1、新形势下乡镇档案管理的现状及对策 摘 要:乡镇承担着贯彻落实党和国家政策的重任,乡镇档案能够将乡镇发展历程全面、真实反映出来,对乡镇今后的发展也有重要指导作用。因此形势下加强乡镇档案管理工作意义重大,需要我们认清形势,合理采取应对策略,才能不断提升乡镇档案管理效率与水平。本文将简述乡镇档案管理工作的现状与问题,并提出了具体可行的解决对策。 关键词:新形势;乡镇档案管理;现状 乡镇档案如实记录了乡镇各方面工作情况,能够为领导决策与乡镇工作发展提供可靠依据。近年来社会经济体制改革逐步深入,乡镇档案管理工作有了长足发展,但是在各种因素的影响下,也表现出了很多问题,若是不加以解决,必将对乡镇各方面带来
2、不利影响。对此乡镇政府要提高思想重视,督促档案管理人员履行好自身职责,创新管理方法,确保将乡镇档案应有的价值体现出来。 1 乡镇档案管理工作的现状分析 (一)档案管理设施设备不完善 从很多乡镇实际情况来看,大 多未设置专门的档案室,档案管理部门一般与党政办公室合署办公,这样为乡镇档案管理工作带来不便,也对正常办公秩序造成了影响。此外乡镇档案工作条件长时间得不到改善, “ 九防 ”设施设备不完善,很多档案保护设备还未配置,如温湿度记录仪、灭火器。个别乡镇把档案室视为仓库,里面随意堆放杂物,也在很大程度上影响了乡镇档案管理工作。 (二)档案收集不完整,存在缺失问题 为提升乡镇档案管理工作水平,先要
3、做好档案收集 ?项基础工作。但是现实中多数乡镇只注重收集红头文件和上级文件,乡镇领导重要发言、重要会议材料、 乡镇重要活动纪实没有及时归档,导致出现了档案收集不完整的现象。一些乡镇科室人员档案管理意识不强,为便于自己使用,未及时将档案资料传递给档案管理人员,在借阅档案以后,也没有按时归还,容易引起档案丢失、损坏等问题。 (三)档案管理人员流动过于频繁 乡镇档案管理工作涉及事项众多,难度极大,要想做好这些工作,需要配置足够数量的档案管理人员。但是大多数乡镇还未安排专业档案管理人员,一般由办公室人员负责档案管理工作,因为他们掌握的理论知识较少,经验不丰富,专业技能不强,流动比较频繁,所以乡镇档案管
4、理 工作水平长时间得不到提升。 2 乡镇档案管理工作存在的问题 (一)档案管理意识不强 分析乡镇档案管理工作现状可知,领导思想上的忽视是引发问题的根本原因。现阶段我国进入了城乡一体化建设时期,乡镇任务重、事项杂,乡镇领导一般将工作重点放在建设与发展上,档案管理意识比较薄弱,未做好组织与领导工作。很多乡镇领导没有在机关年度工作计划中纳入档案管理工作,甚至不闻不问,乡镇档案管理所需场所、设备、经费和人员等都无法得到保障,不利档案管理工作的正常开展。 (二)档案管理制度不完善 一些乡镇未建立完善的档案管理制度,这是引发问题的又一个重要原因。由于档案管理制度不完善,乡镇档案管理工作开展时存在着无章可循
5、的问题,要求不明确,约束不到位,造成这项工作流于形式。个别乡镇即使实行了档案管理制度,不过由于贯彻不到位,也没严格落到实处,也会对档案收集、整理、归档、保存和利用等工作带来不利影响。 (三)档案管理不够规范 乡镇档案管理不规范问题主要反映在以下几点:一是乡镇档案管理工作未按照档案法规定集中、统一进行管理,就算部分乡镇设置有专门的档案管理室,不过由于 很多科室出现了 “ 小档案柜 ” 的现象,会让档案管理变得非常混乱。二是个别乡镇出现了 “ 文件材料一线串 ” 情况,档案管理工作中忽视了对档案的分类,既为档案管理带来不便,也不能提升档案查阅速度。三是很多乡镇不重视档案开发与利用工作,将工作重点放
