1、ERP系统在 A 工程公司财务管理中的应用浅析 摘要 本文选取 A 工程公司作为样本，分析 ERP 系统在财务管理应用中的问题。 A 公司 ERP 系统上线后，财务管理的信息化水平显著提高，但也面临一些亟待解决的问题，本文对这些问题进行分析，提出提升 ERP系统在财务管理中应用的建议。 关键词 ERP；工程公司；财务管理 一、 ERP 系统在 A 公司财务管理中应用概况 A 公司是一家由某国有石油集团公司控股的大型工程公司， 2006 年在集团内率先完成 ERP 系统上线运行。上线的模块包括财务管理（ FICO）、人力资源管理（ HR）、物料管理（ MM）、项目管理（ PS）和设备维护（ PM
2、）。 ERP系统上线以后，定位于 A公司核心的管理信息系统。上线几年来，经过艰难的磨合，财务管理模块总体平稳运行，与其他模块基本实现了无缝对接，显著提高了财务管理的信息化水平。 A 公司财务管理模块使用了总分类账、固定资产管理、应收账款管理、应 付账款管理、现金管理、管理会计和 BCS合并报表等功能。上线以来定期进行培训，所有用户均经考核合格后持证上岗。目前，最终用户能够熟练进行 ERP 系统日常操作，关键用户能够解决最终用户提报的 90%以上的系统应用问题。公司所有的财务核算工作都通过 ERP系统来进行，所有财务报表均通过 ERP系统出具，合并报表由 ERP系统自动完成，财务分析所需信息基本
3、通过 ERP 系统直接查询和提取。 与以前的单一的财务核算系统相比， ERP 系统使 A 公司各业务流程优化并固定下来，使物料、设备、项目实现全生命周期管理，并实时集成到财务 帐。 ERP 系统使 A 公司会计核算、报表编制与合并更为便捷，一定程度上将财务人员从纷繁复杂的核算事务中解脱出来，将更多精力投入到其他财务管理职能。 ERP 系统使会计科目、客户、供应商等主数据统一编码，为分子公司财务信息汇总、监控提供了极大方便。 ERP 系统运行产生了详实的业务信息，为 A公司多维度财务分析提供了详实的数据。实际工作中，财务人员已经切实体会到 ERP系统的优势，但也发现了不少亟待解决的问题，用户满意
4、度的提升还需要 ERP 系统应用的进一步优化。 二、 ERP 系统在 A 公司财务管理应用中的问题 A 公司财务管理中遇到的 ERP 系统应用问题主要有以下几类： （一） ERP 系统本身的一些技术缺陷和不足，影响了用户体验，例如，一个会计凭证只能选用一个货币类型，使外币与外币兑换的帐务处理不能直接进行，需要用本位币进行过渡；一些管理报表不能直接满足实际工作需要，需要人工加工。 （二） ERP 系统上线后，没有设立公司层次的常设运维管理机构，各模块和各部门之间缺乏协调。问题往往直到财务月结发现后，由财务部门去推动相关部门解决。 （三）前端各业务模块录入数据缺乏审核，如有录入错误，最终影响财务月
5、结正常进行。例如，工时数据录入错误，会影响月末项目间接成本分摊。 （四）因 ERP 系统使用费用按账号收取，出于节约成本考虑，多人共用账号，给权限管理和内部控制带来挑战。 （五）随着实践的发展，新的管理需求与原蓝图设计产生差异，给财务管理带来了新的课题和挑战。如投资项目财务核算问题。 上述问题中，第一类问题是单纯的技术问题，第二、三、四类问题属于管理问题，第五类问题既是技术问题，又是管理问题。这说明 ERP系统不仅仅是一个技术系统，更是一个管理系统。单纯的技术问题，可以反馈给咨询 公司顾问和软件公司，相对较易解决。管理问题需要各模块、各部门的配合，解决难度较高，下面进行重点分析。 三、建立健全
