1、关于高校档案信息管理工作的若干思考 摘 要：高等院校档案记录了高等院校各个时期的工作、活动情况，对高等院校工作有承前启后的作用，也是衡量高等院校的管理水平的标志之一。把档案管理与实际工作结合，坚持服务的创新，不断激发工作地活力，积极突破老旧、不合时宜的工作理念和模式，用于解决档案管理工作中出现的新矛盾、新问题，只有这样提高档案管理的水平。 关键词：学校档案；信息化；管理 档案管理是高等院校日常管理的重要组成部分，是不断提高教育质量，积极建设特色学校的基础。档案管理在总结工作经验，探索、研究教育规律，维护学校教学、科研人员权益方面，都有着不可估量的作用。 所以，高等院校的档案管理工作在院校管理中
2、的重要性日益显现。但是该怎样适应新形势的发展、需要，怎样把档案管理做出成绩，怎样使院校档案管理更加的规范呢？本文从以下三个方面来进行阐述。 1 开拓思路，改变观念、争取领导重视 高等院校的档案管理工作是一项基 础性的、服务性的管理工作，因而很难产生直接的经济效益。因此在高等院校的管理中，它是一项只为他人“ 铺路 ” 的工作，档案管理工作的作用被极大的削弱，其行政协调和监督指导的职能一直未被重视。 高等院校的档案管理的服务功能，具有它的双重性。从职能部门角度讲，档案管理具有 “ 监督和指导 ” 的作用；从业务部门讲，它有 “ 保管资料 ”的职责。因此，要正视高等院校档案管理的双重职能，要开拓思路
3、，转变观念，积极创新服务机制，并提升档案管理工作人员的专业和服务水平。 那么，怎样才能提升服务水平呢？ 首先就转 变观念和摆正心态。由于不少人对档案资料的开发、利用存在不同程度的顾虑，因而影响了档案服务功能的有效发挥。所以，档案管理工作人员一定要解放思想，转变观念，做到与时俱进，要充分认识在新形势下对档案管理工作的新的要求，认真探索档案资料开发、利用的新方法，树立积极的服务意识，树立以事业为重、甘为无名英雄、无私奉献的精神，做到为院校师生服务、为院校科学正确的决策服务、为社会各界服务。 其次要加强档案管理人员的业务素养建设。一要加强档案管理人员的再教育，组织他们参加专业档案培训，认真学习档案管
4、理的专业理论知识 ；二要建立档案管理工作的网络，积极选拔懂电脑并且热爱档案管理事业、不介意默默奉献的人，来任职院校的专职档案管理人员，用现代化的管理知识和先进的技术设备，提高档案管理的水平。 另外，要积极争取领导的重视。领导对档案管理工作的价值认可程度，直接决定着院校对档案管理工作的态度，因而在很大程度上影响着档案工作的发展。所以，作为档案管理的工作人员，要充分发挥主观能动性，用实际行动和业绩去争取领导的重视。 据了解，目前有很大一部分的高等院校的决策层，对于档案管理工作的认识不足、重视程度不够，没有摆正 档案管理工作的位置。致使档案管理工作人员责任不轻、地位不高，严重影响了档案管理工作的开展
5、。同时，由于领导的重视不足，档案管理经费大大不足，而档案管理工作人员的福利差，工作流动性大。 2 立足服务改革档案管理方式 要立足于服务改革院校档案管理的方式。一，要着眼于发挥服务功能，建立健全档案的制度，对档案资料管理的各个关节实行科学化的管理，使之制度化、规范化；二，利用现代化的信息技术，来提升管理水平，根据学校的信息化建设，做到成体系、有重点的提高档案信息管理服务水平和效率，积极改变档案信息收集 等方面的不足；三，及时收集相关资料信息，并编排归档。院校各部门的资料信息繁杂，特别是行政工作档案与教学档案在归档范围、时间、要求方面各不相同，而教学部门面宽量大，包含各种学术交流、专家授课等，全
6、都要求档案管理部门要及时严格的开展收集工作。 同时，在新时期下基于档案管理工作的需要，院校的档案管理工作要列入院校工作计划和各部门计划，这也是对立足于服务改革院校档案管理工作的一种探索。所以档案管理要结合工作实际，推进服务机制的不断创新，激发工作的活力，勇于突破不适宜的工作理念和模式，用创新的办法去解决档案 管理工作中出现的新矛盾、新问题，使档案管理工作提升到新的层次。 另外，要建立健全规章制度，制定档案管理工作实施细则，设立综合档案室，购置必要的办公设备，列出院校档案管理工作的专项经费。 院校档案在日常教学评价中发挥着不可取代的依据性作用，直接影响着日常教育、教学评价的结果。档案材料越完整、
7、齐备，对教学的评估效益、质量就越高，就越能对日常教育、教学工作开展客观而又全面的评价。 3 加快档案信息化建设步伐，提高档案现代化管理水平 迈进 21世纪，以计算机和网络技术做为代表的 信息技术，慢慢渗透到各个领域。但是当高等院校中行政、教学工作都已广泛运用信息技术，去提升工作效率、教学质量，而院校档案管理工作却一直游离在信息化之外，始终停留在最基本的电子计算机操作上，使院校档案管理工作裹足不前。 信息化不但是高等院校档案信息管理工作的重要发展方向，也四档案管理工作中的重要组成部分。经过多年的档案信息化实践经验，信息化建设已成为院校档案管理工作提升发展的有力的推手，同时也是院校改革档案管理工作
8、的切入点、突破口。 加快档案管理信息化建设的步伐，要加强资料信息的汇总、编研工 作，积极改变过去看摊守业的现状，努力去拓宽服务的渠道，改善服务的功能，认真的提供方便快捷的信息服务。例如有目的性地开展院校档案编研工作，把院校的档案、大事记、教学科研成果、专题文件资料、个人学术成果和院校部门的历史资料等进行整理汇编，更好地为院校发展和各部门工作提供优质、高效的服务。要提高档案管理的现代化水平，可以从三个方面入手： 第一，要规范电子文件的收集，加强电子档案的管理。院校档案馆（室）出具工作流程，要求其他部门在转交纸质档案资料时，要同时提供电子版文件或档案。积极推进校园网和电子档案的管 理系统的更新，逐
9、步实现电子档案和文件的自动化归档、索引和查阅。 第二，档案管理工作要做好，人员是关键要素和第一资源。要求高等院校档案管理工作人员要具备专业的档案业务知识，同时要具备相当的文化知识和信息管理技能，主动加强对档案管理现代化的适应性，努力成为合格的档案管理工作者。 第三，建立和健全院校馆藏档案信息检索体系，加强院校档案目录的数据库建设。院校档案馆（室）要尽快建立健全机读目录数据库，以实现现有全部馆藏档案信息目录的信息化检索，重要的、使用率高的档案要尽快实现文件级检索，逐步实现高 等院校档案管理工作从手工操作为主实现向信息化、现代化管理的转变。用让未来便捷、对过去负责的态度，认真做好高等院校档案信息管理工作，不只是档案管理工作者的责任，也是各级领导的责任。 高等院校档案信息管理的工作任重道远，不断加强档案资料的管理，努力完善档案管理机制，逐步实现档案信息管理的科学化、制度化和流程化，使档案信息资源更好的服务于院校管理，提升教学质量。 参考文献 杨兰，李秦，陈晓芬 .高等院校科研档案管理问题分析 J.重庆邮电学院学报， 2006，（ 6） . 曲德强 .高等院校学生人事档案与大学生就业研究 J.中国电力教，2008，（ 24） .
