1、公文管理系统的设计与实现 摘 要 随着网络信息化的高度发展，传统的以字符为主题的信息传播形式已不再满足需要。基于 Web 的办公系统显得越来越 必要。 本系统正是为了满足这样的需求而设计开发的。程序在 Visual Studio 2003 平台下使用 VB.NET 编程语言，数据库使用 SQL SERVER 2000。 本公文系统实现了公文处理的自动化流转，包括公文起草、 已发公文、待办公文、已办公文、公文委托、流程监控以及类别定制。系统完成了创建公文流的路径；起草的 公文能按照已创建的公文流路径流转；能对其起草的公文进行统计 及实时的监控；能够查看自己审批过的公文；能委托其他人代自己审批公文
2、；能够添加、维护人员信息。 关键词 ： 公文管理系统 ； B/S 模式 ； VB.NET； SQL SERVER The Design and Implementation of the Document Management System Abstract Along with the drastic development of network information, the traditional way of information dissemination has no longer satisfied peoples requirements. To meet the abov
3、e needs, this system is developed. This procedure was developed under Visual Studio 2003 with VB.NET language. The SQL SERVER 2000 is used as database management system. This document system has implemented the automatic document transmission and dealing with. It includes the draft of documents, the
4、 documents which has been sent, the documents which has to be done, the documents which has been done, the documents which was entrusted, the flow monitoring and the drafting of identification. This system has accomplished the path of documents. The draft of documents can be transported by following
5、 the flows which have been founded.This system can summarize and control the documents drafted in time. User can examine the documents which have been examined by themselves and can entrust others with the privileges of examining and approving documents.It also can increase and maintain peoples info
6、rmation. Key words: Document Management System; B/S Model; VB.NET; SQL SERVER第 1 页 1 引言 随着行政机关、公司企业公文电子化工作的进一步展开，电子化公文管理成为政府机关 和公司企业 的一个战略性课题，但当前公文管理技术与标准还不够成熟，为了进一步推动政府信息化的建设，必须进一步研究开发适应新时代的基于 Internet 的公文管理系统，以提高公文办理效率，提升政府 和公司 绩效。 公文管理系统以数据管理为核心，在数据库等计算机信息系统的支持下，对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。为了实现
7、对公文处理信息的有效管理和操作，就要 把这些信息转化为规范的数据结构，并使之适应公文管理的要求。提供网络电子公文管理功能需求实例是宣传管理部门的迫切要求。但是由于基层部门缺乏既精通公文管理业务又懂计算机软件开发的人才，在参与系统开发建设中仍然遇到很多困难，如缺少可供参考、借鉴的网络公文管理解决方案，很难提出准确、系统的功能需求。由于公文管理系统的功能需求优先和相对独立干系统开发的计算机软硬件环境，功能需求分析和编制工作可以在系统设计开发前进行。所以，公文管理系统需要深入进行功能需求研究，及时提供具有借鉴、参考作用的功能需求实例。 公文管理系统在 实际应用上概括起来说是向着普及性和高层次两个方向
