1、新建本科院校院系教学档案建设存在的问题及其对策 【摘要】本文从新建本科院校院系教学档案建设存在的问题及其对策谈起，通过本文对新建本科院校的教育教学档案建设从存在的问题及其对策展开调查研究，使院系教学档案更好地为院系发展服务。 【关键词】新建本科院校，教学档案，存在的问题及其对策 目前，在我国高等学校中不同程度地存在着对教学档案建设重视不够甚至忽视的问题，尤其是新建本科院校院系教学档案建设显得更为薄弱，因此有必要重新审视院系教学档案的重要功能与作用，建立健全教学档案管理规范和工作制度，采取科学有效的措施，使新建本科院校院系教学档案建设走上规范化、标准化轨道，使院系教学档案更好地为院系发展服务。
2、一、院系教学档案建设存在的主要问题 目前，高校院系教学档案建设方面存在诸多问题，概括起来可以称为“ 三无 ” ，即无明确的责任主体，无科学的管理规范，无必要的工作设施。 1.无明确的责任主体。院系很少有专职的档案人员，甚至兼职的档案人员也不明确，实际形成的教学档案往往由教学秘书代管。 2.无科学的管理规范。目前教学档案的收集、整理、归档与保管都无章可循，无据可依，基本处于一种无序状态。尽管国家颁布 有档案法，从立法的角度对档案和档案工作做了强制性规定，但教学档案作为一种行业档案有其特殊性，国家教育行政部门或有关高校研究机构应当针对学校的实际制定教学档案管理的具体规范，为学校教学档案管理提供依据
3、。近年来，由于国家对本专科学校开展教学评估的需要， 也由于教学档案在教学评估中的重要作用，有的高校对教学档案建设做了一些临时性规定，但缺乏权威性，不具有普遍指导意义。 3.缺少必要的工作设施。院系很少有专门的教学档案室，教学档案资料往往与图书资料或其它教学仪器设备 “ 混装 ” ，室内温度、湿度都无法控制，侥幸保存下来的一些珍贵资料极易老化霉变，或者被丢失。由于存在上述问题，各高校都不同程度地存在着教学档案不齐全，归档材料不规范，缺少分类统计，各相关资料记载相互矛盾等现象，大量珍贵的教学资料未能保存下来，而保存下来的资料很多又不具有资治查考价值，给教学和管理工作造成了不应有的损失。 二、加强院
4、系教学档案建设的对策 加强院系教学档案建设已成为高校发展的必然要求，也是各高等学校迎接教育部本科教学评估的迫切需要，加强院系档案建设的时机已经成熟。“ 以评促建，以评促改，评建结合。重在建设 ” 。教学评估也必将促进院系教学档案建设，我们要抓住机遇，乘势而上，把院系教学档案建设抓上去。 1.加强教育宣传，提高思想认识，尤其要提高院系领导对教学档案重要性的认识。认识是行动的先导，档案工作也不例外。院系教学档案建设薄弱的根本原因在于院系领导对教学档案 建设的认识不到位。要从根本上扭转这一现象，就必须从提高领导的思想认识人手。院系领导应自觉学习有关档案的法律法规，充分认识教学档案的功能与作用，把教学
5、档案建设作为自己一项义不容辞的职责，在人财物诸方面为教学档案建设提供保障。同时，要加强对教师的宣传教育，增强广大教师的档案意识，要让他们知道，他们的每一份教学进度计划，每门课的试卷分析，每次教研活动的记录都是教学档案的组成部分。因此，在领导和教师中对档案工作形成广泛共识，是加强院系教学档案建设的前提和思想保证。 2.制订教学档案管理规范，建立健全工 作制度。院系教学档案建设的目标和方向应是规范化、标准化，规范化、标准化是专业要求，应有具体的专业标准。要对院系教学档案提出明确要求，明确教学档案的收集范围，明确归档材料应具有的基本信息，明确如何分类归卷，怎样保管、各类不同档案资料的保管期限，各相关
6、人员的工作职责等等，都应在规范（或办法、标准，中予以明确。教务处是学校教学工作的主管部门，也是教学档案建设的领导部门，在有关部门尚未颁布教学档案技术规范的条件下，可由学校教务处会同学校档案管理部门制订院系教学档案管理暂行规范，规范院系教学档案的 管理工作。 3.建立院系教学档案室。建立院系教学档案室，配备专兼职教学档案人员，配备必要的工作设施，是教学档案建设规范化的必备条件。办学历史不长、规模较小的院系或暂不具备条件的院系，可以暂不设专门的教学档案室和专职的档案人员，但必须有足够的教学档案柜，教学档案应当分类装柜；没有专职档案人员的至少要有兼职档案员，兼职档案人员以教学秘书担任为宜（他们在教学
7、管理中收集教学资料比较方便，并且使用教学档案资料也比较多）。由秘书兼任档案员的，必须明确其在档案管理方面的具体职责。教学档案室或储放教学档案的房间应 有调温和除湿干燥设施，以避免档案资料的霉变、虫蛀。对专兼职档案人员要进行必要的培训，使他们掌握必要的档案管理知识，具备相应的档案业务能力。 4.抓点带面，发挥优秀院系的示范作用。院系教学档案建设是一项专业性、技术性强又比较复杂的工作，应该通过抓点带面，发挥在这方面做得好的一些院系的示范引路作用，通过组织各院系观摩学习，召开座谈会，请优秀院系做经验介绍，让档案人员相互交流提高等途径，促进带动全校各院系的教学档案建设。 5.突出重点，抓好本科专业的教
8、学档案建设。随着近年来高校教学资源整合，一 大批专科学校升格为本科高校，部分专业升为本科，本专科专业并存是这些院校普遍存在的一种现象。国家教育部为保证本科教学质量，有计划有步骤地对全国 700多所本科学校分期分批进行本科教学评估，对评估不合格的院校将限制招生或取消本科招生计划，这对本科学校尤其是近年来升本的高校是一次严峻的考验，也是一种极大的激励和鞭策。我们在加强院系教学档案建设中，应当重点抓好升本院系和本科专业的教学档案建设。本科教学档案建设抓好了，可以带动和促进专科院系和专业的档案管理工作。 参考文献： 刘尽 .档案工作指南 M.西安：陕西科学技术出版社， 1989. 张芳林 .新建本科院校教学档案建设的研究思路和方法 .黑河学刊，2014，（ 3） . 作者简介：张芳林（ 1968 ），女，陕西安康人，安康学院信息中心。研究方向：地方高校院系教学档案搜集与整理。
