1、提升办公档案管理效率的探究与探析 摘 要：本文主要讨论了提高办公档案管理效率的问题，首先介绍了提升办公档案管理效率的意义，然后分析了我国现阶段办公档案管理中存在的问题，最后对档案管理效率的提升给出了一些意见和建议。 关键词：办公档案；管理；效率 1 引言 随着科技的不断进步，经济的持续发展，办公档案管理越来越标准化、科学化和现代化，其效率也在不断提升，其在社会各个领域中均发挥着重要作用，管理内容方式不断改进，促进了办公档案价值的有效发挥。 2 提升办公档案管理效率的意义 一方面，我国对办公档案的要求越来越高，办公档案管理效率的提升是我国现阶段政府机关、事业单位、企业等的迫切需求；另一方面，办公
2、档案类型和数量的不断增加也急需通过管理效率的提升来应对。因此办公档案管理效率的提升对我国办公档案的管理工作具有重要意义 3 当前办公 档案管理中存在的问题 3.1 办公档案存在损失丢失的情况 一些办公档案的保存还在采用纸质的方式，时间一长容易损坏，而且在保存期间很少对档案进行检查，一旦要用到档案或档案进行移交时，给档案者造成严重的影响；还有一些档案管理人员，由于专业水平和个人素质的原因，对档案随意摆放，最终导致档案丢失。档案记载着人员多年的情况，一旦丢失很难补回来。 3.2 办公档案管理手段相对落后 一方面，有些办公档案管理工作者有很多都是教师的亲属或退休员工，没用受过专门的档案管理培训，缺乏
3、相关的 管理经验和技能；另一方面还受制于软硬件条件和资金限制，办公档案管理的配套设施跟不上。所有这些因素加起来就导致了办公档案管理手段的相对落后的现状。 3.3 对档案材料收集不及时 办公档案管理人员在收集档案材料时不积极，例如在移交档案时存在收不齐的情况，一旦漏交，档案的审核工作就会出现问题，以后再补交，其流程更加繁琐。这种现象很大程度上是办公档案管理人员的督促不到位造成的。因此，档案管理人员应该尽职尽责，积极收集相关人员的档案材料。 3.4 对办公档案管理的重视程度不够 许多部门认为办公档案管理工作没有实质上的意义，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询的到档案
4、资料就可以了。对办公档案管理工作觉悟性差，忽视了它在部门资源管理中的重要作用，导致人员、经费等情况没有足够的保障。 3.5 办公档案管理方式单一 在办公档案管理工作中，并不是所有的企业都有一套完整而独立的办公档案管理系统，很多中小型企业部门还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易导致档案归档的不及时以及资料遗漏、造成资料收集的不完整。 3.6 缺乏办公 档案管理专业人才 我国办公档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，办公管理人员编制不够充足，相关部门对这方面的管理工作也不是太重视，很少去培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章的培养这样一
5、个专业人才，只需要利用兼职人员去看管这些资料就可以了，大多数的企业办公档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即 “ 你送我装 ”“ 你借我调 ” ，毫无一丝技术含量可言。即使购买了办公档案管理软件，在加之计算机技术的应用，这样就可以使管理工作变得简洁一些，但是由于缺乏专业的 技术人才，没有充分的发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。 3.7 档案材料利用不充分 办公档案材料存在着利用范围狭窄的问题，大多数的部门只是利用档案资料去了解人员以往的成绩、工作内容、个人业绩等等。就好比是一张个人简历而已，真正的利用率还没有提升上去，办公档案材料还有更大的用处，随着我国市场经济的发展
6、、改革的深入，对办公档案的管理工作也要符合社会的需求，这就要求我们去扩大办公档案资料的利用率。 3.8 信息数据库与安全建设落后 在办公档案录入上，有时 为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致办公档案信息数据库不完整，这就造成了日后对办公档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致办公档案的一系列问题。信息安全建设不足主要体现在数据备份不及时，系统安全漏洞等方面。档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。 3.9 软硬件配套设施不足 传统的办公档案管理，一方面大都还是使用一些硬件比较落后的设备，跟不上现代化的要求；另一方面，配套的软件也跟不上办公档案管理的要求
7、，软硬件配套设置急需改进。 4 提升 办公档案管理效率的途径 4.1 健全办公档案管理制度 办公档案是员工真实信息的主要来源。关乎员工的个人前程，目前我国办公档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。 4.2 办公档案管理工作的规范化 办公档案的规范化要努力做到四个方面，一是档案提交的程序化，既在档案提交时一定要按照规定的流程走，例如有关部门的盖章一定不可缺少；二是档案 鉴别的规范化，既对档案的真实性、完整性要做认证的鉴定，档案信息不完整的不给予归档；三是档
8、案基础设施的标准化，例如配套电脑的落实，档案管理软件的日常维护等；四是档案管理工作的制度化，例如档案管理的上下班时间，市场档案维护事项的规范等，只有工作的制度化才能确保管理工作的有序进行。 4.3 加强办公档案信息化建设 目前我国大多数企业仍旧实行的是手工操作和检索作业，没有充分的利用大数据给我们带来的快捷。所以档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时的录入人员的基本信息，做到 实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断的提高办公档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。 4.4 加强办公档案人员队伍建设 目前我国的办公档案管理人员大都是兼职人员，我们要培养专业
9、高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时的更新传统的观念，做材料的归档、保存、传递等工作确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理。 传统的办公档案管理方法不能适应新形式下档案管理信息化的要求，一方面要对相关工作人员进行培训，以适应工作要求。另一方面 可以招聘那些信息化管理素质较高的人员。此外，政府还可以与高校进行合作，针对岗位的特点培养专门的高校人才，毕业以后政府为其提供实习机会或就业岗位。此外，档案的信息化管理对人员的道德品质提出了更高的要求，应该注意对相关工作人员加强这样面的培养，避免违法乱纪等行为的发生。 4.5 加强软硬件的投入 在硬件方面，计算
10、机相比传统办公档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于办公档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于办公档 案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现办公档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。 4.6 提升网站建设水平，构建信息交流平台 在内部局域网、互联网和对接软件的基础上建立综合的档案服务网站。把过去静态的档案管理转变为动态的档案管理，利用该网站的建设实现对办公局决策、档案管理、对外服务等方面的帮助。网站的开发工作既可以自己招聘组建专门的开发团队，也可以把开发建设工作整体外包给第三方软件开发企 业，并且要定期对网站进行检查，确保其运行稳定，最终形成一个完善的信息化档案管理综合服务网站。 参考文献 刘敏 .浅析现代企业档案管理工作 J.河北企业， 2011（ 02） . 李宝华 .档案现代化管理经验谈 J.黑龙江科技信息， 2009（ 30） . 作者简介 张振（ 1969-），男，山东省高密市，大专，毕业于中央广播电视大学，助理馆员，高密市检验检测中心。
