1、 1 江苏 XX国际发展有限公司文件 文件编号： 文件名称： 房地产 合同 管理流程 实施日期： 编制部门：企管 招标 部 执行部门： 房地产 各三级企业 分 发 号： 拟订： 审核： 批准： 2 1、目的 为加强 XX 置业各项目的合同管理，规范工作流程，维护公司权益，特制定本流程。 2、适用范围 适用于国际公司房地产行业内所有合同的订立、履行、变更、归档的合法有效管理。 合同范围：指 需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如：土建、安装、 装饰、景观 、智能化、材料设备采购等）的合同 ；勘探、监理、造价咨询、设计 、广告宣传 等委托类合同参照本流程执行；土地类合同则另按有关管理办法执行。
2、3、流程负责单位 企管招标部负责本流程的制定、修改、解释、指导、监督检查。 各房地产公司负责签订履行合同的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本流程。 4、定义 合规性 ，指 全面 符合相关法律法 规 、 行业规定，使得 公司的权益能够依法受到保护。 5、关键控制点 E1 节点： 起草合同 D2 节点： 总公司条线部门审核 B4 节点： 企管招标部审核 A5 节点： 总经理审批 B7 节点：归档 E9 节点：合同履行 6、管理指标 7、流程图 3 房 地 产 合 同 管 理 流 程2企 管 招 标 部B项 目 公 司 总 经 理C总 公 司 条 线 部 门 D项 目 公 司E总 公 司
3、总 经 理A开 始01345起 草 合 同审 核审 批审 核审 批归 档6789盖 章传 递 合 同合 同 交 底合 同 履 行1 0检 查结 束通 过不 通 过通 过通 过通 过不 通 过不 通 过不 通 过4 8、节点说明 E1 节点： 起草合同、附件及清单 公司法 务 条线就房地产业务逐步建立统一的合同标准版本，各 项目 公司应予以采用。如公司尚未制定 合 同标准文本的，可以沿用以往的合同，但 各 项目 公司法务人员 、经办人员应联系成本控制部门、工程设计部等相关部门 根据实际需求及实际情况，在充分参与及充分了解拟签合同的项目的基础上 修改制定 合 同文本。合同 框架 确定 后 项目 公
4、司各部门 根据各自部门 要求及专业知识对合 同进行评审，必 要时由法务人员及合同相关部门 人员 一起对合同条款逐条评审，务必使执行合同人员理解并熟悉合同内容。 法务人员根据各部门评审意见形成合同文件， 以上所作的评审信息统一在 合同流转 审批 表上体现 ，并由相应人员的签字确认 。 在上述内部评审过程结束并与拟签订合同的合作单位确定合同条款后，如果该合同在明源 ERP 管理范围内，则相关合同经办人将确定的合同及附件、清单上传至明源 ERP 系统，发起明源 ERP 合同流转审批。 不在明源系统审批范围内的，则以纸质 合同流转审批表 进行流转 审批。 具体相关细节管理详 见 XX 置业合同管理制度
5、。 所有采购、工程施工项目必须严格执行公司招标管理制度（一些政府垄断工程除外），对于长期 合作伙伴也要贯彻同等质量下比价原则，严格控制成本 ， 三 级公司填写 续标 申请表报公司招标中心 审批 备案 ，签订合同 并 发起流转审批时，须将续标申请表作为审批附件 一同上传明源系统，不上明源的续标申请表可直接作为合同流转审批表使用 ； 对于 超过十万的 比价项目，三级公司 应将 参加 比价单位报送 的 比价材料 （保持密封状态） 送至总公司 招标中心 统一组织开封 ， 并 填写项目比价表 在 招标中心备案 ，项目公司成本控制部留存 项目比价表复印件 。 具体详见公司制定的比价采购流程。 发生业务必须
6、正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在 5000元 以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项，可另行办理。 原则上合同签订由对方先盖章。 合同应在经济事项发生前签署，禁止未签署合同先行操作。 5 D2 节点： 总公司条线部门 审核 所有项目公司签订的合同，均需分条线类别，选择通过 品牌与战略发展 部、设计研发中心（设计总监）、副总工程师审核。 审核方式：明源 ERP 线上审批的合同，则在明源上进行操作审 核 ；线 外审批的合同则通过纸质方式 （合同流转表） 审 核 。 一、 战略发展部 审核 国际公司 有关品牌营销、 企划类 、客服类 合同均需品牌与
7、 战略发展 部审核及备案。相关流程根据品牌与 战略发展 部要求。 二、设计研发中心（设计总监）审核 各项目公司签订的 所有设计合同均 需经过设计总监审核。 三、副总工程师 （工程总监） 审核 各项目公司签订的 土建总包合同 、 机电总包合同 、 合同金额达 1000 万以上的 工程类 合同 ，需要经过副总工程师（工程总监）审核。 四、 总公司 物 业 部审核 各项目公司签订的有关物业管理 合同，须经总公司物业部负责人 审核备案。 C3节点： 项目公司总经理审批 项目公司签订的所有合同均需项目公司总经理审批。 审核方式：明源 ERP 线上审批的合同，在在明源上进行操作审批，线外审 批的合同则通过
