1、第 1 页 共 9 页 XX 置业 合同管理制度 第一章 总则 第一条 为贯彻实施 集团 对 房地产行业提出的制度化建设，以 构建 “六大系统”为核心，同时，为促进公司对外经济活动的开展，规范公司对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定及公司实际情况，特 于 2009 年底 制定本管理办法 ，并于 2012 年 11 月修正该管理办法。 第二条 本制度适用于 XX 房地产行业所有公司。 目前房地产行业对外名称有 ： 1、 “ XXXX 置业有限公司 ” （ XX 公司 国际广场项目 及东港公司 XX 广场 项目及清华苑项目 使用）” 2、 “ XX 红地置业有限公
2、 司（ XX 人民路九号项目使用）， 3、 “ XX 红福置业有限公司（ XX 锡东新城项目使用）， 4、 “ XXXX 置业有限公司镇江分公司（镇江公司 香江花城项目 使用）” 5、 “ XXXX 置业有限公司镇江江南府邸分公司”（镇江公司江南府邸项目使用）， 6、 “淮安 XX 置业有限公司（淮安公司使用）” ， 7、 “南京 XX 置业有限公司（南京公司使用） 。 8、“ XXXX 博士管理服务有限公司”（东港公司博士后科研工作站项目使用） 9、 “ XX 商业物业管理有限公司”（ XX 商业管理公司使用） 10、 “ XX 拖山岛旅游有限公司 ” （暂定，新名称在 注册中， XX 公司
3、太湖拖山岛项目使用） 第三条 凡以公司名义对外发生的经济活动，均应当签订经济合同。订立经济合同必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。 第 2 页 共 9 页 第四条 经济合同除即时清结者，一律采用书面格式，并必须采用统一的经济合同文本。有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。 第二章 合同的签订 第五条 公司所有合同签订前，必须经过客户论证和招标 (报价 )或价格批准 (本制度有特殊规定的除外 )，确保合同签订的对象具备实现合同目的的综合实力和信用等级，同时，在满足质量及技术要求的 前提下，获得最佳的合同价款和付款方式。 第六条 合同签订的原则： 1.
4、合法性原则： 合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。 2. 事前签订原则：各类 合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工 。 3. 招标原则：所有采购 、工程施工 项目必须严格执行公司招标管理制度，对于固定的合作伙伴也要贯彻同等质量下比价原则，严格控制成本 。 续标 项目，必须凭 续标申请表 （详见附件一） 报公司招标中心 审批 备案，并经总经理同意 。 10 万元以内 (固定资产除外 )的项目可由项目公司自行比价采购； 10 万 元以上的零星采购项目，项目公司申请比价采购的， 应将参加比价单位报送的比价材料（保持密封状态）送至总公司
5、招标中心统一组织开封，并填写项目比价表在招标中心备案，项目公司成本控制部留存项目比价表复印件 （ 比价审查表 见附件二 ） 。 相关操作流程详见公司制定的招标及比价采购流程。 4. 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等 ），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。 5. 廉洁自律原则： （ 1） 合作单位的选定及合同的签订、履行必须廉洁自律，并在合同签订第 3 页 共 9 页 时， 签订有
6、关廉洁自律的附件 ，包括 廉政管理及禁止商业贿赂协议书、合作承诺书（详见附件三） （ 2） 小额（低于 5000 元 的 ）或偶然性的、 零星 企划类合同 以及政府垄断部门的合同，各项目公司法务可仅 签订相关廉洁自律的条款 ，不再另行签订有关廉洁自律的附件。 （ 3） 其余的 材料采购类、工程施工类合同 、大型企划类合同 （超过 10万） 均要求签订有关廉洁自律的附件。 6. 合同标的额达到 5000 元以上的，必须签订书面合同。 7. 各类施工 及涉及安装的 合同，在签订合同时必须附上 XX置业安全管理协议 （附件四） 及 有关施工突发事件处理的承诺 书 （附件五） 。 第 七 条 公司各条
7、 线 协助 法务人员逐步制定并健全公司 各类 合同范本，目前已有合同范本将作为本制度附件 十 ， 建议各公司首选使用范本合同，同时在使用 时 结 合实际情况可做微调。任何部门任何人如发现合同范本存在违反法律法规、对我方不利、显失公平等情况的，可直接通知法务人员，在共同商议后进行修改。 第八条 合同上注明合同双 方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号 （ 有 固定电子信箱的，要写明有双方邮箱地址） 等信息。 对外订立的经济合同， 严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。 注： 各公司办公邮箱地址如下： 镇江公司： h
8、dzy_ XX 公司： hdzy_wx 淮安公司： hdzy_ha 东港公司： hdzy_dg 南京公司： hdzy_nj （ 密码由公司法务人员 统一设定 并管理使用 ，今后一旦有工作调整，由公司企管 招标 部或 各 分公司办公室监交变更密码。 ） 第九条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 第十 条 原则上在 法务人员 充分参与相关项目谈判或充分了解项目情况的前提下合同由 法务人员 起草，再由公司各部门根据其专业要求 、现场情况 及知识 经验 对合同进行调整或修改，最终确定合同；在各部门有能力起草第 4 页 共 9 页 相关合同的， 公司各经办部门起 草合同后将合同草案发送至各公司
