1、 1 行 政 部 管 理 制 度 汇 编 四川祥和园装饰工程有限公司 2 目 录 第一章 职位说明书 第 3 页 行政部经理 第 4 页 行政部文员 第 7 页 行政部采购 第 8 页 行政部司机 第 9 页 第二章 管理规定 第 10 页 考勤管理制度 第 11 页 会议管理制度 第 14 页 办公室规范管理制度 第 17 页 印章管理制度 第 19 页 合同管理制度 第 20 页 书籍管理办法 第 23 页 电话及传真管理制度 第 24 页 物资采购管理制度 第 25 页 物资入库及库存管理制度 第 27 页 物品领用管理制度 第 28 页 司机行车及工作管理制度 第 30 页 车辆肇事管
2、理办法 第 32 页 清洁卫生管理制度 第 34 页 奖惩制度 第 35 页 档案保密制度 第 28 页 3 行政部管理制度汇编 第一章 职位说明书 4 第一章 职位说明书 行政部经理 一、基本资料 职位名称 行政部经理 -樊春梅 定员人数 1 人 直属上司 总经理 直接下属 行政部员工 二、工作概要 处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；负责公司行政部的日常工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。 三、岗位职责 1 全面领导行政部
3、工作并具体主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作计划。 2 管理行政部人员编制。 3 负责制订公司的行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意 收集执行情况，从公司的实际出发，不断完善公司的规章制度。 4 负责联络公司各部门的工作进展情况，注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。 5 负责协调公司各部门之间的关系，努力发挥公司的整体组织优势。 6 负责安排、督导办公室各职能主管的工作，确保办公室各项功能的有效发挥。 7 负责审批各部门采购计划，组织安排人中同按计划实施物资采购。 8 根据总经理指示，负责安排公司的各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工
4、作，组织编写会议纪要或有关的决议，检查会议精神的贯彻落实情况，并及时编写公司的大事记。 9 负责起 草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。 10 指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。 11 按照总经理的指示搞好专项调查研究，拟写调查报告，为总经理提供决策依据。 5 12 负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。 13 严格管理和使用印章、介绍信，需经签字批准并进行登记后方可用印。 14 组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。 15 负责对外合同的审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文件、记录及内刊
5、。 16 管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办 理车辆保险事务。 17 组织与安排公司活动。办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。 18 管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。 19 安排外来宾客的住宿。 20 组织落实公司关于创建文明单位和文明班组的计划和部署，抓好公司的两个文明建设。 21 负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作，并根据总经理的要求参与有关的社会活动。 22认真完成总经理交办的其它工作。 四、职权规定 1 有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。 2 有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。 3
6、有权催 促各部门按要求完成公司下达的工作任务。 4 有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。 5 有权按总经理的指示，协调各部门之间的工作关系。 6 有权安排、调度公车的使用。 7 对各部门以总经理办公室名义起草的文件有审核和校正权。 8 对不符合规定，或质量不高、效果不大的文件、资料，有权拒绝打印发放。 9 对要求各部门主管参加的会议，有综合平衡或精简压缩的权力。 10.有权根据总经理的指示，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。 五、职责规定 1 对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映，以致造成重大损失负责。 2 对总经 理办公室行文的差错，收集与整理资料失实而造成的后果
7、负责。 6 3 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。 4 对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。 5 对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。 6 对下属工作质量造成的不良影响负责。 7对未及时根据公司方针目标的有关要求，编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。 六、注意事项 1 要认真学习政府有关建筑装饰、房地产管理的政策法规，了解公司法基本内容，掌握有关的业务基础知识和专业管理知识。 2 在对外关系中要处处注意 维护公司的声誉和形象，在涉外活动中要严格遵守涉外纪律，维护国家的尊严。 3不断提高自己的思维判断、组织协调、语言文字
