1、地方高校人事档案管理途径的探索与实践 摘要：本文旨在对地方高校人事档案管理的现状进行分析，解析地方高校人事档案管理存在的人事档案意识薄弱、人事档案管理制度不完善、人事档案材料不全面不真实、档案保管的硬件条件无法满足要求、人事档案管理的软件条件无法达到要求、人事档案信息化管理水平不高等问题，并积极探索符合地方高校的人事档案管理的途径。 关键词：地方高校 ; 人事档案 ; 信息化建设 胡锦涛同志指出： “ 档案事业是一项崇高的事业 ,是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来 ” 。人事档案是高校人才资源开发与管理的重要依据。随着现代信息社会的快速
2、发展，高校人事档案管理工作的内涵和外延都有了新的拓展，人事档案管理如何更好地适应信息时代高校人力资源管理的现代化发展需求，已成为档案界的一个重要课题。 一、地方高校人事档案管理的现状分析 1、人事档案意识薄弱。一直以来，地方高校教师和部分 中高层行政领导对人事档案管理工作重视程度不够，认为与教学、科研工作没有直接联系，不能为高校创造经济效益。只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。这一现状直接导致了地方高校上至管理部门，下至教师，对人事档案的管理漠不关心，使地方高校人事管理陷入一个管理盲区。 2、人事档案管理制度不完善。大多数地方高校在人事档案的建设与管理方面没有形成符合本学校的人事管
3、理的相关制度和规定，仅仅把国家、省市的文件进行了一番改头换面，这样形成的制度既缺乏可操作性，又没有明确的针对性，对地方高校的人事档案管理起不到明 显的促进作用。有的高校虽然制定了相应的制度，但由于管理不规范，在工作中无法加以落实，也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。 3、人事档案管理的软件条件无法达到要求。由于地方高校对人事档案管理的重视程度不够，高校人事档案工作大都使用编制外的人员，这些人员往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训，无法高质量的保证档案管理工作的开展。另外，这些编外人员的待遇偏低，严重挫伤了档案管理人员的积极性，造成人员流失情况严重，影响了档案管理工作连续稳定地开
4、展。这些都直接导致了地方高校人事档案管理工作 只能在低水平层面上进行，不利于高校人事档案管理工作水平的提高。 二、地方高校人事档案管理信息化实施途径探索 1、加强人事管理的调研学习工作，提升人事档案管理的重视度。鉴于地方高校特殊的地理环境造成信息的闭塞和交流的阻碍，严重影响到人事档案的信息化建设进程。所以，地方高校要拓展多种途径、多种措施加强人事档案管理的调研和学习。调研既有和校内各部门、各学院之间的研讨、调研，还有对外的交流和学习。毛泽东曾说：没有调研就没有发言权。所以通过对内的调研了解和熟悉学校的人事档案管理现状，为进一步完善和改进 提高调研基础，当然，调研可以通过多种方式和途径进行，如调
5、查问卷、座谈会、部门交流等。 2、建立和完善地方高校人事档案信息综合数据库。 高校人事档案信息化管理系统的最主要部分是人事信息数据库 ,它主要包括高校人员的基本情况、人员的职务和职称情况，人员学习培训情况、表现情况以及其他情况。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为高校 各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。同时，档案管理人员还可以针对本校人事档案管理的实际利用情况，以现实需要为前提，对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实
6、现数字化 ,例如学历、学位证书 ,近期的干部履历表，干部职务任免，职称审批表，各种资格证书等。 3、加强高校各部门信息沟通。 做好高校人事档案信息化管理工作，不仅是高校人事档案管理部门的任务，也是其他各有关部门的重要责任。高校人事档案信息化管理系统的核心就是信息资源的建设，重点是人员信息数据库的建立。这就需要高校集中全校的人力、物力和财 力同心协力地建设好这个信息数据库，确保信息数据的完整、全面、系统和准确。因此，各高校要建立和完善干部人事档案材料收集工作的协调机制，加强人事档案管理部门与纪检、监察、财务、审计等形成人事档案材料部门的协调配合。高校尤其要加强组织和人事等部门在人事档案材料形成、
7、收集上的沟通协调，保证人事档案材料形成规范、收集齐全和归档及时。 开题报告 t 4、加强档案信息化人员队伍建设。 档案管理队伍建设是档案管理信息化建设的关键，人事档案信息化管理人员应该具备的基本素质。人事档案信息化建设的一个关键因素 就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。人事档案信息化建设过程中需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练的现代化管理设备应用能力。 5、加强人事档案管理的制度建设。 制度化建设在人事档案管理中非常重要，是地方高校人事档案管理规范化的一个显在标志。地方高校在人事档案日常管理的过程中积累丰富的管理经验，并把这些经验加以提升，
8、制定科学合理且符合地方高校实际的人事档案管理制度和日常监控制度，使地方高校的人事档案管理步入规范化的轨道。 近些年来，高校 人事档案信息化管理已越来越受到重视。 2008 年 10 月，上海市教委、市档案局联合下发的关于转发教育部国家档案局制定的高等学校档案管理办法的通知中明确指出各高校要不断推进高校档案信息化建设，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，探索电子文件的集中管理、长久保存和有效利用，开展传统载体档案数字化、基础档案数据库建设，实行文档一体化管理。高校人事档案管理人员要善于学习新知识、新技能，敢于将信息技术利用到传统的档案工作中，尽快实现高校人事档案管理的信息化，实现高校人事档案管理的根本变革。 参考文献： 王郁南 .信息数字化对高校档案管理的影响 J.兰台世界 , 2007(4). 石鑫 .论信息化时代档案工作者素质的提高 J.兰台世界 , 2007(6). 刘丽佳 .高校档案管理信息化进程刍议 J.兰台世界 , 2006(12). 陈丽 .信息时代高校人事档案信息化管理及其发展 J.科技信息， 2011（ 8） 作者简介： . 高亚光 女 ? 1982年 10月 籍贯：陕西佳县，大学本科学历 ? 现任助理馆员 ? 研究方向：档案管理，工作单位：延安大学。
