1、 第 1 页 共 7 页 材料设备采购管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 第 2 页 共 7 页 一、 流程目的 规范 工程材料设备采购 行为，提高 采购 效率及效益 ， 防范风险 。 二、 适用范围 适用于 公司进行 项目 工程材料设备的采购 工作 。 三、 定义 3.1 采购 计划 ： 指采购项目实施前制订的各个采购 环节的时间安排 ，根据控制角度及力度的不同分为：材料设备总体采购计划、年度采购计划、季度采购 计划、 单项采购 计划 。 3.2 谈判 方案 ： 指 在商务谈判 实施前 制 定的指导谈判实施的方案，内容通常包括 ：谈判目标、谈判内容、谈判程序、谈判策略、各种可能出现
2、的情况分析及备选方案等 。 四、 职责 4.1 供应部 4.1.1 负责 材料设备 采购 组织工作； 4.1.2 负责材料设备合同的起草、报审 、签订 ， 组织合同交底 。 4.2 核算部 4.2.1 参与商务谈判 ； 4.2.2 负责 价格对比分析 。 4.3 成本监控中心 4.3.1 参与金额 100 万的商务谈判。 4.4 工程 部、 总工室（ 设计 管理 部 ） 4.4.1 负责各自 范围 内 的 技术要求 。 4.5 法律事务部 （法务人员） 4.5.1 负责对 合同 等进行法务审核。 4.6 监察中 心（组） 4.6.1 根据 集团要求 对 相关 采购 事项 进行 独立 的 监察
3、工作。 4.7 申请 部门 4.7.1 指申请招标项目的各地区公司工程部等 ； 4.7.2 提交采购 申请表，并提供 所需的资料、样板、范围图纸、推荐 入围 单位等 。 第 3 页 共 7 页 五、 流程图 材 料 设 备 采 购 管 理 流 程供 应 部 审 核 / 审 批 者相 关 部 门核 算 部工 程 部合同签订阶段采购计划阶段采购准备阶段竞争性谈判实施编 制 材 料 设 备 采购 总 体 计 划 审 核 / 审 批工 程 进 度 计 划材 料 设 备 进 场 计 划目 标 成 本项 目 总 控 计 划编 制 年 度 / 季 度 采购 计 划审 核 / 审 批 编 写 材 料 采 购
4、预算 总 表 审 核 审 核 / 审 批 组 织 踏 勘 、 答 疑现 场 接 待 、 解 答 工程 相 关 问 题解 答 经 济 标 相 关 问题收 取 投 标 保 证 金 /保 证 函解 答 设 计 相 关 问 题组 织 谈 判 、 编 制 合同 条 件 约 谈 记 录 整 理 、 编 制 合 同 文 件审 核 / 审 批 组 织 签 订 合 同 文 件合 同 归 档提 交 材 料 采 购 申请 表 审 核产 品 标 准 及 选 型定 板 作 业 指 引（ 定 板 ）供 应 商 入 围 及 评估 管 理 作 业 指 引( 确 定 入 围 单 位 )编 制 谈 判 方 案 （ 含 谈 判 策
5、 略 ）接 收 报 价 清 单参 与 商 务 谈 判接 收 最 后 报 价编 制 采 购 报 价 单 （ 含 合 同 条 件 约 谈记 录 、 价 格 对 比 分析 、 技 术 分 析 ）审 核 审 核 / 审 批 工 程 招 标 管 理流 程竞 争 性 谈 判招 标材 料 目 录按 责 权 手 册 权 限按 责 权 手 册 权 限按 责 权 手 册 权 限按 责 权 手 册 权 限按 责 权 手 册 权 限广州供应部材料设备采购流程表（样例） 第 4 页 共 7 页 编 制 工 程 进 度 计 划 工 程 部 工 程 部 总 经 理 审 批编 制 材 料 设 备 进 场 计 划编 制 材 料
6、 目 录编 制 目 标 成 本项 目 总 控 计 划编 制 采 购 总 体 计 划年 度 / 季 度 采 购 计 划编 写 材 料 采 购 预 算 表提 交 材 料 采 购 申 请 表 产 品 标 准 及 选 型 定 板 作 业 指引 （ 定 板 ）供 应 商 入 围 及 评 估 管 理 作 业指 引 （ 确 定 入 围 单 位 ）编 制 招 标 文 件 （ 含 清 单 ） 、 谈 判 方 案 （ 含 谈 判 策 略 ）组 织 踏 勘 、 答 疑组 织 谈 判 、 编 制 合 同 条 件约 谈 记 录 ， 约 定 最 后 报 价整 理 、 编 制 合 同 文 件 ， 组 织签 订 合 同 ，
7、合 同 归 档工 程 部 工 程 部 总 经 理 审 批核 算 部 核 算 部 总 经 理 审 批相 关 部 门 相 关 部 门 总 经 理 审 批供 应 部 供 应 部 采 购 总 监 审 批工 程 部 工 程 部 总 经 理 审 批供 应 部 供 应 部 采 购 总 监 审 批工 程 部 地 区 公 司 总 经 理 审 批工 程 部 工 程 部 总 经 理 审 批按 公 司 定 板 流 程供 应 部 、 相 关 部 门供 应 部 总 监 审 批 、 相 关 部 门 总 经 理审 批供 应 部 供 应 部 采 购 总 监 审 批工 程 部 、 供 应 部 、 核 算 部 、 设 计 管理 部