8、和应变处理等方面的能力。 7 行政部文员 一、基本资料 职位名称 行政部文员 定员人数 1 人 直属上司 行政部经理 直接下属 二、工作概要 根据行政部经理指示，负责收集信息，整理各类文件资料，做好资料、书籍保管及文书打印工作，完成办公室日常事务工作。 三、岗位职责 1、 负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。 2、 负责接转电话 ，做好电话记录。 3、 负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。要求收集齐全，装订规范、存放有序。负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还。 4、 负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。 5、 负责请假及加班
9、申报单的保管、汇总、造表。 6、 熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。 7、 负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，各种用品、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。履行领用签字登记手续。 8、 保管、登记和按规定发放 公司办公文具与器材。 9、 负责传真收发与登记。 10、 管理饮水，登记、发放水票。 11、 负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。 12、 负责监督打卡和汇总考勤。 13、 每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点，将盘
10、存情况以书面形式上报。 8 14、 完成领导交办的其他工作，做好其它部门的协助工作。 六、注意事项 1 在工作中要谦虚谨慎，勤备踏实。 要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。 行政部采购 一、基本资料 职位名称 司机 定员人数 1 人 直属上司 行政部经理 直接下属 二、工作概要 负责各类办公用品、劳动保护用品和工程部备品备件的日常采购。 三、岗位职责 1 汇总各部门主管和仓库保管员填制的采购计划清单，经上报领导审批后及时进行采购。 2 严格执行货物验收入库制度，确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求相符，与发票内容相符。 3 严格执行财务报销制度。采购后及时办理结帐手续，做到单据
11、清、帐款清、手续清。 4 认真做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、仓库保管员说明情况，提出解决的办法。 5 广泛收集与本公司有关的各类产品信息 （包括收集各类材料供应商、办公用品、电脑耗材厂商价格表等），及时提供给工程部、设计部及有关的使用部门参考。 6 坚持“货比三家”和“质优价廉”的原则，既保证质量又节省支出。 7 经常主动了解库存情况，及时做好各类物品的补缺，避免供应中断。 8对于管理上急需的物品，即需即购，确保供应，但采购手续要完备。 9完成领导交办的其它临时性工作。 六、注意事项 9 1 工作要认真细致，要有为各部门服务、做好后勤保障的精神。 2 以公司利益为重，
12、不利用职务之便谋取私利。 3要熟悉商品市场，通过比较选择信誉好的供应商，建立良好的合作关 系。 行政部司机 一、基本资料 职位名称 司机 定员人数 1 人 直属上司 行政部经理 直接下属 二、工作概要 保证公车的正常、合理使用与出行安全。 三、岗位职责 1、 保证公司业务部门用车的及时出行与安全。 2、 按要求用车，用车人在出行前认真填写派车记录单，包括行程、用车原因、预计时间、返还时间等项。经行政部经理批准后，司机方能出行（临时、紧急情况除外）。 3、 车辆返回或出车前半小时，司机人员需认真检查车辆安全状况（油、水、电），以确保车辆正常运行。 4、 对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查
13、，出车时 一定保证证件齐全。 5、 外出行车时，如不能及时返回，行车司机需及时通知公司行政部，以利调度。 6、 认真填写每日行车日志，经使用者签认实际使用时间及里程后，于次日交行政部审核，行车日志作为油费、路桥费、餐费报销的依据，否则费用不予报销。 7、 保证公司用车及时及来宾接送用车。 8、 负责使用车辆的保管及日常清洗、维护、保养工作。 9、 具全办理车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。 六、注意事项 10 1 司机人员接送来宾及人员，应具备基本礼貌礼仪，以将客人、来宾送至目的地大门口为原则，不得将车辆未驶进目的地即让客人下车步行。 2 车内不 准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外的客户在车内吸烟时，应婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。 3 不准酒后驾车。 4 遵守交通规则，凡违章罚款由行车司机本人自理。 5 保证通讯联络设施畅通，以方便公司领导随时调遣。 6 妥善保管车辆资料。 工程部管理制度汇编 第二章 管理规定