8、发展。从普及性方面来说，随着计算机和网络功能的增强和广泛应用，以微型计算机为主要信息处理工具的、功能完善的公文管理系统将越来越多地受到各级管理者的欢迎，并且要逐渐地向着取代原始的公文发布方式的方向发展。 从公文管理系统应用的高层次上来讲，以大型计算机为中央处理机的分布式公文管理系统也是一个重要的发展方向，利用微型计算机和大型主机联网，可以为管理者提供更加方便的信息发布渠道和支持。 从公文管理系统的体系结构看，传统的公文管理系统一般采用两层 C/S 结构，这种结构集 中了大中型系统及文件服务器的优点，并有良好的系统开放性和可扩展性，它一般应用于局域网。但是，随着信息的全球化，区域的界限己经被打破
9、，人们己经越来越不满足于只在一个小的区域内共享信息，尤其是近年来的电子商务在 Internet 的兴起，已成为一种强大的驱动力，迫使 C/S 模式从局域网 (LAN)向广域网 (WAN)延伸。如今， Internet 己经成为全球最大的网络互连环境，在 Internet的环境下实现数据的 B/S计算模式正是目前的流行趋势。因此，作为一个科技工作者，我们应该密切地注意公文管理系统的发展方向，尽量吸收各 种有益的经验，积极开展对公文管理系统的理论研究和实际应用，促进计算机应用在我国的进一步发展。 Internet 的出现和发展己经给这个世界带来了巨大的冲击。但随着Internet 上信息资源的爆炸
10、增长出现了新的问题。例如 :有用信息的查找极为第 2 页 困难 :Internet 的响应速度越来越慢 ;WEB 信息处理的智能化得不到深入发展等等。针对这些问题， XML 近几年来迅速崛起 XML 又称为可扩展标记语言(Extensible Markup Language,7CNL )，事实上它并不是一种真正意义上的标记语言，而是一种允许用户对自 己的标记语言进行定义的源语言。 XML 具有对数据的自描述性和可扩展性，符合 Internet 进一步发展的需要， WK 组织制定XML 标准的初衷也是定义一种互联网上交换数据的标准，也是公文管理系统在未来的技术发展的趋势和方向。 ASP 也向 A
11、SP.NET 升级。随着技术的发展，公文管理系统的开发和维护功能都达到新的高度。 2 公文管理系统 系统 分析 2.1 系统 需求分析 根据公文管理系统的基本需求，本系统需要完成以下任务。 根据公司的实际情况，创建公文流路径。 员工能够起草公文，并且起草的公文可以按照已创建的公文流路径流转。 能够对起草 的公文进行统计及实时监控。 能够统计查看自己审批过的公文。 能够委托其他员工代自己审批公文。 能够添加、维护员工信息。 2.1.1 用户身份级别要求 即根据身份的不同对系统的使用权限有所不同。从权限大小大致可以分为：系统管理员、 用户 、 一般用户 。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能，每
12、个用户的审批、通知、查看、归档可以在系统赋予。 2.1.2 系统功能模块设置 公文起草 通过公文起草模块，可以创建要流转的文件。 已发公文 通过已发公文模块，可以查看自己发送的公文的详细信息，包括公文现在的所处的节、公文要流转的路径以及公文具体信息。 待办公文 通过待办公文模块，可以查看需要自己审批的公文，并对其进行审批。 已办公文 通过已办公文模块，可以查看自己审批过公文的详细信息，包括公文现在的所处环节、公文要流转以及公文的具体信息。 第 3 页 公文委托 通过公文委托模块，可以委托其他同事代替自己审批公文。 流程监控 通过流转监控模块、可以查看自己所发公文所处的环节以及已批环节的审批内容
13、。 类别定制 通过类别定制模块，可以定制公文类别、流程路径、员工角色、部门以及管理员工信息。 2.2 系统设计目标 公文管理系统可以满足现代办公的需要，在 Internet 上实现公文流 。系统的基本设计原则有：先进性与方便性原则、功能实用性原则、开放性与可扩展性原则等。系统设计时采用较好的设备与技术，协议符合国家和国际标准，能保证公文的正常运行，确保系统有较长的生命周期。 本系统总体目标是将网络技术、信息技术、现代管理技术和科学的公文管理结合，实现了公文处理的自动化流转。 本系统首先要实现动态性和交互性。所谓的动态性就是能动态更新内容，如更新 个人 信息、 公文 信息、 流转 信息等。这要求
14、与数据库有良好的连接；交互性则要求 公文的及时审批 和归档 。 实现系统的安全性和可靠性，避免他人进入破坏数据库信息。 2.3 开发环境 2.3.1 .NET 框架 Visual Studio.NET 是 Microsoft 公司推出的具有战略性发展的新一代开发平台， Visual Studio.NET 框架将 Microsoft 公司所有编程语言的开发环境同意起来，并且可以创建、配置和运行 Web服务以及 Windows平台的应用。在 .NET框架中，所有的编程语言，从高层 JavaScript 到低层的 C+语言，一律是等同的，他们都将生成托管代码，并且可以一次编写，随处运行。 .NET
