1、对现今编研工作存在问题的探究 摘 要:档案编研工作是档案开发利用的重要工作,也是档案管理工作中的一个重要方面,同时也是企业档案馆管理水平的具体体现。如何更好地开发利用档案,使档案的经济效益在社会变革中显现出作用,企业档案编研工作就成为当前档案管理工作中的一个新课题,如何把 这项工作更深入、更扎实、更广泛地开展起来,编研出深层次、高质量、有价值的成果,则 是我们要研究、思考的问题。 关键词:档案编研;问题;意义;对策 1 档案编研工作的意义 第一点是档案编研为机关管理、科学发展提供最全信息。档案部门主要通过对各类档案进行分析研究,去粗取精,去伪存真,综合加工,将准确的、可靠的各种档案信息,按要求
2、、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果,调阅使用人员可少花时间、少费精力,获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。 第二点是档案编研是有效开发利用档案资源途径和方法。档案文献编研工作则可以克服传统方式的案卷繁多、查阅不便以及不能及时地利用,使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难的弊端,打破以往档案 “ 养在深闺人不识 ” 的局面,较好地适应利用者的要求。 第 三点,档案编研工作是科学研究的基础和条件。如果把这些大量的科学资料档案资料按一定专题整理编研,就会大大方便利用,提高科研工作的速度,有利于科研成果的早日完成。 第四点,档案编研及时为单位提高档
3、案管理水平提供最快信息。 单位档案管理的各项业务工作,如收集整理、立卷归档、编制检索工具、安全保管等都是档案管理的基础工作,也是搞好档案编研工作的前提和基础,不做好这些工作是无法进行编研工作的。通过编研工作,可以看出档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全。通过 编研工作,自我发现自我检查自我改正,为加强单位档案管理的基础工作,促进单位档案管理水平的提高提供最快信息。 2 我国档案编研工作存在的问题 2.1 忽视对档案编研工作的研究 从目前高校编研工作的总体来看,编研工作还处于 “ 编 ” 多 “ 研 ” 少的状况。编研工作是 “ 编 ” 和 “ 研 ”
4、两者之间的有机结合,所谓 “ 编 ” 多“ 研 ” 少,主要是指档案材料汇编和选编较多,以档案为基础的加工而成的二次文献、三次文献较少。从已有的编研成果来看,大多只是把档案中的一些基础数据、现成材料照搬摘录,忽视了在汇编的基础上加 以研究这一面。比较明显的在于,现在档案馆编研材料大多都是一些文件汇编、数字汇编、专题目录汇编,几乎都是编。而真正能为学校的教学、科研所利用的带有学术性、知识性研究价值的编研成果较少。 2.2 档案馆之间编研工作发展不平衡 由于企业档案管理工作人员少,队伍不稳定 ,业务素质不同,使得编研工作水平参差不齐,各企业档案馆之间编研成果的数量和 质量差别很大,档案编研工作发展
5、不平衡。 2.3 档案编研人员的素质低下 有些企业档案馆没有专职人员搞编研,有 些充实编研工作的人员自身素质尚待提高,缺乏创新意识,导致编研工作进展缓慢,编研水 平不高,起不到为企业的各项业务工作服务的作用。 2.4 档案编研的内容过于浅显 近年来,在档案编研工作实践的发展过程中不难发现,编研的选题过于狭窄,是编研工作中普遍存在的问题。其主要原因是编研工作者没有根据客观现实需要来进行选题,没有注重选择那些利用面广、实用性大、针对性强的档案信息,不是从高校的教学和科研的中心工作的实际需要来确定编研题目,而是还停留在编写大事记、专题文件汇编等一些最基本的参考资料上,编研材料种类单一,甚至存在许 多
6、相似之处,诸如大事记、党代会、教职工代表大会的文件汇编等等。编研内容薄弱、缺乏深度和广度,也是编研工作中存在的突出问题。不少编研工作者往往在编研的内容上考虑得甚少,甚至不下苦功夫去思考、研究,编出来的成果内容不够充实、全面,影响了编研材料的利用效果。 3 对于档案标准化建设的建议 3.1 创新编研手段,加快编研成果多样化 现在现代计算机多媒体技术、光盘技术、数码影像技术、电子通讯和电视传播技术的迅猛发展,为史志档案编研现代化提供了广阔的空间。为了应对当今档案信息需求多元化的挑 战,更好地满足社会大众的档案信息需求,我们要充分运用这些手段,加快史志档案编研速度,提高编研质量,增加利用服务渠道,拓
7、宽服务的对象和范围。跳出单纯文字编辑的老路子,增加图片、画册的编纂,在出版文字版编研成果的同时,增加利用光盘技术制作的光盘版。同时还可拍摄专题片,做到图文并茂,从而使编研成果在载体上更加丰富多彩,在形式上更让社会大众喜闻乐见。 3.2 建立合理的规章制度,确保编研工作的开展 按照党和国家关于档案工作的方针政策和法律法规,结合单位工作特点,建立健全单位档案工作的各项制度,确 保单位档案管理工作有法可依、有章可循、有条不紊地进行,逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。对在单位档案编研工作中作出成绩的有关人员予以奖励;对在改善机关管理、提升效率、发挥重大效益的档案编研成果,应该列为参加单位科学成果的
8、评奖范围。 3.3 加强档案的收集整理工作,确保编研资料的完整 一个单位的档案积累了数十年之后,面对成千上万的档案史料又会出现“ 存时嫌多,用时嫌少 ” 的局面。往往在文献编研和档案利用过程中会发现,过去有些重大事件、重要活动,既未留下文字记载,也未留下照片资料,仅凭一些老 同志的回忆。但随着时间的流逝,每个人的说法不一,这是十分令人惋惜的。还有一些重要的依据、协议查无下落,为今后土地、资产的处理留下后患。这些都为我们敲响了警钟,要求我们档案工作人员在接收档案时,必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收,发现问题,及时补救。还要将社会上和个人手中散存的重要文献、资料收
9、回,并妥善保管,绝不能因现在的疏忽而愧于后人。 3.4 提高档案编研人员的素质,提高服务水平 对档案人员编研工作进行业务培训,造就合格的编研工作人才,是亟待解决的问题。 搞好企业档案馆编研工作,档案人员必 须具备一定的编研工作专业素质和相关学科的知识,并且要保证企业档案管理工作人员的稳定性,这样档案工作人员积累知识才有明确的方向性和连续性,能够较快地建立自身的知识 结构,提高编研水平。同时,要有开拓创新精神,根据时代要求和企业要求,敢于编写没有编写过的材料,将那些对当今企业发展和企业管理进步有益的档案信息,及时地整理出来,编研成果切合企业需要,在现实工作中充分发挥出企业档案的作用,更好地为企业
10、各项工作服务。 4 小结 档案编研工作是对人类精神财富的升华和 再创造,是一项功在当今,利于后世的伟业。因此,要在实践中始终坚持求真务实的态度,勤奋学习,勇于探索,要从根本上转变观念,相应地重新调整和定位,变被动为主动,开拓创新,努力开发更多适应工作需要的档案编研课题,让档案编研工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益。 参考文献 李红;对企业档案编研工作的几点思考;档案学研究; 2008; 文燕;高校档案编研工作繁荣之后的反思;北京档案; 2010; 何丽云;档案编研工作的发展与思想变迁 1978 2007 年档案编研工作述 评;档案与 建设; 2008; 樊如霞;论信息素质与档案编研;档案学通讯; 2004; 杜晓宇;当代档案编研评估体系研究;档案管理; 2007;