1、Word2003 使用技巧大全 在默认情况下，我们用 Word 打开 WPS 文档时，系统提示打不开，这是不是就代表 Office不能读取 WPS 文件呢？其实不是，只要你经过一些简单的操作，就能达到目的，下面就是具体的方法。 在默认情况下 OfficeXP 并没有安装转换器，我们可以在安装时安装 WPS 文件转换器，这样就可以打开 WPS 文件了。在光驱中放入 OfficeXP 安装光盘，运行安装程序，并选择“添加或删除功能 -更改已安装的功能或删除指定的功能”按钮，接着选择“ Office 共享功能转换和过滤器文本转换器”中的“中文 WPSFORDOS”和“中文 WPS97/2000FOR
2、Windows”选项即可。这样再在 Word 中单击“文件打开”命令时，在打开对话框中的“文件类型”中就可以看到打开“ WPSDOS 导入”和“ WPS 文件”两个选项，分别对应 DOS 版的 WPS 文件和 WPS97 WPS2000/WPSOffice 文件，选中文件就可以在 Word 中打开。 Word2002 在新建文档任务窗格中显示了你最近打开的 4 个文档的列表，用这种方式可以非常轻松地打开文档，不过你可能常常会感觉只显示最近的 4 个文档有些不够用，想在该列表中看到第 5 个或更 多打开过的文档吗？方法如下 :单击“工具选项”命令，打开对话框，然后单击“常规”选项卡，在“列出最近
3、所用文件”框中指定你想在新建文档任务窗格中显示的最近所用文档的数量，这个数字最高可以指定为 9，单击“确定”按钮即可。 方法一 :单击“文件打开”命令下的“打开”对话框，选中要打开的多个文档，若文档顺序相连，可以选中第一个文档后按住 Shift 键，再用鼠标单击最后一个文档，若文档的顺序不相连，可以先按住 Ctrl 键，再用鼠标依次选定文档 ;单击“打开”按钮即可。 方法二 :在“资源管理器”中，选中要打开的多个 Word 文 档，按下回车键，系统会自动启动 Word2002，并将所选文档全部打开。在选择文档时，如果是要选中多个连续文档，可以按下 Shift 键再用鼠标单击相应的文件名 ;如果
4、要选中多个不连续文档，就按下 Ctrl 键再用鼠标单击相应的文件名。 方法三 :如果文件在不同的目录中，可以在“资源管理器”的相应目录中，选中要打开的文档，按下鼠标左键，将文档拖到任务栏中的 Word 图标上（注意 :此时的 Word 中没有打开的文档），所选文档就被打开了 ;再找到其它目录，用同样方法将所选文档拖到 Word 图标上。 选择“文件”菜单，在菜单最下方会出 现最近编辑过的 4 个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。 如果希望 Word 每次启动时都能自动打开某个文档，可以通过简单的宏命令来实现这个功能，方法是 2.在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入要建立的宏的
5、名称，如“ auto”，点击“确定 3.从菜单中单击“文件”，点击最近打开文件列表中显示的某一个文件名 在 Word2002 中想保存多篇打开的文档，可以先按住 Shift 键，然后单击“文件”菜单，这时原来的“保存”命令就变成了“全部保存”命令，单击它就可以保存所有打开的 Word文档。也可以先按住 Shift 键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。 你可以一次性关闭所有打开的文档，方法是 :按住 Shift 键，单击“文件”菜单，在“文件”菜单中将出现“全部关闭”选项，单击该命令即可一次性关闭所有打开的文档，且在
6、关闭文档前 Word 将提示你保存所作的改动。 对于打开的多个 Word 文档，如果只想关闭其中的几个文档（不是全部关闭），可以按下 Ctrl 键再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态，在图标上单击鼠标右键，选择“关闭组”命令，可 将所选中的文档全部关闭。 用这种方法还可以将所选文档最小化、还原或最大化。并且此法也适用于其它的 0ffice组件，如 Excel、 PowerPoint、 Access 等。 “工作”菜单是 Word 中很少有人知道的一个重要特征，你可以使用“工作”菜单对你常用的 Word 文档列表保持轻松访问。在使用前首先要往菜单栏或工具栏上添加“工作”菜单，方法如
