Word使用技巧大全100例.doc

1、 - 1 - Word 使用技巧大全 100 例 1、 即时取消 Word 的后台打印 当我们刚刚编辑完一篇文档按了打印命令后，后来又不想打印当前的文档了，那么怎样才能即时取消后台打印任务呢？一般来说，大家在发出打印任务后，程序会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现打印机图标，打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。要想即时取消后台打印任务的话，大家只要用鼠标双击打印机图标就可以了。 2、 Word 2003 让文字随文本框大小变化 当我们在用 Word 进行文档编辑时，经常需要用文本框来实现一些特殊的应用，比如在文本框 中输入文字来达到特殊效果，但有个问题是，当我们在文本

2、框中输入文字并调整了文本框的大小后文字并不会跟着变化。其实我们可让文本框里的文字大小随文本框大小 “ 同步 ”变化；单击选中该文本框，然后选择 “ 剪切 ” ，再执行菜单 “ 编辑 选择性粘贴 ” ，在粘贴形式中选择 “ 图片（增强型图元文件） ” ，现在再拖动文本框看看，是不是可以随意改变文字大小了。 3、 Word 2003/2007 快速切换英文大小写 在 Word 中输入英文句子时，一般每个单词的第一个字母都是大写，通常的输入方法就是输入第一个字母时就要进行一次大小写切换。这样 很麻烦。不妨全部输入小写字符，然后选中所有单词，按一次组合键 “ Shift+F3” 试试，是不是每个单词的

3、第一个字母都变成了大写？再按一次试试，所有的字母都变成了大写！再按一次，又变了小写。原来，组合键 Shift+F3是个英文大小写切换键，充分利用这个组合键，以后输入英文就方便多了。 4、 Word 2003/2007 Word 表格中 “ Shift+Alt+方向键 ” 调整行序 Word 表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率，比如 “ Shift+Alt+方向键 ” 组合，非常有用，用 “ Shift+Alt+上（或下）方向键 ” 能够 调整文档中段落的顺序，也可以调整 Word 表格中的行序。方法是：将插入点置于要调整行的任意一个单元格内（或行尾段落标记前），按下 “ Shift+Alt”

4、 键，然后按上下方向键，按 “ 向上箭头 ” 键可使该行在表格内向上移动，按“ 向下箭头 ” 键可使该行向下移动。 5、 Word 2003 剔除试卷中的选择题答案 - 2 - 如果想在 Word 2003 中去掉选择题后括号内已有的答案，可按下面的步骤操作：按“ Ctrl+H” 组合键打开 “ 替换 ” 对话框，在 “ 查找内容 ” 框中输入 “ （ $） ” ，在 “ 替换为 ” 框中输入 “ （） ” （括号中间有空格），单击 “ 全部替 换 ” 按钮即可。但 “ $” 只能表示一个任意的字母，即以上操作只能剔除单选题中的答案，若为多项选择题，可在查找时依次加入多个 “ $”来进行查找并

5、替换。 6、 Word 中英文字体 “ 区分对待 ” 在一篇中英文混排的 Word 文档中，经常需要将文档中的字体格式统一为诸如 “ 中文为楷体四号字，英文为 Arial UnicodeMS 体 ” 之类的具体形式，该怎样快速而准确地完成该任务呢？好办，以下我们以 Word 2003 为例说明具体操作过程： 1）打开所需要的 Word 文档，然后在 “ 编辑 ” 菜单中，单击 “ 全选 ” 命令以选中整篇文档； 2）在 “ 格式 ” 菜单中，单击 “ 字体 ” 命令； 3）单击 “ 字体 ” 选项卡，然后在 “ 中文字体 ” 框中选择 “ 楷体 ” ；在 “ 字号 ” 框中选择 “ 四号 ”

6、；在 “ 西文字体 ” 框中选择 “ Arial UnicodeMS” ；单击 “ 确定 ” 按钮。现在，文档中所有英文被设置为 Arial UnicodeMS 体，而所有中文被设置为楷体，但中英文的字号皆被设置为四号字。 7、 去除来自 “ 记事本 ” 的自动换动符 很多人习惯打草稿用 “ 记事本 ” ，然后复制到 Word 中进行排版编辑。但大家多将 “ 记事本 ” 程序设置为自动换行，而将其中的文本拷贝到 Word 中会出现一种奇怪的换行符号，利用 Word 的 “ 查找和替换 ” 中的 “ 特殊格式 标记 （即 P） ” 来查找替换这些换行符往往无效。这里你可以尝试在 “ 查找和替换

