、文本转换 .11 2.5 自动编号 .11 2.5.1 自动编号的优点 .11 2.5.2 设置自动编号 .12 2.5.3 以部门制度为例创建自动编号文档 .错误 !未定义书签。 2.5.4 表格列自动编号举例 .12 2.6 自动生成目录 .12 2.6.1 自动生成目录的前提 .12 2.6.2 自动生成目录的操作 .12 2.7 格式刷 .12 2.8 查找替换 .
3、13 2.9 文档结构图 .13 2.10 标题行重复 .13 2.11 超链接 .13 2.12 分节 .13 2.13 奇偶页眉页脚 .14 2.14 修改模板 .14 很高兴和 大家 一起交流 - 1 - Office 经验交流 1 EXCEL 1.1 输入数据 的注意事项 Microsoft Excel 提供了一系列功能，可以很方便地管理和分析数据。若要 很好地 利用这些功能， 在输入数据时就要注意 。 避免在区域中放置空行和空列，以利于 Excel 检测和选择相关数据区域。 不要键入前导空格或尾随空格 单元格开头或结尾的多余空格会影响排序与搜索。可以在单元格内 缩进文本，而不是键入空
4、格。 1.2 自动填充 双击单元格右下角的黑十字一直填充到最后。 输入的序列、公式都可以自动填充，也可选中前几格用鼠标下拉至需要位置。 1.3 单元格内换行 在需要换行的地方按“ ALT+回车 ” ，可以实现单元格内强制换行， 在单元格格式里可以选择“ 自动换行 ”但自动换行 列宽一变内容就重排了。 1.4 缩小字体填充 单元格内容多时，可选中单元格，在单元格格式里选择“对齐”选项卡，在文本控制项下选缩小字体填充。 OFFICE 经验交流 - 2 - 1.5 冻结窗口 当表 格 很大 时， 上下左 右翻页时候需要固定顶端（左端）标题行， 就要用到冻结窗口。冻结标题行时选择标题行下面的一行，再在
5、“窗口”菜单下选择 1.6 筛选 选择标题行，在数据菜单下点筛选，如上图操作即可实现自动筛选。 自动筛选下列标题单元格有下拉三角形，可以点三角形选择筛选条件。 自动筛选前一定要加上序号列，否则排序后回不去原样了。只能选一行标题。 条件筛选 很高兴和 大家 一起交流 - 3 - 如下图，想只筛选出 0101、 0102 等大类，可以使用自定义筛选，一定要用英 文？，中文的不可以。选或等于，就可以同时筛选 01 和 0101 二种了，这样筛选不包括 11 以后的，要有更多数据，要等于 ?或 ?，如果要选出二位、四位和六位的，可以用不等于八位来定义 1.7 数据有效性 给用户提供一个选择列表 ，限定
6、输入内容的类型或大小 数据菜单下点有效性，设置选项卡里选允许序列，来源里用英文逗号分隔各项目，按输入顺序不能自动排序，要排序也可以选取另一个排好序的工作表中的区域作为来源，但不能删除来源表格，或者在另一列输入后排序，粘到记事本中加逗号，然后再 复制到来源里，这样就可以删除表格了。 OFFICE 经验交流 - 4 - 更改有效性时，不能全部显示来源时，用箭头移动不好使，只能用鼠标，按住左键拖动就可以移动了。 最好整列定义有效性，更改时方便，个别单元格可以再设成任意值。 1.8 简单公式 可以直接在单元格内输入“”然后再用鼠标选参与计算的单元格，运算符号用键盘输入即可。 “ Alt+=”自动求和
7、公式输入在文本格式的格内就直接显示公式，不显示结果。 筛选后在屏幕底端自动显示计数等项结果，可以右键单击计数处，改为显示平均值等。 有时复制公式不能达到要的效果，有 时用下拉填充只有复制，可以用数组公式，选中目标单元格区域，再在第一个格输入，然后输入公式 CTRL+SHIFT 回车。 可以在工具自定义里选“命令”，在“所有命令”里可以拉出公式编辑器放在菜单里。 1.9 编辑技巧 1.9.1 输入 15 位以上数据 EXCEL 默认数字有效数字只有 15 位，要输入 15 位以上的帐号，只能以文本形式，或在输入前先在单元格里输入一个撇号，然后再输入数字，回车后就显示全部数字了。 很高兴和 大家
8、一起交流 - 5 - 1.9.2 分数的输入 如果直接输入 “1/5”，系统会将其变为 “1 月 5 日 ”，解决办法是：先输入 “0”，然后输入空格，再输入分数 “1/5”。 还可以用 EQ 域输入分数。 1.9.3 序列 “001”的输入 如果直接输入 “001”，系统会自动判断 001 为数据 1，解决办法是：首先输入 “”（西文单引号），然后输入 “001”。 1.9.4 日期的输入 如果要输入 “4月 5 日 ”，直接输入 “4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+； ”键。 1.9.5 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能
9、。先在一单元格内填入 “*”或 “”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击 “格式 ”菜单，选中 “单元格 ”命令，在弹 出的 “单元格格式 ”菜单中，选择 “对齐 ”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择 “填充 ”，单击 “确定 ”按钮。 1.9.6 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住 Ctrl 键，再单击窗口左下角的 Sheet1、 Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的
10、Ctrl 键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一 张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 1.9.7 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住 Ctrl 键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住 Ctrl 键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 1.9.8 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格 ,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击 “编辑 ”菜单中
11、“清除 ”项中的 “全部 ”命令，这些 单元格就恢复了本来面目。 1.9.9 单元格内容的合并 根据需要，有时想把 B 列与 C 列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用 “剪切 ”和 “粘贴 ”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。 解决办法是：在 C 列后插入一个空列（如果 D 列没有内容，就直接在 D 列操作），在 1 中输入 “=B1红色 999999#,#0,_m“吨 “;999#,_k_m“千克 “;#_k“克 “” 可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。 另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目
12、的，比如格式； 0OFFICE 经验交流 - 8 - 只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式 “； ”则隐藏所有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。 5、批量删除空行 有时我们需要删除 Excel 工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用 “自动筛选 ”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下 Ctrl+A 键，选择整个工作表，用鼠标单击 “数据 ”菜单，选择 “筛选 ”项中的 “
13、自动筛选 ”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列 表框，在典型列的下拉列表框中选择 “空白 ”，直到页面内已看不到数据为止。 在所有数据都被选中的情况下，单击 “编辑 ”菜单，选择 “删除行 ”命令，然后按 “确定 ”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击 “数据 ”菜单，选取 “筛选 ”项中的 “自动筛选 ”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。 6、如何避免错误信息
14、 在 Excel 中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。 ）错误值： 含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本 格式，结果为负的时间量。 ）错误值： DIV/0! 含义：试图除以 0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为 0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。 解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