7、下 点击“工具自定义”命令，然后点击“命令”选项卡，在类别框中点击“内置菜单”，在命令框中点击“工作”，并把它拖到菜单栏或已显示的工具栏上。 下面就可以使用“工作”菜单把任 何打开的 Word 文档添加到你的列表中，操作方法如下 要想把当前文档添加到“工作”菜单中，点击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”命令。 要想打开“工作”菜单上的文档，在“工作”菜单上点击你想要打开的文档。 要想把一个文档从工作菜单中移走 :按下“ Ctrl+Alt+-（破折号键）”，你的鼠标指针看起来将像一个大大的粗体底线，在“工作”菜单上点击你想要移走的文档。 单击“窗口全部重排”命令，这样就会将所有打开了的但未被最小
8、化的文档显示在屏幕上，每个文档存在于一个小窗口中，而且当前也只有标题栏高亮显示窗口中的 那个文档被激活，若需要切换，可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可。你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可将鼠标放在窗口边沿上拖动鼠标调整窗口的大小。 在默认情况下， Word 都将文件存为“ Word 文档”格式（ DOC 格式），但是有时候我们出于特殊的要求，需要把文档存为其它格式，如 TXT、 HTML、 RTF 等。把 Word 文档存为其它格式非常方便，只要单击“文件另存为”命令，然后在“保存”对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”按钮就行了。但每次这样做未免有些麻烦，其实，只要我们单
9、击“工具选项”命令，打开 设置窗口，点击“保存”标签，在“将 Word 文件保存为”下拉列表框中把默认的“ Word 文档（ *.doc）”改为自己想要的格式，以后每次存盘时， Word 就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。 平时大家总是按部就班地单击“开始程序 MicrosoftWord”来启动 Word 或其它 Office组件，然后按下“ Ctrl+N”键或工具栏上的“新建”按钮新建文件，这样显得有些麻烦。其实我们完全可以进入 OfficeXP 安装目录下的 Officel0 文件夹，找到 OSA EXE 文件，右键单击，选择“发送到桌面快捷方式”命令 ，在桌面上建立 OSA 的快捷
10、方式。然后在这个 OSA快捷方式上右键单击，选择“属性”命令，并选择“快捷方式”选项卡，在“目标”命令行的最后增加“ -n”参数，然后单击“确定”即可。以后要新建 Office 文档时，只要双击桌面上的 OSA 快捷方式，就会弹出“新建 Office 文档”窗口，从中选择自己喜欢的模板文件，单击“确定”按钮，就会以选定模板为原型新建一个 Office 文件了。 利用这个方法来新建 Office 文件较在 Word2002、 Excel2002 等程序中新建文件要方便许多，因为有很多模板可供我们速择。其实 OSA 还 有一个参数，是“ -f”，它表示“打开 Office文件”，利用这个参数就可以
11、快速打开 Word 的“打开”对话框。 当我们需要查找某文件时，经常只对内容有个大概的印象，而记不清确切的文件名。这时可以逐个打开文件寻找，也可采取逐个查看文件摘要的方法来加快查找速度。但两种方法都费时且费力。有没有更快捷的办法呢？其实 Word2002 提供了快速查找文件的最佳方法。只要我们单击选择“文件打开”命令，然后选择打开对话框最右边“工具”按钮下的“查找”命令，此时会弹出一个“搜索”对话框，填入文件中的内容、文件类型（系统默认搜索带 doc 扩展名的文件），并选择搜索路径（默认是从“我的文档”文件夹中搜索）， Word 会把找到的所有文件名列队显示出来，双击它就可以打开。 在要保存的
12、文档窗口中按下 F12 键，就可以打开“另存为”对话框快速另存文件。 对于包含超链接对象的文档，如果想快速打开超链接所指向的文档，只需按住 Ctrl 键并单击超链接文字即可打开相应的链接文档。 由于“快速保存”每次只保存改变过的内容，所以用它来保存文档最节省时间。设置启用快速保存的方法 :单击“工具选项”命令 ;在“选项”对话框中选择“保存”标签，然后选中“允许快速保存” 复选框即可。启用快速保存后，可快速打开和保存文档。 在打开的 Word 窗口中按“ Ctrl+F12”键，就会打开文档“打开”对话框，选中文档就可以快速打开新文件。 如果要想关闭当前打开的文档，可以按“ Ctrl+W”键，就
