1、沟通管理 摘要： 2013 年 5 月份，我有幸参与了国内某大型物流公司的财务管理信息系统项目的建设，担任项目经理。该项目涉及财务会计，预算管理，资金管理，与核心业务系统的集成。为实现建立集团规范的财务核算体系和内控体系，加强资金集中管理和监控，保证资产实物与价值的统一，建立多样化的全面预算管控模式和动态资金管理模式等。项目于 2014 年 2 月通过验收，总投资 200 万，实施后获得客户好评。 本文结合作者实践，以该项目为例，讨论了项目的沟通管理，包括沟通计划的编制，信息分发，绩效报告，项目干系人管理四个部分，分析了沟通范围管理对于一个项目的重要程度，阐述了如何运用项目的 沟通 管理 协调
2、好项目的有关干系人，使项目顺利圆满的完成 。最后总结分享项目管理的成功经验，以及项目存在的一些不足之处。 正文： 2013 年 5 月份，国内某大型物流公司为了建立集团规范的财务核算体系和内控体系，加强资金集中管理和监控，保证资产实物与价值的统一，建立多样化的全面预算管控模式和动态资金管理模式等，解决对多个银行的资金信息的实 时汇总与掌握，资金收付与业务脱节，预算与计划为能集成等问题。该公司就新型财务管理信息系统进行公开招标，我司有幸中标，由我担任项目的项目经理。该项目涉及 60 多个法人公司， 300 多个法人主体。项目 在结构上分业务操作层、业务管理层和决策支持层三个层次，融合先进的管理思
3、想进行 整合设计。技术上基于 B/S 结构，采用网络计算 ， 技术和分布式处理模式，支持大型 RDBMS， 面向 Internet/Intranet，提供二次开发平台，数据交换平台，支持 XML 技术。项目 充分考虑了各业务系统之间的数据衔接，从业务系统到财务 (FM)、人力资源 (HR)、 办公自动化 (OA)、企业门户、电子商务实现系统的无缝集成应用，形成企业高效协同商务平台 。项目的组织方式为项目型，配备 1 名项目经理， 2 名系统分析员， 1 名构架师， 1 名质量保证员， 15 名程序员，2 名测试员， 1 名配置管理员， 2 名商务与外协支持人员，并且在关键人员配置上，采用了AB
4、 角色，保证资源利用。项目工期 7 个月，总投资 200 万，于 2014 年 2 月成功通过验收，获得客户好评。 由于本项目涉及的子系统较多，关系人 也 较多，需求复杂，因此 项目的沟通管理显得尤为重要。根据以往的项目经验，很多时 候各种原因导致的变更返工，基本上都是因为与项目干系人的沟通不够，干系人对项目的进度与情况不够了解，才会导致后期问题的累积。因此，在项目执行过程中，我格外注意了项目的沟通管理，针对本项目， 制定了一系列的计划来管理项目的沟通过程，下面从管理中的各个步骤分别进行论述。 一， 编制沟通管理计划 沟通管理计划包括确定了项目干系人的信息和沟通需求 :哪些人是项目干系人，他们
5、对于该项目的收益水平和影响程度，谁需要什么样的信息，何时需要，以及怎样分发给他们，在编制沟通管理计划前，首先要确定项目的相关干系人，识别出干系人的各种需求， 了解每个项目干系人的基本情况，对项目的期望以及想要得到的信息。因此， 首先我组织了各分项目经理，全体项目团队成员对项目干系人进行识别，确定每个干系人的基本情况，用 EXCEL表格记录他们的联系方式，再分别对他们进行分类，把他们分成四类成员。第一类是我方公司的高层领导，他们通常在意的是项目的整体情况，进展情况等，因此跟他们的沟通主要以里程碑评审会和月度正式的项目报告为主，第二类是 物流公司 的项目负责人，他们主要关注的是项目产品的质量，成本