6、在收集与保存上,不能发挥出乡镇档案应有的作用与价值。 (四)档案管理人员综合素质偏低 因为乡镇档案管理人员通常由办公室人员兼职,他们缺乏足够的重视,业务素质不高,不能提升乡镇档案管理效率与水平。从实际情况来看,很多乡镇档案管理人员不熟悉基本档案事务,导致在档案 归档、分类上经常发生错误,无法获得预期管理效果,更不能为乡镇各项工作提供指导。同时乡镇档案管理队伍整体素质不高,稳定性不强,人员流动极为频繁,档案管理人员之间沟通与交接不畅,容易出现混乱的局面。 3 新形势下乡镇档案管理工作的对策 (一)提升思想认识,加强组织领导 新形势下要高度重视乡镇档案管理工作,加强组织领导,确保获得更大成效。对此
7、各乡镇政府要采取法律、行政等手段,结合档案法中相关规定,明确各科室与人员的职责,同时在议事日程上纳入乡镇档案管理工作,安排专人负责管理。同时 要确定一名分管乡镇档案管理工作的领导,主要对这些工作进行监督与指导,确保在乡镇规划发展上纳入档案管理工作。此外,各乡镇要将目标管理机制落到实处,实行有效的激励机制,在档案管理工作中采取目标管理和政策激励的方法,让乡镇档案管理工作的权责得以明确,做到赏罚分明。这样可以调动档案管理人员工作积极性,主动做好各项基础性工作。 (二)完善档案管理制度,提升规范化水平 只有尽快完善档案管理制度,才能保证乡镇档案管理工作更加顺利开展。乡镇政府要结合本地实际情况,制定行
8、之有效的档案管理制度,主要包括档 案室管理制度、档案管理人员工作规范等,通过制度的形式让乡镇档案的归档、鉴定、查阅和销毁等工作可以规范进行。与此同时,为防止出现乡镇档案丢失、改动、损坏等问题,还要严格执行责任追究制度,所有借阅档案需要得到主管领导批准,并详细登记在档案查阅登记表上。 (三)增加资金投入,完善基础设施设备 乡镇档案管理工作效率不高,主要原因是缺乏必须的条件,乡镇政府为保证档案管理工作取得更大成效,需要投入更多的资源,让档案管理条件尽快得到改善。对此要在本级财政预算中增加档案管理工作经费,将其当成一种刚 性支出,并主动争取上级主管部门的财政补贴,让乡镇档案管理工作的开展有足够的经费
9、。各乡镇要从实际情况出发,加快综合档案室建设步伐,完善各项基本的设施设备,将计算机、打印机、扫描仪、防磁柜、复印机等现代化设备配置齐全。通过对档案管理条件的改善,能够进一步提升象征档案管理工作水平。 (四)加强培训教育,提升档案管理人员综合素质 由于目前很多乡镇档案管理人员综合素质不高,专业技能匮乏,需要定期开展培训教育工作,让他们学习更多专业档案管理知识,掌握先进的技术技能,实现专业素质不断提升。一是要结合乡 镇档案管理工作实际需求,以重点培训、参观学习、以会代训等方式,促使档案管理人员能力不断得到提升,切实增强档案管理知识,丰富专业知识与业务技能,更好的满足新形势下乡镇档案管理工作的各项要
10、求。二是要注重引进更多优秀的档案管理人员。乡镇政府要尽快招聘一批专业的档案管理人员,解决办公室人员兼任档案管理工作的情况,不断提升乡镇档案管理工作的规范化和现代化水平,为乡镇的建设与发展作出应有的贡献。 4 结语 总之,乡镇档案重要的历史资料,可以反映出乡镇各个发展时期的情况,极具保持与利用价值。对此我们要 在思想上引起高度重视,深入分析乡镇档案管理中存在的问题,有针对性采取解决措施,确保乡镇档案管理工作取得新成效。 参考文献 刘旭 .乡镇档案管理工作存在的问题及对策 J.办公室业务, 2017,( 11): 104. 樊超 .乡镇档案管理中档案信息化建设的作用及价值 J.城建档案,2015,( 08): 13-14. 黄小玲 .乡镇档案管理中存在的问题及对策探究 J.黑龙江史志, 2015,( 13): 100.