13、可以立即关闭它，对于没有保存的文档，系统会提醒你进行保存。 当我们想把文档中的部分内容保存下来时，可以使用 Word2002 中的文档碎片的功能。在文档中选中要保存的内容，将其拖动到桌面上，它将自动在桌面上存为一个文档片断文件，当你需要将其插入另一文档时，直接把它从桌面上拖到插入点处即可。如果双击这 个文档片断文件，可以在新窗口中打开它。 如果在启动 Word 的同时能自动打开“打开”对话框，这就会大大加快我们打开文档的速度，提高工作效率，但 Word 中并没有这个功能，要想实现这个目的，我们可以这样做 2.在“宏名”框中输入宏名，如“ aaa”，单击“创建”按钮打开宏编辑器 3.在“ Sub
14、aaa（）”和“ EndSub”之间输入语句“ Dialogs（ wdDialogFileOpen.Show） 5.关闭 Word，重新启动 Word，就可以直接打开“打开”对话框。 我们对 Windows 中的搜索对话框并不陌生，不过，如 果要搜索 Office 系列的文件，如DOC、 XLS、 PPT 等，则可以到 Office 安装目录 Office10 文件夹下双击一个名为 FINDER.EXE的程序，启动后，即可看到专业的 Office 文件查找器，从中可以选择查找文件的类型，有任何类型的 Outlook 项目、任务、便笺、文件、文件（ Outlook Exchange）、日记条目、
15、约会与会议、联系人、邮件，再选择一下文件类型（默认为 Office 文件），在“名称”中输入要查找的文件名，再在“查找文宇”框中输入要查找文件中包含的文字（这样查找起来将会更加准确），单 击“开始查找”按钮后就可以查找到相应的文件。双击查找后的文件会将它打开。 注意 :利用该查找器选择起始搜索文件夹时是可以同时选择多个文件夹的，这一点是Windows的搜索文件功能所不具有的，而且，由于 Office 中文件的结构较为特殊，用 Windows的包含文字搜索功能有时往往找不出自己想要的文件，但使用这个工具却可以很容易就查找出来，对于我们更高效地管理 Office 文件是很有用的。 3.双击文件夹列
16、表中的文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹，如果文件夹列表中没有所需文件，则可以对其进行搜索 4.单击选中文件， 要查看文件属性，如文件长度、创建日期、主题、统计信息、最后修改日期等，单击“工具”按钮中的“属性”命令即可。 日常的文件不仅数量多，而且种类也数不胜数，如果存放的位置不固定，查找的时候，就要花费大量的时间。怎么才能在一大堆文件中，准确而快捷地找到所需要的 Word 文件呢 ?我们可以单击“文件”菜单中的“打开”，或者在工具栏上直接单击“打开”按钮，在对话框中单击“历史”按钮，在文件类型中选择“所有 Word 文档”这一项，这时你会发现，对话框中列举了你所有打开过的 Word 文件，
17、选中需要的文件双击就可以打开。 方法一 :单击“开始”菜单中的“文档”命令里的任一 Word 文档即可。 方法二 :用鼠标从“我的电脑”中将 Word 应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以创建它的快捷方式，启动时只需单击其快捷方式即可。 右键单击“开始程序”菜单中的“ MicrosoftWord”选项，在弹出的菜单中选择“属性”选项，打开该快捷方式的属性对话框，点击“快捷方式”选项卡，在“快捷键”框中，你可以为其设置一个快捷键，如“ Ctrl+Alt+W”（系统默认用“ Ctrl+Alt”组合键），以后直接按下“ Ctrl+Alt+W”组合键，即可启动 Word
18、。 先选中一处文本，然后在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在其它文本上拖拉，可以选中多处不连续的文本，并可以一次性完成被选中文本的复制（剪切）与粘贴操作。 单击“视图任务窗格”命令，打开“任务窗格”窗口，单击标题栏右侧的下拉按钮，选中“剪贴板”选项，使“剪贴板”任务窗格可见。然后反复对多处文本执行复制（剪切）操作，将多处文本复制（剪切）到剪贴板中（ Word2002 剪贴板最多可以容纳 24 条复制内容），最后将光标移到需要粘贴的位置，可通过单击剪贴板上相应的条目逐一粘贴，也可按剪贴板上的 “全部粘贴”按钮，把剪贴板上的所有内容一次性粘贴到当前文档。 “双行合一”命令本来是将选择的两行文字并排