6、，进度等各方面的情况，因此跟他们的沟通还增加了项目周报。第三类是各子项目的经理 ， QA 及各种管理人员，他们主要关注的是项目更细的具体情况，以便对项目进行管理，因此，跟他们的沟通采用的是周例会，专题会议，专题报告等形式。第四类是项目的一般团队成员，因为他们主要需要了解各自的工作任务和相关信息，因此跟他们的沟通主要是各项目经理对 各信息的下发，沟通方式主要是口头，网络等渠道。建立好各项目干系人清党，识别到他们的需求，确定了沟通方式，沟通内容，便建立好项目的沟通管理计划，并经所有干系人评审，同意后发布执行。 二， 信息发布 制定好项目的沟通管理计划后，接下来就要进行信息的分发，向干系人及时地提供
7、所需要的信息。 按照沟通管理计划，通过制定好的沟通方式，实时地向所有项目干系人提供项目执行过程中的各种信息。在信息沟通过程中，我深知人是一种感性动物，每个人都有自己喜欢的沟通方式，因此在沟通过程中，我尽量投其所好，用对方愿意接受的方式进行沟通，使之能够欣然得接受我分发的信息。并且我还注意正式沟通与非正式沟通的结合，在分发信息过程中除了正式的文档等渠道进行沟通，我还在私下与项目干系人进行交流，提供更详尽的信息，解除他们的疑问。 在项目执行过程中，我还意识到信息真实及时的重要性，当我意识到项目的资源或进度可能会有所拖 延时，及时的与项目干系人进行报告，并且对项目重新进行审核，找出原因，集思广益，使
8、项目能够重新按照计划进行下去。 三， 绩效报告 绩效报告主要是向项目干系人提供有关范围，进度计划，成本和质量等信息，绩效报告可以分为进展报告，状态报告及预测 。绩效报告时找出实际工作与计划的偏差的依据，因此我要求每个子项目每周都得提交一份周报告，进行工作汇总与总结。通过这些工作汇总，我再根据挣值管理进行偏差的分析，制作成状态，进展报告，使项目干系人能定时收到项目的状态进展信息。 另外在每周的周例会上，我们还会对收集的工作汇总报告进行讨论 分析，使各个子项目的成员都对自己的工作负责，正视项目的进展，找出项目中隐藏的问题，依据开设会议的原则，例如， 事先制定例会制度，明确会议职责，预先制定会议章程
9、等，尽量避免会议成员的冲突，使会议高效顺利的进行。 四， 项目干系人管理 项目干系人的管理是指满足项目干系人的需求并解决项目干系人间的问题。由于项目干系人间各自的需求不同，有时甚至会互相矛盾， 譬如我方公司管理层更多的是关注项目的进度，而物流公司方面关心的更多的是产品的质量及是否满足他们各种功能的需求， 因此做好项目干系人管理也是管理的重点。对于公司的高层，要及时的对他们所提出的意见进行记录，改进及反馈，以获得他们的支持。而对于物流公司方面则要更多的与他们沟通，让他们了解项目的进展情况，赢得他们的信任。对于各子项目管理层及团队成员，则应该追求团结互助共赢的方法，采用各种激励机制，提高他们的工作
10、积极性，营造严格而又活跃的工作气氛。使各个阶层的项目干系人都不会产生抵触心理，顺利推进项目的进展。 回顾本项目，在沟通管理及各方面都能实施到位，项目进度也控制得很好，实际工期比预计工期提前了 20 天，实际成本也控制在预算之中，该 项目正式上线后，运行状况良好，稳定，获得客户好评。在执行项目管理过程中，自己得到了一些提高，提高的自己的管理能力。 (1)掌握沟通的原则，采取各种有利的沟通方式，会使沟通事半功倍，取得很好的效果 (2)对项目干系人提出的建议进行及时的记录及反馈，会使他们意识到自己的重要程度，提供项目更多的支持。 然而在项目管理方面还是存在一些不足之处。 （ 1） 成本预算中还可以更精确，对一些成本活动进行更精确的细分。 （ 2） 在取得干系人对需求的一致认可方面还不够细致，导致少量的返工。 综上所述，好的成本管理过程才能成就好的项目，对于项目中的经验，我会吸收做的好的地方，改进不足之处，努力提升自己的项目管理水平。