6、 ERP 系统运维管理体系 ERP 系统上线后的流畅运行，要靠健全的运维管理体系来实现。 A 公司ERP 系统上线后，未设立常设运维管理机构， 5 个上线模块分属不同的部门管理，技术上设置了关键用户、集团公司内部顾问、咨询公司顾问三级支持体系。从上线几年来的效果看，单个模块的技术问题，基本可以通过三级支持体系得到解决。但跨模块的技术问题和管理问题，因为缺乏强有力的协调和管理，解决效率较低。财 务模块处于 ERP业务链条的末端，其他模块出现的任何问题最终都会影响到财务模块，在运维管理机构缺失的情况下，往往会影响财务月结进程， ERP 系统应用优化更是难以实现。 建议 A 公司在公司层次成立一个专
7、职机构负责 ERP 运维管理工作，由一名公司高层领导牵头，增强跨模块问题协调的效率和效果。并吸收各模块关键用户和业务骨干，充实 ERP运维支持队伍，将各项责任明确到人，规定问题响应时间和考核机制。 四、投资类项目财务核算 投资类项目管理属于 PS 模块的范畴。 A 公司 ERP 系统上线时，没有启动投资类 项目 PS 模块，对所有投资类项目，包括设备更新改造和基建项目均使用内部订单核算。随着 A公司投资类项目日益复杂，核算的要求也越来越高。例如，各利润中心同时参与某投资项目的工作，并投入自有人力、设备等资源，需要按利润中心统计投资项目的成本，分摊自有资源消耗成本，并统计投资项目各工作细分结构（
8、 WBS）的成本而不仅仅是项目总的成本。目前用内部订单进行核算，不能满足上述要求。 因此，只有启动投资类项目 PS模块上线才能解决上述问题，并对自建的投资类项目的单独予以考虑。自建的投资类项目耗用了公司人工、机械等自有资 源成本，需要将这部分成本分摊到项目中。自建投资类项目与客户类项目的结算规则不同，建议单独建立一个项目类型。 从财务核算角度，建议成立项目组推进投资类项目 PS模块的实施，对各投资类项目建立 WBS结构，通过项目参数文件的设置，实现将自有成本向投资类项目分摊的需求，并按利润中心核算投资项目 WBS的投入成本，月末还能够将归集的成本结算到在建工程。 五、数据质量与权限管理 数据是
9、 ERP 系统的血液，数据质量是数据的灵魂。财务管理对数据有苛刻的要求， ERP 系统数据质量不高会延误月结进程，造成 财务数据失真。目前， A 公司财务模块本身的数据录入质量较高，财务月结时发现的数据错误更多的是来自于前端模块。如 PM 模块的维修工单中结算规则维护错误， MM模块的采购订单中 WBS 输入错误， PS 模块的工时录入错误，等等。 建议 A 公司强化各模块、各流程对数据质量的审核职能，制定严格的考核措施，每月对数据错误责任人进行曝光。同时将出现数据质量问题时的处理程序纳入 ERP 系统运维管理体系。 另外，在 ERP 系统权限管理上，按照内部控制管理的要求，应根据不同的岗位设置不同的操作和查询权限。但 A公司基于成本考 虑，财务模块帐号设置较少，多个岗位共用一个帐号。这样无法区别设置各岗位权限，存在一定的系统安全和内控风险。建议 A公司认真评估财务模块多个岗位共用一个帐号的风险，在成本和风险之间进行平衡。 参考文献 苏国华 .ERP 在华北油田财务管理中的应用研究 D.河北大学， 2013. 吴良寅，潘聪 .浅谈中石油 A公司 ERP系统应用推广问题 J.城市建设理论研究（电子版）， 2013，（ 24） . 作者简介 章伟（ 1982 ），男，汉族，河南省西峡县人，管理学硕士，单位：海洋石 油工程股份有限公司。