19、显示的，其实对于一行的文本同样适用。只需选择一行中的文本，单击“格式中文版式双行合一”命令，按”确定“按钮， Word就会自动将选中的文字进行切分并排显示。 先单击“工具自动更正选项”命令，选择“键入时自动套用格式”标签，在“键入时自动应用”下选择“内置标题样式”，然后按“确定”按钮。现在输入文字后连续按两次 Enter键就自动将输入的文字变成标题。 按下“ Ctrl+C+C”键（即在按住 Ctrl 键的同时 连按两下字母 C），可以快捷打开“剪贴板”任务窗格。 如果你发现自己经常需要输入长单词，就应该考虑设置输入快捷键，这样你只需要输入单词的一部分，剩下的由 Word 来完成。例如，我想输入
20、“电脑报”，我只需输入“ DNB”，然后按空格键， Word 会自动拼写所有的单词。 1.单击“工具自动更正选项”命令，在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”复选框 3.在“替换为”一栏中，键入单词的完整的拼写，例如“电脑报”，单击“添加”按钮 现在你可以利用这个技巧快速地键入人名、科技术语，以及所有你要输入的词。而且，一旦你在 自动更正列表中加入新的条目，在 PowerPoint 和 Outlook 也将起作用，当然了，前提是你已经将 Word 设置为你的默认的 E-mail 编辑器。 Word2002 允许我们打开多个文档进行编辑，每个文档都会在任务栏上显示一个图标，要想切换到不同的
21、文档，就需要单击任务栏中的图标，事实上这种切换方式并不方便，如果在工具栏上有切换文档的按钮那就太好啦。下面我们就来在工具栏上添加这些按钮，单击“工具自定义命令”，在类别列表中选取“所有命令”，然后在右边的命令框中找到“ NextWindow”和“ PrevWindow”两个命令，将其拖放到工具栏上，这两个命令将分别显示为“下一窗口”和“上一窗口”两个按钮，其功能就是向前和向后切换文档，有了它们，我们就可以很方便地在文档间进行切换了。 选择一种通用汉字输入法（不包括“智能五笔”和“万能五笔”等），按住 Shift 键不放并按下主键盘区的数字 6 键即可快速输入省略号。 常规方法输入汉字容易，若想
22、输入汉字偏旁却不太容易。下面我们就来看如何输入，单击“插入符号”命令，在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡，在“字体”下拉列表中选择“普通文本”，在“子集”框中选择“ CJK 统一汉字 ”，然后就可以在下面的列表中选择你所需要的偏旁，选中之后，单击“插入”按钮就可以把它插入到当前文档中。 4.上下颠倒的“ ?”号 :按“ Shift+Alt+Ctrl+?”组合键即可输入。 单击“插入符号”命令，打开“符号”对话框，选择“特殊字符”选项卡，在下面的列表中有“商标”、“长矩线”、“版权所有”、“段落”、“小节”、“空格”等特殊字符，选中它，单击“插入”按钮即可。 如果你想在文档中插入一个特殊
23、的符号，除了用插入图片的方法外，还有一些更为简便的方法，例如输入一个数字“ 8”，将其字体设置为 Wingdings，即出现一个鼠标的符号。为什么会有这种方法呢？这主要是因为在字体列表中有几种字体，如 :Wingdings、 Wingdings2、Wingdings3、 Webdings、 MSOUTLOOK，它们是定义特殊符号的，你可以试着用不同的字体，就会得到意想不到的结果。需要注意的是，不同的字体定义了不同的符号，这些符号的内容非常丰富。知道了这个方法，以后你就可以输入一些奇特的符号了。 选择智能 ABC 输入法，要输入“十、百、千、万”等单位，可以在输入 i 后输入 s、 b、q、 w
24、，然后打回车即可。 可能我们都有这样的体会，当 文档中有多个大写数字或大写金额要输入时，一个个地输入非常麻烦。其实，在 Word2002 中可以很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单“插入数字”，在“数字”文本框中输入需要的数字，再在“数字类型”下拉列表框中选择需要的方式就可以了。 另外一种方法是 :直接输入阿拉伯数字（如 763210），选中它们后，使用“插入数字”命令，在弹出的“数字”对话框中，选中“数字类型”下面的“壹、贰”项后确定，则阿拉伯数字转换成大写数字。反之亦然，可以把大写数字变成小写数字。 众所周知，在 Word 中按 F4 键可以紧接着重复 输入已输入过的内容。但重复的内
25、容对于不同的输入法略有区别 :对于英文输入， F4 重复的是上一次使用 F4 键后所输入的所有内容（包括回车换行符）。而输人中文，用微软拼音输入法时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条，按回车后，再按 F4 键，重复的将是整个词条。对全拼、五笔及智能 ABC 输入法，按 F4 键则重复的是上一次使用 F4 键后所输入的所有内容。 按下“ Shift+Alt+D”键，即可快速输入随系统时间改变而改变的即时日期（时间）。 一般情况下，我们在起草文件时，日期都是在文 件的右下角，在输入日期后我们要手动把它调整到文档的右边，比较慢。利用下面的方法，只须你单
