1、企业文书档案管理浅析 摘 要：企业文书档案作为记录企业生产经营活动的有力载体和记录，是企业文化的重要组成部分，也是企业在运营过程中对相关问题有据可查的依据，因此，对于企业的文书档案管理要格外重视，才能保证企业在企业文化建设完善、日常生产经营中的各项工作都真实可查。 关键词：企业；文书档案；管理 1 企业文书档案管理的意义 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。企业的文书档案是企业各项经营活动的记录，是对以往的真实再现，汇集了企业发展的大量资料
2、和信息，不仅对企业回顾发展有着重要的作用，对于企业关于未来的发展前景提供了可借鉴的经验记录。企业文书档案的管理完善，将企业以往发展的各项工作用文字记录下来，形成档案并根据不同的类别分门放置，有利于企业在生产经营活动中出现问题时及时 、准确、快速地找到问题关键点，为迅速解决问题提供了可能。从企业的文书档案中，可以找到企业过去发展的轨迹，可以为企业未来发展提供可供借鉴的资料和数据，使得企业的管理层在做决策时能够更加有针对性和准确性。同时，企业文书档案的建立和管理，是建立健全企业文化的一部分，对于企业宣传和企业核心竞争力的形成具有重要作用。因此，对企业文书档案进行有效管理，是企业生产经营活动中不可或
3、缺的部分，也是完善企业发展机制的一个重要组成部分。 2 当前企业文书档案管理存在的问题 （一）企业对文书档案管理的认识不够 由于企业文书档案管理一般是放在企业办公室等文职部门，不管是企业员工还是企业管理层，对企业办公室的印象都还停留在拟定通知、收发通知等与企业生产经营活动没有直接关系的层面上，所以，对要整理归档的企业文书档案工作不够重视。我国经济发展起步晚，但是发展速度很快，企业在发展的过程中也往往只注重效益增长等眼前能看到的利益，而对于企业的长远发展规划则略显薄弱，比如企业文化的建设就不够重视，企业文化建设机制不健全。企业领导层的注意力大部分放在如何将实际生产力和销售额提上去，没有意识到企业
4、文化的建立健全对于企业的长 远发展具有重要作用。企业领导层对企业文书档案管理的不重视，就导致企业员工觉得处理文书档案工作的部门无关紧要。企业对文书档案管理的宣传不到位，领导不重视，员工跟着感受不到文书档案管理的重要性，就使得处理文书档案管理工作的部门对此项工作更加不重视，那么企业的文书档案管理就越发不能发挥其长处，导致恶性循环。 （二）企业对文书档案的工作衔接机制不完善 企业文书档案工作一般是分开进行的，由于文书与档案的要求有时候会有不同的情况，所以在实际操作中，文书档案管理的工作往往会出现文化与档案的格式不一致， 所用文种不同，编号不规范等问题，使得对文书的处理与档案的管理衔接不上，造成文书
5、档案管理工作繁杂且不够标准。同时，由于文书档案是对企业生产经营活动中的文书的整理，那就需要企业生产经营活动中的相关部门提供材料，才可以顺利进行，但是企业的部门之间的工作以及所提供的资料往往不够及时和规范，甚至出现资料提供不完全的情况，这就导致企业文书档案管理的工作衔接不够流畅，阻碍了企业文书档案管理工作的顺利进行。 （三）企业对文书档案管理的现代化工具利用不足 互联网的产生对社会的影响深远，特别是人们的工作方式 由此发生了很大变化。由互联网产生的很多办公工具在当下运用地十分普遍，现代化的办公工具和手段使得人们的工作变得轻松了不少，但是目前还有不少企业对文书档案管理还是将其作为纸质化处理，而没有
