1、事业单位档案管理信息化建设初探 摘 要：加强事业单位档案管理信息化建设，不仅是事业单位改革创新的需要，而且是社会发展的需要，网络信息化建设的实施，加强了事业单位档案的管理，充分发挥了档案的利用价值。本文系统阐述了档案信息化管理的意义及现状分析，并提出加强事业单位档案管理信息化建设的措施。促进规范化管理。在实践中应注重事业单位档案管理信息化系统的应用与维护，通过组建档案信息局域网，完善档案管理系统。档案管理信息化建设是社会主义现代化建设的首要任务。 关键词：事业单位；信息化；档案管理 随着改革开放的深入和信息化技术 高速发展，档案管理网络化成为一种趋势。由于人才流动越来越频繁，档案的管理日益多样
2、化及复杂化，在这种形势下，加强事业单位档案管理信息化建设，对于强化事业单位档案管理，提高管理水平具有重要意义。 1 事业单位档案信息化管理建设的开展对档案工作的意义 在事业单位中，纸质的档案，已跟不上时代的发展，存在着诸多问题。例如档案管理人员知道所需的档案资料在档案室保存着，但由于存放条件差，导致潮湿、氧化、虫蛀等原因，不能准确找到相关资料，甚至需要浪费大量的物力、时间和人力去查找。自从建立了档案信息化管理 系统后，能有效解决这种问题，根据检索内容能快速找到所需档案，且整洁清晰地呈现在相关人员眼前。根据计算机存储信息量大、计算精度高、运算速度快等优点，能够将全面、准确、快速地把所需档案信息提
3、供给相关人员。信息化管理系统的实施既有效节约档案管理人员的时间，又避免了档案抄写失误的问题，大大提高了工作效率。 事业单位开展档案管理信息化建设，使档案原件完整地保存下来，当在电脑上输入信息时用到原件，其它时间可不用原件，直接在电脑上查阅，既灵活又省时。 事业单位开展档案管理信息化建设，大量的档案信息资源 能在网络存储空间、硬盘及光盘等多种地方存放，节约了大量空间，简洁方便。而纸质的档案管理模式则需要大量的存储空间及资金的投入，还要改建库房、增添设备等，大大浪费了国有资源。此外还要防止出现虫蛀、鼠类破坏、霉变、氧化等问题。因此必须加强档案管理信息化建设。 2 事业单位档案信息化建设的现状 部分
4、事业单位，档案管理技术相对薄弱，管理水平有待提高。一方面，部分管理人员没有经过专业培训，缺乏对档案相关知识及档案流程的了解，没有充分掌握材料的收集、整理、归档、装订等业务，且部分档案人员身兼多职，没有 充足的精力管理档案。对收集的档案，没有及时整理归档，造成档案的闲置。另一方面，对部分归档材料，审核不严格，使一些材料失真。人事档案材料归档以后，相关部门没有定期对材料进行审核整理，使这些原始材料放在档案盒里，常常处于无人过问的情况，对档案资料进行闲置，使档案资料不能充分发挥其作用。 3 事业单位档案信息化建设应采取的对策 3.1 要强化制度建设，促进规范管理 事业单位要建立健全档案信息管理安全防
5、范制度，在隔离互联网与电子档案网方面，要有明确规定，禁止非规定网站访问电子档案服务器 ，网上的计算机电子档案必须设置密码，禁止无关人员随意访问。 3.2 应重视档案管理信息化系统的维护 事业单位档案管理信息化建设是一个动态的过程，这需要相关档案管理人员不断地更新与核准信息资源，确保档案信息的安全性和完整性，充分发挥档案信息化系统的作用。此外要认真建设数据库：一是，档案信息资源的录入必须要准确，充分发挥档案信息化管理的作用；二是，档案信息资源的录入必须要完整，以便顺利开展档案信息化管理系统的后期维护；三是，要有专业人员及时核准与更新数据库信息，确保档案信息化管理系统的完整性 、准确性、可信性与真
6、实性，进一步推进事业单位档案管理信息化建设的进程。 3.3 重视信息网络化建设 海洋事业单位档案开展信息化管理建设重在应用。事业单位管理信息化档案建成后，要充分利用网络信息系统，进行海洋档案内部信息发布和资源共享，借助信息系统开展有效的查询活动，要充分发挥其作用，提高海洋档案管理水平。 3.4 注重信息化档案的人才储备 在人事单位信息化建设过程中，必须有管理人员和相关领导的参与，对档案体制及作业流程管理进行改革，使信息化建设落到实处，因此，通过开展 各种培训，不断提高管理员工的综合素质，对档案管理信息化建设尤为重要。 3.5 各档案管理部门要加强档案管理信息化建设 事业单位档案信息化建设涉及的
7、范围广，需要有相应的法规、制度及政策进行约束，还需海洋事业单位建立安全认证机构等网络环境，并制定相关的安全策略，以确保机密档案的安全性，促进海洋档案管理信息化建设的发展。在信息的标准化方面，海洋事业单位需要做大量的工作，通过制定信息化规章制度及规范，使各档案管理部门加深对档案信息化的了解，从而有效地开展工作。档案的发展受两个因素的制约，一是工作 环境与制度建设，二是技术的推广与应用，海洋档案管理人员要积极创造条件，快速实现人事档案管理的信息化建设，改革海洋人事档案信息管理体系，促进其发展。 4 总结 总之，随着经济的高速发展及网络信息化的普遍使用，实现事业单位档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，只有我们勇于创新，不断改革，与时俱进，做好档案信息资源开发与应用，才能在激烈的竞争中脱颖而出，不断完善人事档案信息化管理系统。 参考文献 付冰，张晓刚 .事业单位档案信息化建设与安全管理 J.兰台内外 .2011. 刘恺 .浅谈事业单位档案管理的标准化管理 J.中国房地产业 .2011. 史毓，王爱珍 .事业单位人事档案的信息化管理 J.现代营销（学苑版） .2011.