26、击一键，就能让日期自动定位到文档右边。具体的操作是 :单击“工具自动更正选项”命令，选择“键入时自动套用格式”标签，在“键入时自动应用”项目下选择“内置标题样式”，然后按“确定”按钮。现在输入日期后按 Enter 键日期就会自动移到文档右边指定的位置。 选中需要复制的文本，在按住 Ctrl 键的同时，按住鼠标左键，将其拖放到需要的位置后松开，即可快速完成对所选文本的复制操作。 利用“ Alt+Ctrl+Num+-（数字小键盘上的连 接号）”组合键可以用来输入破折号，而且在英文状态下输入的破折号中间没有间断，就像一条直线 ;在中文输入法状态下，可以输入间断的破折号。 一般情况下我们输入字符，要打
27、开相应的菜单进行选择，或者用输入法中的软键盘来进行输入，这样效率都比较低。实际上在 Word 中就提供了一个快速输入特殊字符的方法，单击“工具自动更正选项”命令，打开自动更正窗口，在“自动更正”选项卡中选中“键入时自动替换”选项，在“替换”框中输入用来作为替换时要输入的单词，如“换” ;在“替换为”框中输入要替换的特殊字符，如“”，单击“确定”按钮， 以后在 Word 中要想输入五角星这个特殊符号时，只需输入“换”字， Word 就会自动显示出“”号。 “公式编辑器”是 Word2002 中一个十分实用的组件，利用它可以很方便地插入各种数学公式，但它是一个可选组件，在默认安装状态下没有安装，要
28、想使用它，首先要安装。在安装对话框中选择 Office 工具中的“公式编辑器”在本机运行就可以进行安装了。 要利用“公式编辑器”数学公式插入特殊符号，可以执行以下步骤 :点击菜单“插入对象”，打开“对象”选择窗口，在“新建”列表框中选择“ Microsoft 公式 3.0”，然后点击“ 确定”按钮即打开公式编辑窗口。这时我们可以看到 Word 的菜单栏发生了改变，工具栏消失，只有一个公式编辑器的工具栏，这时的输入将显示在一个虚线框内，我们可以通过快捷键或用鼠标左键点击工具栏上的不同按钮就可以输入不同的符号和公式。输入完毕后，可以通过点击输入框外的任意地方退出“公式编辑器”窗口回到 Word 编
29、辑窗口，如果需要更改输入内容，则可以双击对象打开“公式编辑器”窗口修改。 如果你编辑了一篇长文档，共有 40 章，而且对所有的文章标题你都使用了“标题 1”样式。现在你想选中文档中所有的 40 章标题，如果我们想对文档 中采用相同格式的文本（例如“标题”）统一进行格式修改，可以采用下面的方法 1.单击“格式样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格 2.在文档中，单击想要修改的任一个标题。此时，“样式和格式”任务窗格中的”所选文字的格式”下将显示该格式的描述 3.在“样式和格式”任务窗格中，单击“全选”按钮，则可选中文档中所有与选定内容或插入点所在文本的格式相同的文本。选中所有标题后，你就可
30、以一次重新定义所有标题的格式，或者使用“复制”、“粘贴”命令提取文章的标题了。 在平时的工作中我们经常要与同事共同完成一个文档，这 时就需要把自己对文档的意见提出来供大家参考，以便大家协作完成文档，这时，你可以单击“插入批注”命令，在文档中出现一个批注条，你就在批注条中输入内容，提出自己的看法和意见，而且这些内容以清晰、易读的标记在原文档的左边显示，不会遮盖原文档或影响其布局。 先将插入点移到要选取的文本开始处，按下 Shift 键再在结束处单击，就可以快速选取超长文本。如果将插入点移到要选取的文本开始处，再同时按下 Alt 和 Shift 键，在结束选取的地方单击鼠标，就可以选择一个矩形区域
31、的大片文本。 大写的时间落款往往是经常用到的，尤其是进 入 21 世纪后，大写的零使用率很高，往往让用户大伤脑筋，有一些朋友是利用中文输入法中的软键盘来实现的，实际上 Word2002已经能彻底解决该问题，我们只要简单的单击“插入日期和时间”命令，从中选择“二二年十一月九日”就可以了，至于日期和时间你可以自行调整。 选中需要剪切的文本，按下“ Shift+Delete”组合键，可以将选中的文本剪切到剪贴板中，进而实现粘贴操作。 我们在编辑文档时，如果你在输入“一、使用方法”后，按下回车键，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“二、”字样，如果你不想使 用项目编号，这个自动添加的编