6、采用电子化，使得企业文书档案管理工作既费人工又费时间，工作效率低下。而有的企业在文书档案管理中运用了电子化，但是只是将相关文书档案制成电子文稿，而没有根据相关的工具来进行有效的处理，使得电子版与纸质版差别不大，只是单纯地将纸质版的文字和材料搬上了电子文档，这样就不太符合现代化的企业文书管理要求，只是机械地进行模仿，而没有真正地 将现代化技术与工具充分利用起来，不利于企业文书档案管理工作的开展。 3 提高企业文书档案管理的措施 （一）提高企业对文书档案的重视程度 企业文书档案就是企业文化中重要的一项，它是企业发展历程的记录，是将企业员工与企业发展紧密联系起来的一个重要纽带，通过对企业发展过程中相
7、关文书的回顾，能迅速将企业的发展亮点以及特征展露出来，使老员工能够通过文书档案找到与自己共鸣的地方，也能使新员工能很快找到自己与企业的契合点，从而加强企业和员工之间的关系。因此，提高企业对文书档案管理工作的重视程 度，对企业发展具有深远的意义。企业可以从管理层开始进行企业文书档案重要性的宣传和学习，使得领导认识到文书档案管理的重要性，从而在企业的决策上能够将重心稍微偏向文书档案管理上来，使得企业文书档案工作能够顺利开展。在企业将文书档案的用途以及重要性作专题讲座或是宣传，使得企业员工对文书档案能够有一个充分的认识，在了解其重要性的基础上，支持企业文书档案管理工作，保证企业文书档案工作的顺利展开
8、，打好群众基础。 （二）建立健全企业文书档案管理机制 企业的文书档案管理工作离不开企业各个相关部门的支持， 因此，建立健全企业文书档案管理机制，就需要企业各个相关部门的配合。将企业文书档案管理工作作为企业文化建设的一部分去抓，制定相关的管理制度，统一文书档案管理的格式、各类文件等的规范要求以及对资料的完整性也作一标准规定，使得企业其他部门在做相关工作时能够有所参照，解决了它们在文书档案工作中的疑虑和困惑，如此一来，它们的工作积极性和配合度就会相应增加，也为企业文书档案管理工作的部门解决了工作衔接不畅的问题。同时，多与相关部门进行沟通，建立部门之间的信息互通互联机制，畅通信息渠道，提高信息利用率
9、。企业的文书就是文书 档案的前奏，企业相关部门在拟定文书时就可以将文书档案管理的观念融入其中，做好材料的收集整理工作，为文书档案管理工作扫清障碍。同时，在文书档案工作处理中，应该严格按照专业的档案人员的要求，遵守先关法律法规，确保文件能够收集整理完整，同时根据不同要求进行科学分类，整齐归档。在处理新的文书档案时，要认真核查，发现不合规定的文件，及时联系相关负责人进行核实和情况说明，按照相关要求，依据程序将其退还或要求修改。 （三）利用现代化工具，提高企业对文书档案管理的利用率 企业之前的文书档案管理的工作一般 是用纸质记录，这样既不便于翻阅查看也不便于保存，一旦年份过长，就会出现各种纸质文书档
10、案堆放在一起丢也不是留也不是的尴尬场景。因此，信息化时代就要学会利用各种信息化的现代化办公工具和手段，使得企业文书档案管理方便易查而且省时省力。除了将纸质的文书档案制作成电子版之外，还要学会利用工具将其分门别类地排列好，甚至做成可以将其作为以后企业文化博览的一部分。利用网络档案管理信息系统等平台，将文书档案提供给平台，使公众能够通过平台对企业的各项可以公开的事务进行监督和查询，拓宽了企业文书档案管理的运用渠道，另一方面，也对 企业文书档案管理工作进行了有利宣传，提高了企业文书档案管理的利用率。 参考文献 l侯明 .白宇红 .谈文书档案管理的现有问题及对策 J.办公室业务 .2012（ 03） 贺燕南 .文书档案的现代化管理策略 J办公室业务 .2012（ 01） http： /ba9aS-7p8hzBz5MNm7CRWgr5Ath9_-JUgKlnbDO0EM1H8F4C1Hp_