7、” 中将 “ 查找内容 ” 设置为 “ 13” （不含双引号）， “ 替换为 ” 项中不输入任何内容，然后全部替换即可去除来自 “ 记事本 ” 的自动换行符。 8、 如何删除 WORD文档所有空格空行 1）去多余空行 在 “ 编辑 ” 菜单中选择 “ 替换 ” ，在弹出对话框的 “ 查找内容 ” 中输入pp，在 “ 替换为 ” 中输入 p（这里 和 p 都必须在英文状态下输入），然后单击 “ 全部替换 ”即可（可以多次单击 “ 全部替换 ” ，直到出现 “ word 已完 成对文档的搜索并已完成 0 处替换 ” ）； 2）去多余空格 在 “ 编辑 ” 菜单中选择 “ 替换 ” ，在弹出对话框的

8、 “ 查找内容 ” 中输入一个空格，在 “ 替换为 ” 中什么也不输入，然后单击 “ 全部替换 ” 即可（可以多次单击 “ 全部替换 ” ，直到出现 “ word 已完成对文档的搜索并已完成 0 处替换 ” ）。 - 3 - 9、 一键选中超链接文本 在 Word 文档中如果要想选中带有超链接的文本，通常我们使用鼠标拖动的方法，但这种方法选中的效率很低，有没有更高效的方法呢？答案是肯定的。其实只须将插入点定位到超链接文本的前面，然后再按下键盘上的 Delete 键就可以实现一 键选定了。 10、 快速撤销自动画布 当在 Word 2007 中绘制图形或插入 “ 文本框 ” 时，在编辑区域总会自

9、动弹出一个 “ 在此处创建图形 ” 的绘图画布，如何撤销该画布呢？ 方法一：当出现画布时，在画布范围之外的区域绘制图形，画布便自动消失； 方法二：当出现画布时，按 “ Ctrl+Z” 组合键，画布自动撤销； 方法三：单击 “ Microsoft Office 按钮 Word 选项 高级 ” ，在 “ 编辑选项 ” 中，不选择 “ 插入 自选图形 时自动创建绘图画布 ” 项， “ 确定 ” 后完成设置。 11、 生僻字录入并不难 1）利用 Word 中的插入符号法：比如我们要输入 “ 朐 ” ，先打开 Word，输入 “ 月 ” 字并选中它，依次单击 “ 插入 符号 ” ，在弹出的窗口中把 “

10、字体 ” 定为 “ 普通文本 ” ， “ 子集 ” 定为 “ CJK 统一汉字 ” ，就可以看到许多有 “ 月 ” 部首的汉字（如图 1），从中可以找到 “ 朐 ”字，双击这个汉字就可输入； 2）用 “ 微软拼音 ” 输入法中的手写板来输入：切换到微软拼音输入法，单击 “ 选项 ” （即右下脚倒三角按钮），勾选 “ 输入板 ” ，那么在输入法状态中便会多出一个 “ 开启 /关闭输入板 ”切换按钮，单击该按钮，弹出 “ 手写识别 ” 窗口，这样我们就可以将鼠标当成笔在左侧窗口中书写生僻汉字了，双击中间窗口得到的汉字 “ 朐 ” 即可输入。 12、 Word 2007 快速分割表格 可以把光标定位

11、到需要分离的表格内容的最后一行，然后按下 “ Ctrl+Shift+Enter” 组合键，这样整个表格就会被一分为二，并且两个表格中间会自动加入一个空行，可以输入其它内容。 13、 Word 提示 mso.dll 无效 可能是你的 Word 软件由于某种原因出现故障，比如被病毒破坏了。如果你的 Word 还能打开，可以点工具栏的 “ 帮助 检测并修复 ” 来修复 Word。如果不能，你可以在 控制面- 4 - 板 添加 /卸载程序 中，找到 Office，更改，选择修复，要提前准备好 Office 的安装光盘或者文件夹，如果是光盘要确保光盘完好，如果修复不了就卸载 Office，然后重新安装。