32、号就给你带来了很大的不便。其实你只要在按过回车键后，再顺手按一下“ Ctrl+Z”，即换了一行，同时又将自动添加的项目编号给去掉了。 如果你在文档中插入了多个文本框，想把这几个文本框链接起来，可以将鼠标移到第一个文本框边缘变成十字双箭头状时，右键单击选择“创建文本框链接”命令，此时鼠标变成茶杯状，将其移到第二个文框内单击左键，就可以在这两个文本框间建立起链接。重复该操作就可以将多个文本框链接起来。多个文本框建立了链接以后，当我们向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文 字会自动移至第二个文本框、第三个文本框 选中需要移动的文本，按住鼠标左键，将其拖到需要的位置后松开，即可快速完成
33、对所选文本的移动操作。 一般情况下，我们是这样使用格式刷 :选中需要复制的格式文字，单击格式刷按钮，然后将格式刷光标移动到所要格式化的文字位置，按鼠标左键拖曳所选范围，放开左键，实现了格式复制。要多次复制一种格式，则多次重复刚才的步骤。这样的操作非常麻烦，其实Word 给我们提供了一种批量复制格式的方法 :双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下 Esc 键即可关闭格式刷。 在 Word2002 中，要选择多处不相连的文本，例如，你可以在第一段中选中一个单词并在第五段中选中一个单词，但却不选中这两个单词之间的任何单词，操作方法如下 :首先选中第一处文本，然后按住 Ctr
34、l 键，再选中其它各处需要选择的文本即可。 如果在一篇文档中多次使用了相同的单词，我们想一次全部选中它，然后对它的格式进行调整，那么可以采用下面的操作方法 2.在“查找内容”框中输入要查找的单词或词组，然后选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，并从列表中选择要进行搜索的文档部分，在此我们选择“主文档 3.单击“查找全部”按 钮，程序就会自动选中所有相同的单词，然后单击“关闭”按钮，就可以对选中的文本格式进行修改了。 如果文字把它下方的图形、艺术字、剪贴画或图片等对象完全遮住这时直接用鼠标单击对象时很难选中它们。不过，可以单击“视图工具栏绘图”命令，打开“绘图工具栏”，然后单击工具栏最左
35、侧的“选择对象”按钮再在要选择的对象四周拖动鼠标，这样就可以方便地选择对象了。用这个方法还可以快速选取多个对象，以便编辑。 下面的几个方法，可以帮助我们快速选择文本，方法虽然不复杂，但却可以明显提高效率。 将鼠标移到文档的左边，鼠标变成空 心箭头状，此时单击鼠标可以选定一行文字 ;双击则选定整个段落 ;按住 Ctrl 单击鼠标，选定全文。 将鼠标放在一句话（句号与句号之间）文本中任一位置，按住 Ctrl 键后单击鼠标左键，则选中这一句话文本。 用鼠标将光标移至文本中任意位置，按住 Shift 键后，再用鼠标将光标移至下一个位置单击，则会选中两处光标之间的所有文本。 按下 F8 功能键（或者双击
36、状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激活状），此时可以实现以下操作 3.按 PageDown 或 PageUp 键，即可向下或向上选定文本 4.第二 次按 F8 键选定光标所在词，第三次按 F8 键选定光标所在句子（两个句号之间），第四次按 F8 键，选定光标所在段，第五次按 F8 键，选定整个文档。 打开多个文档窗口，用“窗口 +全部重排”命令将窗口重新排一下（即每个窗口都可见），在一个文档中选中需要移动的文本，按住鼠标左键将其直接拖到另一个文档中松开，即完成该文本的“剪切”（如果在拖放的同时按住 Ctrl 键，则完成文本的“复制”）。 在 Word 文档中，
37、有时可能需要选择某个英文单词的一部分，但是只要你一选定该单词的一部分， Word 便自动选定整个单词及其后的空格。这是怎么回 事呢 ?其实，这是 Word 提供给用户的一项智能本领。如果你不需要可将其关闭，方法如下 2.单击“编辑”选项卡，清除“选定时自动选定整个单词”复选框，若选中该复选框，则在你选定单词的一部分时， Word 将自动选定整个单词及其后的空格 在 Word 文档中添加各种水平分隔线是很方便的。例如，要想创建一个实心的黑线，只需在新段落的开头键入 3 个“ -”并按下回车键即可。键入 3 个“ _”将生成一个较粗的线。除此之外，你还可以用其它符号来生成各种线形，下面是详细的说明
