1、信息时代企业档案管理服务模式创新 摘要：信息时代企业档案工作者的重要使命就是最大限度地开发利用档案信息资源，为企业各项生产、经营提供有效服务、充分利用档案的潜在价值创造出社会效益和经济效益；要通过计算机网络为企业员工和用户提供服务，促使企业档案管理现代化。 关键词：企业 档案管理 服务 创新 随着信息化技术的发展，信息资源正在迅速实现数字化、网络化。档案管理的模式也发生了根本性变化，由原先的纸质档案管理提升到电子档案管理，档案管理由手工操作逐步演变为计算机网络运作，档案管理服务模式创新成为企业进行现代化管理必不可少的部门。 一、提升档案服务效率 1.建立企业档案网页，开展网上服务。随着企业局域
2、网的建立，档案部门将充分利用企业门户网站制作自己的网页，积极组织和丰富网上数据和信息，使档案管理电子化、信息化，实现档案信息的网上检索，为用户提供更快捷的服务。 目前，档案部门利 用互联网开展的网上服务，已成为了为用户提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。 2.建立 “ 档案数据管理中心 ” 。档案部门与本单位信息管理部门可加强密切配合，建立 “ 电子档案数据管理中心 ” 。该中心设在企业档案馆（室），是企
3、业信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有 限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，提高档案利用效率。 3.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。 4.开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件， 特别是
4、到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 5.加强档案资源建设，开展现行文件阅览服务。企业要把全面加强档案资源建设作为档案事业可持续发展的基础，采取多途径接收、征集档案等多种方式，是档案馆藏内容更丰富、结构更合理。社会的发展和人们文化水平、法律意识的增 强，使得到档案馆（室）查阅文件的人员逐年增多。尤其是现阶段，越来越多的企业经历了重组改制，兼并划转，
5、职工出于维护自身合法权益的需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。 二、拓展档案服务领域 1.信息服务的多元化。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人 们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 2.兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，
6、从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案部门也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆部门的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息 搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。 对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维
7、护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。 3.实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对日益丰富的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识 和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、史志、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。 实现资源共享能使档案、史志、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各
8、文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因 而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足企业多方面的需要。 4.深层次开发档案信息。 企业档案只有深层次开发利用才能充分体现其价值。即采取多种形式、多种渠道和多种方式开发利用档案，充分发挥档案信息资源的强大作用。通过编研企业档案资料、举办图片、实物展览、网上信息发布、档案专题研究成果发布会等多种渠道提供利用，让档案更好地为企业中心工作服务；通过档案利用信息反馈，例如，企业科研成果、文献 资料经过用户使用之后，能发挥多大价值，起到哪些作用，这是检验企业科研成果创造的经济效益和社会效益的手段之一，也是对科研成果作出的后评价。通过对科研成果的再利用，企业达到节约成本、增加效益的目的，同时对下一步科研工作和企业发展方向具有指导意义。