12、 14、 Word2007 手动找回自动保存文件 如果突然遇到停电等突发事件在 Word2007 怎么也找不到关机前自动保存的文件，可以在 “ C： documents and settingsApplication DataMicrosoftWord” 文件夹找找自动保存文件。平时在写文档的时候最好把自动保存时间设置为 1 分钟，这样可以减少很 多麻烦。 15、 Word 2003/2007 快速制作填空题下划线 先在填空题空白处输入试题中不含的特殊字符（如、 按下 Ctrl 键后，利用光标上下左右移动对该项进行微调 ;重复上下左右移动对该项进行微调 ;重复上述步骤，直到将公式位置调整到满意

13、为止。 36、文字旋转轻松做 在 Word 中可以通过 “ 文字方向 ” 命令来改变文字的方向。但也可以用以下简捷的方法来做。选中要设置的文字内容，只要把字体设置成 “ 字体 ” 就行，比如 “ 宋体 ” 或 “ 黑体 ” ，就可使这些文字逆时针旋转 90 度了。 37、去除默认的输入法 - 8 - 打开选项窗口，点击其中的 “ 编辑 ” 选项卡，去除最下面的 “ 输入法控制处于活动状态 ” 前的对号，点击确定。重新启动 Word 后，就会发现微软拼音不会一起启动了。 38、翻译文字 先要安装好字典库，连线上网，通过网上资源翻译。选择准备翻译的文字，然后点选 Word菜单栏 “ 工具 ”“ 信

14、息检索 ” ；界面右边将出现 “ 信息检索 ” 版面。在 “ 搜索 ” 栏选择 “ 翻译 ” ，再在 “ 翻译 ” 栏选择 “ 将 ” 哪国语言 “ 翻译为 ” 哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译下一个词，可以按住 Alt 键不放，然后点选生词。 39、快速显示文档中的图片 如果一篇 Word 文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点击 “ 打印预览 ” 按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有插入的图片都会快速显示出来了。 40、给图片注解文字 选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选 “ 题注 ” ，以打开题注窗口；然后在 “

15、标签 ” 栏选择 “ 公式 ” 、 “ 表格 ” 或 “ 图表 ” ；最后在 “ 题注 ” 栏输入注解文字，再点 “ 确定 ”按钮结束。此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等等。 41、制作水印 Word2003 具有添加 文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。在Word 菜单栏点击 “ 格式 ”“ 背景 ”“ 水印 ” 。在 “ 水印 ” 对话框中选择 “ 文字水印 ” ，然后在“ 文字 ” 栏选择合适的字句，或另外输入文字 ;或在 “ 水印 ” 对话框中选择 “ 图片水印 ” ，然后找到要作为水印图案的图片。最后按 “

16、确定 ” ，水印就会出现在文字后面。 42、自动更正错误词组 可以通过 Word2003 自动更正写错的词组。比如 “ 为虎作伥 ” 容易写成 “ 为虎做伥 ” ，依次点击 “ 工具自动更正选项 ” 菜单，在弹出的 “ 自动更正 ” 窗口中选择 “ 自动更正 ” 标签项，在下面的替换 文本框中输入 “ 为虎做伥 ” ，然后在替换为文本框中输入 “ 为虎作伥 ” ，点击确定。这样以后如果在文章中再次输入 “ 为虎做伥 ” 的时候， Word 就会自动更正为 “ 为虎作伥 ” 。用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中，让你的 Word 识别词组能力更- 9 - 强、更智能

17、化。 43、轻松统计文档字数 打开 Word 文档，然后依次点击 “ 工具字数统计 ” 菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息，也可以通过打开文档属性窗口，接着选择 “ 摘要 ” 标签，然后点击 “ 高级 ” 按钮，这时也可以看到该文档的详细统计信息。但是需要统计多篇文档 的总字数，这样一篇篇的统计，也就太慢了，效率也很低。可以先打开其中任意一篇文档，然后依次点击 “ 插入文件 ” 菜单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档，然后再点击 “ 字数统计 ” 菜单项，就可以轻松的查看所有文档的总字数了。 44、一版多页显示 先按 “ 预览打印 ” 图标，或点击 “ 文件 ”“ 打印预览 ”