8、纸质方式 （合同流转表） 审批。 B4节点： 企管招标部 审核 一、 招标中心审核 经过招标流程、议价比价流程的合同需先经过企管 招标 部招标中心审 核 。 审核 方式：明源 ERP 线上审批的合同， 在明源上进行操作审 核 ，线外审批的合同则通过纸质方式 （合同流转表） 审 核 。 二、 法律 办 审核 企管招标部 法律 办 对 项目公司签订的所有送审 合同 进行审 核 。 审核方式：明源 ERP 线上审批的合同，在在明源上进行操作审核 ，线外 6 审批的合同则通过纸质方式（合同流转表） 审核 。 审核 内容 ： （ 1） 有无实体负责人签字； （ 2） 是否符合法律法规、 行业规定、 公司
9、规章制度的规定； （ 3） 合同条款是否约定明确、合理； （ 4） 有无 相关 审批表 ； （ 5） 相关 附件是否齐全 ； （ 6） 管辖地法院是否在我方。 对不符合 上述事项的合同 退回 至相应的送审实体予以 补充 ； 对符合 上述事项 且不需要 总经理 审批 的则审核通过 ； 对符合 上述事项 且 需 要总经理 审批 的交由 总经理 审批 ，如需要向总经理汇报合同内容及相关情况的，由送审部门 相关人员 向总经理直接汇报。 A5 节点： 总公司总经理 审批 对于以下 情形的合同，由 总 公司总经理审批： 非招标项目总金额在 10 万元以上的； 经过招标但总金额在 100 万元以上的。 E6
10、节点：盖章 项目公司合同经办人， 对 审批 通过 的合同，制作出来后， 一般原则上先由对方单位盖章后，附上相关审批表（其中经过明源审批的 ， 附 打印的明源系统内的 合同审批表，未经明源系统审批的附 纸质 合同流转审批表） 送至总经理 办公室 盖章 ，并留存一份 原件 留总公司 法律商标科 保存备案。 具体相关细节管理详见 XX 置业合同管理制度。 B7 节点： 合同 归档 合同签订后除企管 招标 部合同备案以外，各 项目 公司法务也 应及时备案归档，合同归档应遵循及时整理、分类 、归档、保管，以便复查 ； 合同 归档应保留原件；一项业务有主合同、有相关补充协议、备忘录、会7 议记要等的，应尽
11、量整体保管归档，以便查找。 （ 3） 关于合同的保管期限：永久。 （ 4）有关归档的制度规则详见 XX 置业合同管理制度 E6 节点： 传递 合同 各项目公司 的合同经办人把 已 盖章 的合同 分别交至自己所在实体的 法务部门 、 履行合同的相关部门 及对方单位 。 E8节点：合同交底 对于标的额较大、合同履行周期比较长及涉及部门比较广泛的合同， 项目公司法务 可以对合同内容进行交底，向所有与合同履行相关人员说明合同履行中应注意的问题，我方的义务等， 避免我方违约。 同时，发现对方违约的，应及时上报采取措施。 E9节点： 合同 履行 合同签订后即具有法律效力，应全面、及时履行， 有关部门在合同
12、履行中遇履约困难或违约等情况应及时向项目公司总经理汇报并通知公司法务人员并视情况通知公司法律顾问。 合同 签订后需要变更或解除合同的，一律采用书面形式，变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。 9、相关文件与表格 附件一： 合同流转 审批 表 附件二： 续标 申请表 附件三： 项目比价表 8 10、风险控制点 （ 1） E1 节点： 起草合同、附件及清单 重要风险 ：忽视被调查对象的主体资格审查，选择不恰当的合同形式，合同内容和条款不完整、表述不严谨、不准确，或存在重
13、大疏漏和 欺诈，导致企业合法利益受损。 关键控制： 合同经办部门在合同签订前充分调查、收集合作者资料，确保合作者符合合作要求。企业对外发生经济行为都订立书面合同，禁止未签署合同先行操作。合同文本由经办部门起草，保证合同内容和条款的完整准确。合同大多选用合同示范文本，拟定合同后由法务人员审核合同主体、内容和形式的合法性。合同在盖章生效前需经过 项目公司总经理、 总公司条线部门、企管招标部审批，权限外的还需公司总经理审批。通过层层审批能够有效地降低合同中的疏漏和错误。 关键控制岗位： 经办部门 、 各项目公司法务、 招标中心 控制方法 ： 手工控制 控制频率 业务发生时 实施证据 合同流转审批表
14、制度索引 XX 置业 合同管理制度 （ 2） E9节点：合同履行 重要风险 ：合同在履行过程中缺乏必要的监督，导致合同偏离目标 关键控制： 经办人员跟踪合同的履行情况，如果发现合同偏离目标或不能正常履行，及时上报，合同双方的协商解决。合同变更审批流程参照合同订立控制流程，从严办理合同变更能够有效防范了合同随意变更给公司带来的损失。 关键控制岗位： 经办部门 控制方法： 手工控制 控制频率 ： 业务发生时 实施证据 ： 合同变更 达成的 补充协议、备忘等 制度索引 ： XX 置业 合同管理制度 （ 3） B7节点：合同归档 重要风险 ：合同档案不全，发生合同泄密、合同滥用等，损害公司的利益 合同管理员 合同管理员对合同进行统一保管。合同管理员详细登记合同借出与归还等信息。 严禁公司合同对外借出。 关键控制岗位 ： 合同管理人员及相关文控人员、经办人员 9 控制方法 ： 手工控制 控制频率 ： 业务发生时 实施证据 ： 合同 借阅 登记表 制度索引 ： XX 置业 合同管理制度