8、供 应 部 、 相 关 部 门各 部 门 经 办 人 会 签 ， 各 部 门 总 经 理会 审供 应 部第 5 页 共 7 页 六、 关键活动描述 6.1 采购 计划阶段 6.1.1 供应部根据项目总控计划、工程进度计划 、 材料设 备进场计划 、 甲供材 目录 （施工图完成 1 周内） 及目标成本等资料，编制 项目材料设备总体采购 计划， 报地区公司总经理审批 。 6.1.2 供应部于每年 12 月编制年度 采购 计划， 年度采购计划根据已审批通过的项目总体采购计划汇总生成。 6.1.3 供应部于每季度最后一个月编制季度 采购 计划。 6.2 采购 准备阶段 6.2.1 材料采购预算总表 1
9、) 需求部门提交材料采购预算总表，并按责权手册报审。 6.2.2 采购申请单 1) 需求部门提交 采购 申请单 （附经审批的材料采购预算总表） ， 内容及要求如下 ： 申请单须提供所需 产品的型号、规格、数量、用途 、 到货时间 和收货人 ， 同时 必 须提供图纸或样品等技术资料 ，不能指定品牌 。 各楼盘配送的油烟机、煤气炉、消毒碗柜等物品的用料申请须提供 相关部门联合签发的 相应楼盘的装修标准表。 各楼盘售楼部、大堂、样板房内的家私、饰品等物品购置须提供 经集团领导 批准 的预算。 6.2.3 材料物品 的最终选型定板 1) 供应部接到设计管理部 /总工室的材料 物 品选 型定板单（设计样
10、）后，根据 采购情况 ，形成材料物品 选型定板单（采购样），按责权手册 报审，完成最终的材料定板工作。具体操作要求及程序见产品标准及选型定板作业指引。 6.2.4 入围单位 1) 采用竞争性谈判（议标）方式时，参与谈判的入围 单位 应不少于 三 家， 具体操作要求及程序见供应商入围及评估管理作业指引 。 6.3 采购实施阶段 6.3.1 如大型材料设备采购 （金额 10 万） ，应采用招标方式，具体操作要求及程序见 工程招标管理流程。 第 6 页 共 7 页 6.3.2 如采用竞争性谈判方式，供应部 在谈判前应确定谈判方案。谈判方案内容应包括但不限于：谈判目标、谈判内容、谈判程序、谈判策略、各
11、种可能出现的情况分析及备选方案等。 6.3.3 供应部 要求供应商编制报价清单。 6.3.4 谈判过程中的踏勘、答疑，具体操作要求及程序参照 工程招标管理流程 中 踏勘、答疑的相 关规定。 6.3.5 供 应部 应组织谈判小组与供应商充分沟通，使其准确了解公司采购需求、技术要求、质量标准、验收标准、报价要求等，以保证谈判的成效，并且应在谈判过程中逐步明确对产品 /服务的 具体要求 、 价格构成和评定成交的标准 ，填写合同条件约谈记录表。 6.3.6 供应部 将 最后报价 时间通知 所有参加谈判 且符合技术要求 的 供应商，要求供应商 在规定时间内进行最后报价 。 6.3.7 供应部 根据最后报
12、价及谈判结果编制价格对比分析及 采购报价单，并按责权手册报审。 核算部提供谈判所需标底价，供应部组织谈判工作，通知核算部 及 相关部门参与谈判，如不参加 ，需预先给出合理性 建议或意见，以供谈判过程采纳或参考。 6.3.8 商务约谈完成后 监察中心（组） 可对有疑义事项进行再次市场询价并要求相关部门进行解释或修正。 6.3.9 审批 后， 供应 部 将 决策 结果通知参加 谈判 的供应商。 6.4 合约签订阶段 6.4.1 供应部 组织各职能部门相关人员与中标的单位详细商谈合同内容，最终由 供应部 形成合同文本，按责权手册办理 审核审批手续 。 6.4.2 在发放中标通知书后的三十日内，合同专
13、员负责完成与中标单位的合同签订、整理归档工作 ，具体操作要求及程序见合同管理作业指引 。 6.4.3 合同外工程，应按设计变更 管理作业指引 、 工作指令 管理作业指引 办理 工作指令 ，如设计变更 估算 金额 50 万 或 工作指令 5 万（不含设计变更） ， 需在完成审批后重新签订合同，具体审核审批权限见责权手册。 6.5 采购 内部控制 6.5.1 监察中心（组） 作为集团既定内部控制制度实际执行情况的监控部门，其职能是监督整个 采购 过程是否符合规范、是否按程序办事。集团 监察中心（组） 有权全过程参与并监督 采购 工作 ，但不参与决策决议。 6.5.2 监察中心（组） 有权随时对各类 采购 工作的执行情况进行阶段性或全面地工作抽查，包括但不限于 采购 手续的齐全、操作流程的准确、 采购 资料的完整以及整个 采购 过程的公平、公正第 7 页 共 7 页 性。 6.5.3 监察中 心（组） 每年组织不定期的采购 专项 审计。 七、 支持性文件 7.1 流程及作业指引 7.1.1 工程招标管理流程 7.1.2 供应商入围及评估管理作业指引 7.1.3 合同管理作业指引 7.1.4 设计 变更管理作业指引 7.1.5 工作指令 管理作业指引 7.2 参考表单及模板 7.2.1 材料采购预算总表 7.2.2 采购申请单 7.2.3 合同条件约谈记录表 7.2.4 采购报价单