18、 ， Word 将处于 “ 预览 ” 模式；在工具栏上单击鼠标右键，选择 “ 常用 ” 。这时， Word 的菜单栏下一排会出现 “ 常用 ” 工具栏。再在工具栏上右击鼠标，选择 “ 自定义 ” ，进入自定义设置状态；现在，将 “ 打印预览 ” 工具栏上的 “ 多页 ” 按 钮拖到 “ 常用 ” 工具栏上。关闭 “ 自定义 ” 窗口，再关闭 “ 预览 ” 模式；以后，点击 Word“ 常用 ” 工具栏上的 “ 多页 ” 按钮，就可以选择一页显示多少个版面了。 45、加载稿纸： 到微软网站上下载稿纸加载项，安装后在 Word2003 的 “ 格式 ” 菜单下就可以看到 “ 稿纸设置 ” 命令，选

19、择后在设置对话框 “ 启用稿纸隔线 ” ，然后我们设定每格的尺寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等，确定后 Word 中的就自动应用稿纸样式，文字被放到稿纸的每个格子上。 46、自动缩进两个汉字 我们中国人写东西都有段首空两个汉字 俗称低两格的习惯，如果每 次都要在段首敲四个空格半角键，实在是太麻烦了， Word 2000 为我们提供了更为方便的办法，选中所要设置缩进的段落，打开 “ 格式 ” 菜单中的 “ 段落 ” 设置，在 “ 特殊格式 ” 下拉框中选择 “ 首行缩进 ” ，在 “ 度量值 ”中选择 “ 2 字符 ” 。当然，最方便的办法还是在默认模板中设置段落 “ 首行缩进 ” 为 “ 2

20、 字符 ” 。 47、删除行首行尾空格 由于网页排版中的 “ 低两格 ” 都是通过插入空格来实现的，所以我们从网上拷贝下来的文章段落在 Word 2000 中进行段落重排时，由于我们已经设置了自动 “ 首行缩进 ” 两个汉字，再加上这两个全角空格，就成了段 首四个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要- 10 - 去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的 “ 居中 ” 按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按 “ 左对齐 ” 按钮，使段落恢复原来的对齐方式。 48、删除空行 对于文章中的空行，手工删除也是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也

21、就是多个“ 段落标记 ” 连在一起，那么我们用 Word 2000 的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开 “ 编辑 ” 菜单中的 “ 替换 ” 对话框，把光标定位在 “ 查找内容 ” 输入框中，按下 “ 高级 ” 按钮，选择“ 特殊字符 ” 中的 “ 段落标记 ” 两次，在输入框中会显示为 “ p p” ，在 “ 替换为 ” 输入框中用上面的方法插入一个 “ 段落标记 ” ，即 “ p” ，然后按下 “ 全部替换 ” 按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。 49、修改 Word 文档的默认保存路径 一般来说， Word 文件默认的保存路径是 CMy

22、Documents 文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单 “ 工具 /选项 ” 命令，在 “ 选项 ” 对话框中切换到 “ 文件位置 ” 选项卡，在 “ 文件类型 ” 选项卡中选中 “ 文档 ” ，然后单击 “ 更改 ” 按钮，并将其指定为自己所要 保存的路径就可以了。 50、去掉 Word 页眉下面的那条横线 去掉 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成 “ 白色 ” ；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为 “ 无 ” ；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将 “ 样式 ” 图标栏里面的 “ 页眉 ” 换成 “ 正文

23、” 就行了。 51、将光标快速返回到 Word 文档的上次编辑点 按下 “ Shift+F5” 组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下 “ Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是 在打开文档之后立刻按下 “ Shift+F5” 组合键，可以将插入点移动到上次退出 Word 时最后一次的编辑位置。 其实 Shift+F5 的作用是定位到 Word最后三次编辑的位置，即 Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5 键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下 Shift+F5 就会定位到上一次编辑时的位置了。 52、删除空行 对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个 “ 段落标记 ” 连在一起，那么我们用 Word 的替换功能就可实现删除文章中的空行。打 开 “ 编辑 ” 菜