38、，要创建以下的线形，只需输入以下符号并按下回车键即可。 注意 :以 上的符号是英文半角符号。如果该技巧不能生效，请执行以下操作 :从“工具”菜单中选择“自动更正”，单击“键入时自动套用格式”选项卡，选择“键入时自动应用”标题下的复选框。 对于文档中重复出现多次的文字，如果用手工的方法来删除它，既费时又费力。我们可以单击“编辑替换”命令，在“查找内容”框中输入要删除的文字，将“替换为”框设为空，按“替换”按钮可以逐个删除，如果按“全部替换”按钮则一次性删除所有的重复文字。 当我们需要反复修改一篇文章的时候，总希望每次打开文档时，光标能够自动定位到上次编辑的位置，这样就不用我们 再来回寻找了。你可
39、以试试下面的方法，打开文档，按“ Shift+F5”快捷键，输入光标就会迅速跳到上次结束编辑工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。 提示 :Word 可以记录键入或编辑文字的最后 3 个位置，在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。要进到前两次编辑的位置，继续按下“ Shift+F5”快捷键，直到所需的位置。 在输入中文时可能需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难，按如下步骤操作即可 :先选择需标注拼音的文字，然后单击“格式
40、中文版式拼音指南”命令，出现拼音指南对话框，系统已经自动为文字加上了拼音，拼音后面的数字是声调，你可以在“拼音文字”栏中进行修改，单击“组合”和“单字”按钮可以让文字组成词组或分成单个的字，最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。 你可以使用快捷键在 Word 文档中插入当前的日期或时间，以下就是具体的操作方法 注意 :在使用这些快捷键插入日期或时间时，你实际上插入了一个在 Word 文档打开或打印时自动更新的域。 段落标记是 按下 Enter 键结束一个段落后， Word 在文档中插入的一个非打印符号。在选中“视图”菜单中的“显示段落标记”命令时，段落标记在段落尾部显示为一个弯箭头，它包含了段落
41、格式信息。默认方式下，选中段落中的所有文本时， Word 将自动选择段落标记，并默认段落格式与文本一起复制。但有时可能你仅需要复制段落中的文本而不需要其格式，那么请关闭自动选择段落标记功能，步骤如下 2.清除“使用智能段落选择范围”复选框。该选项用来确定在选定整个段落文本时，是否自动选定段落标记。如果在剪切和粘贴段落时包含段落标记，则源文档中不会留下 一个空段落，并且所选内容自动包含段落格式 从 Excel向 Word 粘贴过数据的人都知道，如果你选中了含有数据的 Excel 单元格，复制到 Word 文档中以后，文档中显示的数据全部带有虚框。如果你只想粘贴单元格中的数据，可以使用如下方法 :
42、首先在 Excel 中复制选中的单元格，然后切换到 Word 中，单击“编辑选择性粘贴”，在打开的对话框中选中“无格式文本”，单击“确定”按钮，粘贴至 Word 文档的文本即按模板默认的字体、字号等显示，倾斜、虚框等从 Excel 带来的格式全部消失。如果你只想粘贴 Excel 表格中的文本，也可以 采用上述方法去除表格线。 对于 、￥之类的特殊符号，如何将它们标记为索引项呢？方法如下 :首先选定文档中的单个符号，然后单击“插入引用索引和目录”命令，在出现的对话框中单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，在“主索引项”框中，紧随此符号键入“ ;#”，最后单击“标记”按钮。编制索引时，
43、 Word 将符号放在索引的开始部分。如果所选索引格式包含用于字母组的标题，则符号将归为一组，置于数字标志 #标题之下，既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其它标题来替换它。 你是否厌倦了在文档中插入特殊字符的繁琐 操作？以下是一个快速而简便的方法。 3.按住 Alt 键，并使用小键盘输入字符编码（例如大括号的编码为 123），就可以插入相应的符号。 注意 :这种方法要求你要记住一些常用的符号编码，要想知道具体的字符编码，请单击“插入”菜单的“符号”命令，并在出现的对话框中查找编码。 我们知道在 Word2002 中可以用光标控制健移动图像、艺术字或者其它一些自选图形，但是它移动的距离是否让
