1、发电企业会计档案管理存在的问题与对策分析 【摘 要】发电企业作为国民经济发展的重要基础，对推动我国经济持续快速发展起到了非常重要的作用。随着市场环境变化，发电企业将会面临越来越大的竞争压力，加强企业管理是提升发电企业市场竞争力的必要措施，而加强财务管理则是管理中的重中之重。本文以容易被忽略的财务管理末端 会计档案管理为对象，揭示发电企业档案管理当前存在的基本问题，并结合实际地分析研究应对策略，为企业提升会计档案管理水平提供借鉴。 【关键词】发电企业；会计档案；财务管理 企业会计档案管理是财务管理中的重要一环，但由于其处于 财务管理的最末端，容易被忽视或者说不被足够重视。但是，加强企业会计档案管
2、理，保证其管理合规性、规范性和科学性具有非常重要的现实意义。 一、加强企业会计档案管理的现实意义 企业会计档案是指企业财务部门移交档案管理部门的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。会计档案通常是指纸质资料，但随着会计信息化管理的发展，会计电子档案也将作为企业管理的重要对象。 企业会计档案涵盖各种会计核算资料，完整记录了企业各种经济活动的内容。财务部门妥善 保管与规范管理这些资料，以便满足财务核查、内部审计以及税务检查和外部审计的需要，并能够有效预防和揭露各种违法乱纪、徇私舞弊的行为。同时，真实客观的会计信息，能够为企业决策和经营管理提供必要
3、保证，增强企业竞争力，防范风险，提升经济效益。 二、当前发电企业会计档案管理存在的问题 当前发电企业会计档案管理主要存在以下几个方面的问题： 1.企业会计档案管理重视程度不够 很多企业不够重视会计档案管理，发电企业也不例外。之所以这样，是因为会计档案管理是一项基础性的管理工作，容易操 作，而且规范性管理以及对细节的精细化管理所带来的不便，更容易被人忽视。这一点，还体现在对委任会计档案管理岗位上，很多企业对会计档案管理岗位的专业素质、综合素质、业务能力等均不做具体要求，以致在会计档案管理过程中会出现一些不规范的管理行为，而随着财务信息化管理地位的不断提升，这种岗位低素质要求与会计档案管理专业化管
4、理的要求的矛盾会越来越突出。 2.会计档案管理人员无法对档案进行正确处理 会计档案管理的一项重要内容就是分清管理责任界面，因此就需要档案管理人员对档案的移交、借阅、调阅、复印及销 毁等行为进行规范化处理，尤其是会计档案销毁管理。并非所有会计档案保管期限都是永久性的，不同类型的档案，法定保管期限也不一样。当保管档案超过存放时间，就应实施档案销毁管理。可实际工作中，很多发电企业的档案管理人员往往不重视档案的销毁工作，使大量过期档案长时间地占用档案保存空间，造成了档案管理资源的浪费。 3.缺少精细化的档案管理细则做指导 我国很多企业包括发电企业都没有制订非常细化的管理制度或者称为管理细则，从而导致企
5、业会计档案管理陷入一个人为的主观管理模式。这种主观行为，并不能统一和规范 会计档案借阅、调阅、复印以及销毁等各项管理行为，存在比较大的档案管理风险。比如，发电企业在很多方面具有保密义务，因此，在借阅、调阅和复印会计档案等管理方面，不仅仅要履行双方签字交接的表面手续，更重要的是应该由企业相关领导的书面批示，才能借阅、调阅和复印企业会计档案。而在电子会计档案管理中，其风险就显得更加突出。 三、提升发电企业会计档案管理水平的具体措施 发电企业提升会计档案管理水平应从制订制度、加强培训、强化检查和建立防病毒措施等方面着手，具体如下： 1.建立完善的会计档案管 理制度 发电企业应结合实际情况制订会计档案
6、管理制度，明确管理职责，规范会计档案各项管理行为，保证有序开展会计档案管理工作。根据会计档案管理要求，发电企业应明确规定会计档案的分类、组卷、排列、装订、移交以及借阅、调阅和复印等各项行为，规范借阅等审批行为，明确归档时间、保管期限以及销毁风险管理措施等，保证会计档案管理有据可依、细致分明。 2.加强档案管理人员的培养 发电企业应该重视对管理人才队伍的建设，加强对档案管理人员的培养。只有管理人员具备较高的职业素质，他们才能进行有效的 档案管理工作。会计档案管理人员不仅要做好基本的工作，而且还要能熟练使用计算机技术，能够运用各种网络软件来进行档案管理。同时，档案管理人员还应该具备足够的电力生产知
7、识，只有这样才能有效地管理发电企业的会计档案。 3.加强对档案管理工作的检查 发电企业应加强对档案管理工作的检查，促进企业会计档案管理规范化、标准化。检查内容应当包括：会计档案移交是否完整、及时；档案借阅等行为是否经过适当审批；复制档案是否提供有关证明文件；销毁档案造册及签字是否合规、规范有效；以及相关的移交签字手续是否齐全等。 只有通过必要的检查，并落实绩效考核，才能有效促进档案管理规范化。 4.建立档案系统的网络病毒防御措施 为更好地保护电子档案的安全，发电企业应建立病毒预防措施，对计算机病毒进行多次预防、检测，及时消除网络病毒，从而保障档案管理软件系统的安全。在电子档案的存储过程中，应该注意对档案进行备份。为了保护存储系统的安全，应该在电子档案库中设置口令和密码。 四、结束语 发电企业面临大数据时代的发展趋势，会计档案管理显得越来越重要。企业只有认真梳理问题，重视问题，并从制度化、规范化 、标准化管理着手，加强细节管控，强化风险防范，并落实检查监督和实施绩效考核等手段，才能推动企业会计档案管理水平不断上升。 参考文献： 陈幼玉 .发电企业会计档案管理存在的问题及对策 J.办公室业务，2011（ 11） . 马秀兰 .谈会计档案管理的规范 J.天津财会， 2012（ 06） .