9、 法务人员 进行审核，同时附合同主要要求及签订背景的情况说明 。 第十 一 条 有关 合同流转 ， 具体流程详见附件 六 国际公司房地产合同评审 流程， 并 注意以下方面： 1.有关合同审批表 的 使用 (1)未上明源 ERP 的项目，在流转过程中 附 纸质 合同流转 审查 表 （ 详见合同附件 七 ）。 (2)上明源的项目，则一律录入明源 ERP 系统进行流转审批。 系统产生的流转审批表即为盖章凭证。 但在录入明源 ERP 审批前， 各项目公司法务 应该 组织 各相关部门对拟定的合同进行 内部的 流转审查 （ 形式不限，对于一些较为重大的合同 也可使用纸质合同流转审查表进行项目公司的 内部流
10、转） 以提高明源 ERP 审批效率。 内部流转时使用的相关流转表， 项目公司法务人员应注意将其 与最终合同一起存档。 （ 3） 各部门根据自己部门的专业知识和技能及对合同的实际需求， 在 纸质 流转 表中 或明源系统内的合同审批表中 对合同条款进行相应修改或提出建议 ，并在合同流转表中签字确认。 2.有关合同审批表的归档： （ 1） 未上明源 ERP 的合同 ，纸质 合同流转 审查 表 汇总到各公司法务人员后 ， 随合同一起送至总经理办公室盖章 。 盖章后，合同经办人 首先 需将 盖章生效的 合同原件一份附合同流转审查表 原件 送至 总公司法务人员保管 ； 然后再将合同（原件或复印件）交至各项
11、目公司法务人员留存一份 ； 最后再进行合同的 对外传递。 各 项目 公司法务人员 可 保存 一份 合同流转 审查表 复印件 ，最 终 与 相应 留底的 合同一起整理归档。 （ 2） 上明源审批的合同， 待合同流转完毕，合同经办人或相关项目公司法务 需 将系统内 相应 的合同流转审批表打印 一份 并随合同一起送至总经理办公室盖章， 盖章后，合同经办人需将盖章生效的 合同原件一份附合同流转审查表送至总公司法务人员保管 ， 并将合同（原件或复印件）交至各项目公司法务第 5 页 共 9 页 人员留存一份，最后再进行合同 的 对外传递。各项目公司 注意应 另外打印一份合同流转审批表，最终与上述留底的合同
12、一起整理归档。 注： 若我方先盖章的，则先留存合同流转审批表，合同待传递对方 单位盖章后再留存至总公司法务人员及各自项目公司法务处）， 此为特殊情况，原则上请注意遵循本制度第八条。 第十 二 条 各 项目 公司法务人员起草合同时要对合同情况有所了解，应根据合同的 不同种类有所侧重， 不同种类的合同特点及审核要求 ，参见合同基本知识及签约注意事项（ 详见本制度附件 八 ） ；相关专业技术条款交其他部门完善。 第十 三 条 合同盖章应进行审批， 合同流转过程，同时也是各部门的审批过程，即 合同流转审查表 （上明源的为系统打印版，未上明源的即为纸质的合同流转审查表 附件 7） 可用作盖章申请，二者可
13、合二为一。XX 商业公司、镇江商业公司、镇江物业等公司可根据附件 7合同流转审查表制作相适用的合同流转审查表以供流转。 第十 四 条 公司总经理对合同的订立具有最终决定权。 第十 五 条 合同盖章生效后， 合同经办人须 按照本制度第 11 条的规定， 将合同连同 合同流转审批表 交 总公司法务人员 及 各公司 法务人员 进行归档 ，合同归档规则，详见本制度第五章 合同的归档。 第三章 合同的履行 第十 六 条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。 第十 七 条 合同生效后，对于标的额较大，履行周期较长的合同法务人员应当 填写 合 同摘要表 （附件 九 ） 并发至相关部门，提醒
14、相关部门合同履行期限及合同义务，避免我方违约。 第十 八 条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向项目公司总经理汇报并通知公司法务人员 ，并 视情况通知公司法律顾问。 必要时，须及时向总公司总经理汇报。 第 6 页 共 9 页 第十 九 条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款： 1. 应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的； 2. 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。 3. 有违约行为其他相关部门已经通知不予支付的。 第 二十 条 签订三方合同并约定收 到总包单位付款通知方能付款的，财务部门 要收 到总包单位付款通知后方可付
15、款。 第 二十 一 条 付款流程及审批权限参照公司其他规章制度。 第四章 合同的变更和解除 第二十 二 条 在经济合同履行过程中碰到困难的，各企业首先应尽一切努力克服困难尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时 ，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商，并取得一致后方可变更解除合同。 第 二十 三 条 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等）， 口头形式一律无效。 第二十 四 条 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。 第二十 五 条 因变更、解除