15、框架还可以使不同的语言进行交互，即一种语言可以使用另一种语言所编写的组件。 2.3.2 ASP.NET 的工作原理 在多数场合下，可以将 ASP.NET 页面简单地看成一般的 HTML 页面，页面包含标记有特殊处理方式的一些代码段。当安装 .NET 时，本地的 IIS Web 服务器自 动 配置 成查 找 扩展 名为 .aspx 的文 件， 且用 ASP.NET 模块 (名为aspnet_isapi.dll 的文件 )处理这些文件。 从技术上讲， ASP.NET 模块分析 ASPX 文件的内容，并将文件内容分解成单独的命令以建立代码的整体结构。完成此工作后， ASP.NET 模块将各命令放置第
16、 4 页 到预定义的类定义中 (不需要放在一起，也不需要按编写顺序放置 )。然后 使用这个类定义一个特殊的 ASP.NET 对象 Page。该对象要完成的任务之一就是生成HTML 流，这些 HTML 流可以返回到 IIS，再从 IIS 返回到客户。简言之，在用户请求 IIS 服务器提供一个页面时， IIS 服务器就根据页面上的文本、 HTML 和代码 (这对我们来说是最重要的 )建立该页面。 2.3.3 VB.NET VB.NET采纳了包括 Java在内的许多其它面相对象编程语言的功能和特点。Visual Basic .NET 把基本数据类型（字符串、整型、双精度等等）转换成带有属性和方法的对
17、象；它还引入了 Java 类型的错误捕获机制（用 Try和 Catch）；VB.NET 还把代码编译成微软中间语言（ Microsoft Intermediate Language，IL）；它还提供了基于 XML 的应用程序配置。更重要的是设计面向对象解决方案的能力可以用任何语言实现。在本文中，我将比较 Visual Basic .NET 语言和Java；不过与其它面相对象编程语言来说， VB.NET 现在本质上在走它自己的路。 2.3.4 MVC 介绍 MVC(Model/View/Controller)是一个设计模式， 是国外用得比较多的一种设计模式， MVC 包括三类对象。 Model
18、是 应用对象， View 是它在屏幕上的表示，Controller 定义用户界面对用户输入的响应方式。 它强制性的使应用程序的输入、处理和输出分开。使用 MVC 应用程序被分成三个核心部件：模型、视图、控制器。它们各自处理自己的任务。 模型（ Model） 模型是应用程序的主体部分。模型表示业务数据，或者业务逻辑 。 视图（ View） 视图是应用程序中用户界面相关的部分，是用户看到并与之交互的界面。 控制器（ controller) 控制器工作就是根据用户的输入，控制用户界面数据显示和更新 model 对象状态。 2.3.5 编程运行环境 硬件环境： CPU: AMD Athlon(tm)
19、2800+ 内存： 512 MB 硬盘： 80 G 软件环境： 操作系统： Microsoft Windows XP Service 应用软件： SQL Server 2005、 Microsoft.NET2005 操作平台 第 5 页 3 公文管理系统系统设计 3.1 数据库设计与实现 3.1.1 数据库的需求分析 根据系统需求，本系统需要设计 9张表。 人员基本信息表：公司人员信息保存在这张表中。 部门信息表：存放部门信息。 公文流转 路径信息表：存放制定的公文路径。 公文类别表：存放公文紧急等级信 息。 公文委托表：存放公文委托处理的相关信息。 公文信息表：存放公文的详细信息。 角色字典
20、表：存放公文处理的各个角色。 公文流转环节信息表：存放公文流转的各个环节信息。 3.1.2 数据库的逻辑设计 本系统的 数据库设计 (Database Design)把系统中大量的数据按一定的模型组织起来，提供存储、维护、检索数据的功能，使信息系统可以方便、及时、准确地从数据库中获得所需的信息。 设计数据库应该具备数据库的基本知识和数据库设计技术 ， 计算机 科学的基础知识和 程序设计 的方法和技巧 及 软件工程 的原理和方法应用领域的知识 。 根据公文管理系统系统的一般要求，通过对整个系统运行过程和数据流程分析，得出本系统的实体表：人员基本信息表（ WF_User）、公文流转路径信息表（ W
21、F_FLOW）、公文类别表（ WF_DocClass）、部门信息表（ WF_Department）、公文紧急 等级表（ WF_DocGrade）、公文委托表（ WF_DocTrust）、公文信息表（ WF_DOCUMENT）、角色字典表（ WF_Role）、公文流转环节信息表（ WF_WATCHFLWO）。 根据公文管理系统的一般要求，通过对整个系统运行过程和数据流程分析，设计出实际的数据库实体，以及他们之间的关系，为后边的数据库逻辑结构设计打基础。 根据对数据项和数据结构的分析以及对实际的数据库实体的设计，使用数据库设计工具 ER/Studio 设计出数据表以及数据表之间的逻辑关系 ，如图
