1、李海连 :浅谈如何提升医院财务档案的管理质量 摘 要：长期以来，财务档案管理都致力于财务管理秩序的建立，并为未来经济发展提供重要的事实基础和记录。在公立医院这样的机构中，他们对财务档案加强管理，促进其在工作中的规范性和有效性，提升其对医院综合事务管理的价值，应是各部门重点关注的。在公立医院的财务档案管理中，通过科学的档案管理，能够使医院财务档案管理工作更加规范有效，从而促进医院相关工作内容的快速解决。 关键词：财务；档案管理；医院；信息化 从财务管理角度来看，在医院进行系统的财务管理，其根本出发点就是为了能够统一调动医院的各项 资源，并通过资源配置将为各项活动提供巨大的支持和保障。因此，财务部
2、门必须要配备财务档案管理系统，记录各部门、各科室的经济运行情况，以保证财务部门在做出财务决策时能够有足够的信息依据。而就目前情况而言，大部分医院并没有完全发挥出财务档案管理工作应有的价值，对于财务工作的开展和医院的后续发展没有提供足够的管理支持。 1 医院财务档案管理现状 1.1 财务档案管理意识淡薄 财务人员的意识淡薄在财务档案管理工作中表现得尤为突出，主要表现在他们对与历年医院基础财务数据记录、经费使用记录管 理、设备使用情况记录及耗损情况记录管理工作不到位，造成了医院资金财务信息不明确，加大了医院管理和规划的难度，当医院后续有发展、变更时，财务部门不能及时提供准确的财务信息，必然会影响医
3、院的发展进程。 1.2 财务档案使用率较低 单位各级部门人员的忽视，财务的档案价值没有得到发挥。在实际的工作中，财务档案的使用率一直都处在较低水平，其原因主要在以下几方面。对于院中的财务科来说，这是一项传统的工作。但随着时间的发展，更先进的档案管理规范和信息系统在工作中并没有得到实施，造成档案管理和使用等工作 方式落后，满足不了医院的使用需求。当其他科室进行借调后，常常会出现无法按时归还或遗失而不及时反馈给财务科的情况，让财务科无法对档案进行系统登记和统一管理。所以，就此项而言，财务科有必要更新工作方式，提升财务档案的使用效率。 1.3 档案管理人员专业素养有待提升 除去其管理方式存在问题，相
4、关管理人员的专业素养有待提升也是亟待解决的问题。大部分人员缺乏档案管理等专业基础，在工作中缺乏基于先进档案管理理论基础上的创新，也不具备信息化与档案管理有机融合的经验，所有工作只能沿袭传统、落后的管理模式 。此外，工作人员队伍长期存在消极、懈怠的工作情绪，一味应付工作，让工作成效大打折扣，对整个科室的工作产生了不良影响。 1.4 信息化管理水平较低 为满足现代化发展需求，各科室都已经进行了全方位的革新，力求加快院中各项事务与信息化接轨的进程。而就财务科对其内部进行的档案管理来说，其信息化的实现程度还是远远不够的。财务档案的信息化进程受阻主要是两方面的原因，一方面，受制于传统的档案管理模式，先进
5、的管理设备和落后的模式、规范不能相融，反而处处掣肘。受这种工作方式影 ?，工作人员反而更能适应传统的 档案管理模式，而拒绝使用更先进的技术。而另一方面，在实现档案数字化之前，许多医院的档案和记录都是纸质版或实物的。要进行档案信息的统一管理，就必须要将之前的记录变成数字版本，而在进行转变的过程中，由于之前许多记录经过修改或遗失，很难将完整、准确的数据信息收集起来，这也无疑加重了其工作的负担。 2 提升医院财务档案管理质量的途径 2.1 增强财务档案管理意识 档案管理意识的培养需要进行长期的工作和学习。对于财务科基础工作来说，还必须要从根本上重视档案管理。在建档时，必须对建档时间、 建档内容和借阅
6、情况等内容进行规范建档、登记，以保证后期在调取档案记录时能够快速、便捷地取得财务档案记录。通过有效的档案管理规范可以从制度上帮助这些工作的人员树立正确的管理意识，进而提升档案管理质量。通过财务档案管理意识的提升，顺利制定、修订了本单位档案工作规范性文件、业务标准或档案工作制度。同时，较好地完成文书及其他门类档案的收集、整理、保管、编目、利用和统计等业务工作。近几年无档案安全责任事故。较好地完成了单位各门类档案的收集、整理、保管、编目、利用和统计等业务指导工作。此外，还积极开展档案宣传工作，组织 开展档案宣传活动，进一步强化了档案管理意识。 2.2 提升财务档案的使用率 要提高财务档案的使用效率
7、，就必须要从根本上解决财务档案管理模式落后的问题。首先，财务科需要改变财务档案的管理模式，从财务信息收集、整理、建档、调取、归档等程序进行细致分化，并将每一环节的责任落实到员工个人，做到管理有序、落实有责、责任到人，从而减少档案遗失、数据错误等情况。其次，在档案借调的过程中，必须要对每一份财务档案负责，在借调前和归还后必须做到专人登记，专人对接，并记录好档案的借调时间和归还时间。同时，建议 在财务档案室设立监控录像，记录档案借调的全过程，让档案工作处于监控之下，拒绝档案丢失时互相推诿的情况出现。 2.3 强化财务档案管理人员素质 要想提高工作的质量，就需要加强对专业人员的培养。首先，要通过建立
8、档案管理绩效考核机制的方法提高档案管理人员对工作的关注度，将建档数量、档案遗失数量、借调数量等项列入管理人员的年度绩效考核中，从而提高他们对档案管理工作的警惕性和积极性。在档案的收集、整理、保管、编目、利用和统计等业务工作当中，近几年无档案安全责任事故。其次，还需要加强医院与其他档案管 理机构的对接，争取为员工提供外部培训的机会，让他们学习更专业的知识理论，特别是要抓好信息化体系和实践经验，增强他们对财务档案管理知识的专业度，以更好地服务于医院的档案管理工作。第三，要提高工作人员的学识水平，使其掌握档案专业理论和知识；了解有关档案工作的方针、政策、法律法规和规章制度。在实践方面，要能落实档案工
9、作的业务标准、规范和各项制度，同时还要解决档案工作中的一般问题。 2.4 提升财务档案信息化管理水平 对于医院档案管理来说，要想利用好高科技带来的优秀成果，就必须全面促进硬件设施的 更新升级，加快全员使用电脑、网络管理档案的步伐。使用档案管理软件进行计算机辅助管理档案，电子文件归档和管理。同时还应该利用扫描机等设备将原有纸质档案进行扫描，变成电子档案存档，增加财务档案使用的便捷性。此外，在使用电子档案时，还应当注意电子档案与传统纸质档案的不同，工作人员在使用电子档案时，应严格注意档案的安全性，做到随时录入，随时储存，降低电子档案遗失率。 3 结语 财务档案管理是院中各项基础管理中的一部分，做好这项工作，是医院进行其他经济活动的前提。现阶段，院方财务科应以促进财务档案 管理与高科技的融合作为当前工作的主要思路，同时，还应该在人员和管理方式上做好配套建设，提升信息化应用的效率。 参考文献 曹晶 .规范财务档案管理提高财务管理水平 J.吉林省经济管理干部学院学报， 2016 刘淑杰 .如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考 J.管理观察，2016 容宁 .财务档案管理中存在的问题和对策探究 J.办公室业务， 2015 作者简介 李海连（ 1980-）女，汉族，新疆伊宁市人，新疆伊犁州康仁医院，助理馆员，研究方向：医院档案 管理