16、合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确 约 。 第 二十 六 条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合 同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。 第五章 合同的归档 第二十 七 条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。 第二十 八 条 各有关人员应定 期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，第 7 页 共 9 页 由各 项目 公司法务人员确认后 存档， 如有专职的档案管理人员，则交由档案管理人员存档。 不
17、得随意处置、销毁、遗失。 第二十九条 合同归档人员及职责 1、 合同归档实行公司制定的三级文控制度，一级文控人员为总公司法务人员，二级文控人员为各项目公司法务人员，三级文控人员为各项目各部门的合同经办人或专职 资料 员。 2、 职责划分 （ 1）总公司法务：保管公司所有签订的合同，包括所有项目公司、各个商业公司的合同 及总公司日常经营中签订的合同。并分公司分项目分部门进行编号、编制电子目录、整理归档，进行年度装订，最终存入公司档案室。 （ 2）项目公司法务：保管所在项目公司的所有合同，并分项目分部门进行编号，编制电子目录、整理归档，进行年度装订，最终存入各自项目公司档案室。 （ 3）各部门合同
18、经办人：负责合同的发起与流转，以及合同的传递，合同的留底。 视情况将所在部门涉及的一些合同的复印件进行整理归档 （原则上不存留合同，如需要则统一向所在公司法务人员借阅） 。 各项目公司也可设立专职资料员负责此三级文控工作。 第 三 十 条 合同 编号规则： 1. 上明源的项目：项目名称 -部门 -流水号（即以明源系统内的合同编号为准）例如：人民路九号 -成本控制部 -0050 2. 未上明源的项目： 年度 -项目名称 -流水号， 例如： 2012-镇江香江花城 -001， 由于目前在建项目及今后的项目均会上明源 系统 ，故一些未上明源的项目后续合同，可以不分部门编号存档，直接以项目为类别，存档
19、在同一目录中。 3、 XX 商业、镇江商业等公司 ： 年度 -公司名称 -流水号 ，例如： 2012-XX商业 -001 第三十 一 条 存档规则 第 8 页 共 9 页 1、 在平时的合同管理中，各 项目 公司法务人员需按合同 编号制作电子版合同存档目录，其中，上明源的项目， 目录一律从明源 ERP 系统中的合同登记中导出，导出后进行删减 制作。未上明源的项目则通过手动输入电脑制作目录。 2、 合同的存档序列号，即在合同右上角标注流水序列号，以便查找。 3、 合同编号及目录整理完毕 ，合同存档序列号标注完毕 后， 各 公司法务在每年 年中或 年末，必须 附上目录 对当年存档整理的合同进行装订
20、。 有关装订，分以下情况进行区别对待： （ 1）营销企划部、办公类的合同 等借阅率不高的部门合同 必须装订 (2) 其他工程设计部、成本控制部等合同，鉴于项目公司借阅率较高，则可以不 装订，只是按 上述归档规则 进行分类存档到档案盒内。待整个项目结束后再统一装订。但合同存放的档案室必须由专人保管，借阅合同、存取合同必须由法务人员 或合同档案管理员 操作并登记，不可让借阅人或其他人员随意进入档案室翻找合同，以防资料丢失。 （ 3）法务人员或 合同档案管理员，对于合同借阅必须做好登记工作，填写 合同借阅登记表（详见附件十一） ，做好合同档案的收发保存跟踪工作。 4、 档案盒编号规则 装订成册后的合
21、同必须装入档案盒内，存至指定档案室内，并对 档案盒进行编号以便查询，编号规则为： 年度 -项目名称 -部 门名称：例如 2011 年度人民路九号 -成本控制部合同 ； XX 商业、镇江商业、景观公司 等，编号规则为：年度 -公司名称， 例如 2011 年度 XX 商业合同。 并将 编 号 制作为纸质标签，贴到档案盒侧边的“档案名称”上，以便查阅。 纸质 标签格式可参见 附件十 二 合同档案盒 侧边 标签式样。 第 三十一 条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。 第 三十 二 条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国
22、家机关追第 9 页 共 9 页 究其法律责任。 第三十 三 条 本制度适用于江苏 XX 国 际发展有限公司下辖所有房地产 及其他从属 公司。 第三十 四 条 本制度自 2013 年 1 月 1 日起 实施。 第三十五条 本制度附件明细： 1、 附件一： 续标申请表 2、 附件二： 比价审查审批表 3、 附件三 有关廉洁自律的附件 4、 附件四： XX 置业施工安全管理协议 5、附件五： 有关施工突发事件处理的承诺 书 6、附件六： 房地产合同评审流程 7、附件七： 合同流转审查表 8、 附件 八 ： 合同基本知识及签约注意事项 9、 附件 九 ： 合同摘要表 10、 附件 十 ： 现有合同范本 ，其中包含总包、智能化施工、监理 、设计类版本合同等 11、附件十一： 合同借阅登记表 12、附件十 二 ： 合同档案盒侧边标签式样