22、1。 第 6 页 图 1 数据表与数据表之间的逻辑关系 数据库设计中重要的一环首先就是概念设计，也就是说，要从实际问题出发，排除非本质的东西，抽象出现实的数据结构之客观规律 即画出数据结构图 ER 图。这是数据库设计的重点，也是数据库设计的难点。 本系统使用 Microsoft SQL Server 2000 作为数据库开发工具，设计如下数据项和数据结构： 人员基本信息表 人员基本信息表（ WF_User）用来存放人员信息，结构如表 1所示。 表 1 人员基本信息表 字段名 描述 类型 字段（ B） 是否允许为空 是否主键 UserID 用户 ID(唯一、自动增加 ) int 4 否 是 Re
23、alUserName 用户真实姓名 nvarchar 30 否 否 UserName 用户登录名 nvarchar 20 否 否 DepID 部门 ID 号 int 4 否 否 PassWord 用户登录密码 nvarchar 20 否 否 第 7 页 公文流转路径信息表 公文流转路径信息表（ WF_FLOW）用来记录公文的流转路径，结构如表 2 所示。 表 2 公文流转路径信息表 字段名 描述 类型 长度（ B） 是否允许为空 是否主键 FLOWID 流转路径 ID(唯一、自动增加 ) int 4 否 是 FlowName 流转路径名称 nvarchar 128 否 否 FlowDetail
24、s 流转路径详细信息 nvarchar 1000 否 否 FlowType 流转路径类型 int 4 否 否 公文类别表 公文类别表（ WF_DocClass）用来保存公文的类别，结构如表 3 所示。 表 3 公文类别表 字段名 描述 类型 长度（ B） 是否允许为空 是否主键 ClassID 类别 ID号 (唯一、自动增加 ) int 4 否 是 ClassName 类别名称 nvarchar 128 否 否 部门信息表 部门信息表（ WF_Department）用来保存部门信息，结果如表 4 所示 。 表 4 部门信息表 字段名 描述 类型 长度（ B） 是否允许为空 是否主键 DepID
25、 部门 ID号 (唯一、自动增加 ) Int 4 否 是 DepName 部门名称 nvarchar 50 否 否 公文紧急等级表 公文紧急等级表（ WF_DocGrade）用来保存公文等级信息，结构如表 5所示。 表 5 公文紧急登记表 字段名 描述 类型 长度（ B） 是否允许为空 是否主键 DocGradeID 紧急程度 ID号 (唯一、自动增加 ) Int 4 否 是 DocGrade 紧急程度 nvrchar 128 否 否 公文委托表 公文委托表（ WF_DocTrust）用来保存公文的委托信息，结构如表 6所示。 第 8 页 表 6 公文委托表 字段名 描述 类型 长度（ B）
26、是否允许为空 是否主键 TrustID 委托事件 ID号(唯一、自动增加 ) int 4 否 是 TrustUser 委托人 ID号 int 4 否 否 ByTrustUser 被委托人 ID号 int 4 否 否 AddDate 委托日期 datetime 8 否 否 Reason 委托理由 nvrchar 1000 否 否 DocID 委托公文 ID号 int 4 否 否 Type 委托类型 int 4 否 否 其中 AddDate 字段的默认值为 “ getdate()” ，表示默认为当前系统日期；Type 字段的默认值为 0，表示当前委托还没有被执行。 公文信息表 公文信息表（ WF_
27、DOCUMENT）用来保存公文的相关信息，结构如表 7 所示。 表 7 公文信息表 字段名 描述 类型 长度（ B） 是否允许为空 是否 主键 DocID 公文 ID号 (唯一、自动增加 ) int 4 否 是 DocTitle 公文标题 nvrchar 128 否 否 DocSendDep 发往的部门 ID号 int 4 否 否 MainSendUnit 主动单位 nvrchar 128 否 否 DocClassID 公文类型 ID号 int 4 否 否 WriteUserID 公文起草人 ID号 int 4 否 否 OutWord 发文字 nvrchar 50 否 否 OutSerial 发文号 nvrchar 50 否 否 SecureClass 秘密等级 nvrchar 50 否 否 JinjiClass 紧急程度 nvrchar 50 否 否 SaveTime 保留时间 nvrchar 50 是 否 Body 正文内容 text 16 否 否 FlowID 流程 ID号 int 4 否 否 Describes 备注 nvrchar 50 是 否 角色表 角色字典表（ WF_Role）用来保存公文处理各个环节的角色，结构如表 8 所示。