44、你满意呢？是不是距离太大了？其实你可以通过对“绘图网格”的设置来确定它每次移动的距离。具体步骤如下 2.单击工具栏上的“绘图”按钮，选“绘图网 格”，打开对话框，将水平间距和垂直间距都变为 0.01 厘米（具体大小可根据需要自己调整），单击“确定”按钮。再移动对象时，它就听话了。 还有一种方法就是我们可以在移动“对象”的同时按住 Ctrl 键，也能达到微调的目的。 当你在编辑一篇长文档时，你会发现浏览其中的某个关键部分是一件非常麻烦的事，你需要不断地移动屏幕进行寻找，尽管如此，还是经常找不着。如果你在关键部分的开头设个书签那么一切就简单多了。操作方法如下 :选择“插入书签”命令，在弹出的“书签
45、”对话框中输入书签的名字，单击“添加”按钮关闭对话框，一个书签 就设置好了。使用时按以上步骤打开“书签”对话框，在书签名字上双击左键，即可快速定位到指定处。 6.在样式名右边的“目录级别”下键入 1 到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的级别 注意 :如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如“标题 1”。 4.若要标记其它条目，可选择文本，单击“条目”框，再单击“标记”。添加条目结束后，请单击“关闭 单击“工具选项”命令，在“编辑”标签中，选中“用 INS 键粘贴”选项，以后你复制或剪切了文本后，按下“ Insert”键，即可快速将文本插入相应位置。 在 Word 中当输 完
46、一些内容后，按下“ Alt+Enter”键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令，与此技巧相同的还有“ Ctrl+Y”快捷键，利用它们都可以达到快速重复输入相同内容的目的。 Word2002 也具有智能化功能，可以自动进行“记忆式输入”，当你在输入常用词组和常用句子时，用它可以帮上大忙。方法如下 1.单击“插入自动图文集自动图文集”命令，这时会弹出一个自动更正对话框 2.选择“自动图文集”选项卡下的“显示 记忆式输入建议”选项，单 击“确定”按钮 3.这样当你在进行文字处理，碰到常用的词组或常用的句子时，你只要选定它们
47、，按下“ Alt+F3”组合键，在弹出的窗口中按下“确定”，即可完成准备工作 4.今后，当你输入这些常用词组或常用句子时，只要输入前几个字符， Word 就会自动给出建议使用的完整词条项，你只要按回车或 F3 即可接受该建议，若不想采用则继续输入其它字符即可。 对于重复性的工作，请使用键盘上的 F4 键。当你按下该键时，最后一次操作将重复一次。例如，你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。 注意 :格式刷适合于添加复杂的格式，但如果你只需重复简单的操作，还是使用 F4 键吧。该技巧同样适用于以下程序 :Excel、 PowerPoint。 先单击要
48、选择文本的一角，再按下“ Ctrl+Shift+F8”组合键，然后按方向键、或进行选择，也可以单击或拖动鼠标进行选择，此时， Word 也是按列反白显示文本。按Esc 键或者在被选中的文本上单击鼠标左键，则取消选择。 你可以使用快捷键来访问格式工具栏上的字体或字号框，然后快速更改所选文字的字体或字号。 2.按下“ Ctrl+Shift+F”可访问字体框，按下 Ctrl+Shift+P 可访问字号框 注意 :这一技巧适用于 Excel、 FrontPage、 PowerPoint。 Word 文档字号的默认设置最大只能为 72 磅，最小只有 5 磅，那么如何输入比 72 磅还大或者比 5 磅更小
49、的字呢？操作的步骤是 :先选中要修饰的文本，然后点击“格式字体”命令，直接在“字号”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为 1 1638 之间。 在中文 Word 中，为突出显示汉字与英文之间的区别，汉字与英文字母和数字之间一般都存在一个空格大小的间隔，如果要删除，则进行如下操作 2.单击“格式”菜单中的 “段落”命令，在“段落”对话框中点击“中文版式”标签 3.在“字符间距”设置框下面，取消“自动调整中文与西文的间距”选项左边的钩即可。 在 Word 文档中，如果你试着打入“ :(”，看看是不是变成了哭丧脸符号 ;打入“ :)”，是不是变成了笑脸符号，另外，输入 :-)、 :-(、 :|、 :-|都可以呈现不同的表情符号，非常有意思（注意 :此功能必须在英语输入法状态下才有效）。这是为什么呢？其实这是 Word 利用自动更正功能进行替换。要启用或关闭此功能，可以单击“工具
