1、档案整理中存在的问题与对策 摘 要：随着网络的普及应用，让档案管理工作的效率有了进一步的提高。不过目前，我国在这方面的工作还具有一定的问题，因此相关工作人员一定要制定出有效的管理措施，这样才能够确保档案管理工作的有效开展。那么下面我 ?就来具体的讨论一下档案整理中存在的问题以及解决的对策。 关键词：档案管理；问题；对策 在档案工作中，档案管理是非常重要的构成部分。如果能够做好此项工作，就能够有效的对档案进行利用。而由于网络技术的普及与提高，让档案管理工作的效率有了进一步的提升。不过目前我国在这方面的工作还具有一定的问题，因此相关工作人员一定要制定出有效的管理措施，这样才能够确保档案管理工作的有
2、效开展。那么下面我们就来具体的讨论一下相关的话题。 1 档案整理的原则 在档案整理过程中，应遵循一定的原则，即全宗原则、来源原则、事由原则是档案整理的三个原则。 “ 事由原则 ” 主要是根据内容来进行整理。其特点是根 据具有关联性的事物来创建档案之间的逻辑关系，所以也被叫做 “ 相关原则 ” 。全宗原则主要是利用档案室来对档案进行有效的整理。全宗管理不只是档案部门根据档案来源所进行档案整理工作，同时它也是国家所制定的一项管理原则，所以叫做全宗原则。而 “ 全宗 ” 代表的是具有一定档案规模的概念，在档案学中有时也被叫做全宗原则。档案管按档案的构成进行整理，就叫做来源原则。其中，法国人创建了概念
3、，而德国人则对这一概念进行了延伸，而荷兰人则充分的予以了论证。来源原则属于国外概念，由法国人在 1841 年首次提出。因为档案界的全宗，以及相关的理论 和原则互相通用的问题，所以在严永官的书籍中，也对相关的档案概念提出了类似的问题。对于这样的问题，相关专家在全宗理论创新论中讨论过，他们认为全宗、以及相关的理论和原则应该属于不一样的概念，同时把全宗原则定义为： “ 全宗原则是档案实体收集、整理所一定要遵循的原则 ” 。核心内容则为，对能够具有全宗构成条件单位的全部档案一定要维护其完整性，相同的全宗档案不能出现分散的情况。在中国大百科权属档案分学册中，对事由原则的阐述并不十分准确。德国的有关学者对
4、事由原则进行了诠释，整理后则定义为：档案管理把档案来源和同一活动 的档案进行整理，构成独立档案整理保管单元所遵照的标准。 2 档案整理工作存在的问题 2.1 档案整理工作队伍不合理 第一，没有足够的档案整理人员。而且很多的相关工作者并没有充分的掌握专业知识，实践经验也相对匮乏，更过分的是，一些单位在进行档案整理的时候，只让一个人负责，因此很难确保档案管理工作的整体水平。第二，很多企业对档案管理工作并不重视，造成相关工作人员在工作期间很难投入太高的工作热情，因此影响了工作效率。第三，在档案整理期间，人员安排出现了问题，年龄较大的工作人员，缺乏一 定的专业能力，而且也很难掌握全新的工作技术。第四，
5、很多档案馆并没有对功能分区进行合理的规划，因此让档案整理工作一直缺乏效率。 2.2 档案整理方法相对落后 由于网络技术的普及和提高，让档案整理工作也迎来了发展的契机。过去所采用的档案整理技术已经无法跟上时代的脚步，并到了被淘汰的边缘。不过目前，还有很多的企业仍然在采用这些老套的方式来对档案进行整理，并没有引进全新的网络技术来进行管理，因此严重影响了档案整理的工作效率。 2.3 档案管理工作流程缺乏科学合理的规范 很多企 业在对档案进行整理的时候，并没有采取严谨的工作态度，随意性比较强，这样就无法确保档案整理的效率。同时，企业也没有制定完善的工作流程，这因此很难让档案管理工作形成规范性。 3 相
6、关对策 3.1 加强档案整理工作队伍建设 第一，要提高档案管理人员对理论知识的掌握情况以及实践能力，从而有效的提升所有档案整理人员的综合素质。第二，提高宣传力度，让企业领导以及相关工作者能够充分的意识到档案整理的重要意义以及相关的工作内容，激发档案整理人员的工作热情，并且在今后的工作中，防止出现一人身兼多 职的现象。第三，改善档案管理人员的年龄结构，多招入一部分年轻且富有工作经验和热情的工作者，他们由于比较年轻，善于尝试和掌握全新的工作技术，而且接受新鲜事物的能力也比较快，如果在工作期间能够和富有经验的老员工进行有效的配合，那么就可以很大程度的提升档案整理的工作效率。第五，要对档案馆进行科学的
7、功能区域划分，以此加强档案整理的工作水平。 3.2 积极改善档案工作方法 档案整理人员要充分的掌握最新的电子档案整理技巧，比如可以采用元数据档案整理技术、档案虚拟整理技术，这些电子化的整理技术能够很大程度的提升工作人员的整理水平。不过要注意的是，由于是电子化的操作，所以相关工作人员一定要提高自身的计算机操作技术，而且企业也要为工作人员开设有关电子档案整理操作的课程，这样一来就能够有效的提升档案整理的工作效率。因此在今后的工作中，相关工作人员一定要重视这方面的工作。 3.3 积极改善档案整理方法，重视档案归档工作 创建完善且规范化的档案整理工作制度，并进行统一化的工作安排，在工作期间一定不能采取
8、随意性的工作态度，否则会很大程度的影响工作效率。另外，还要在收集档案的过程中保证资料的完整性 ，并且还要确保归档的材料具有使用价值。现在，很多企业都会发生材料重复的情况，而之所以会出现此类现象，主要的原因在于在整理档案期间，很多档案的分类工作经常出现以偏概全的情况，从而造成档案质量无法达到要求。因此在今后的工作中一定要重视档案归档工作，这样才能够提升档案质量。 4 档案管理过程中应注意的问题 在档案管理过程中，应特别注意两项问题，一是归档范围，另一类为档案保管期限，这两项问题与档案管理水平具有直接关系，因此应对其进行深入的了解，具体内容如下： 4.1 归档范围 要对档案管理工作有一个全方位的认
9、识，掌握正确的归档范围，并在第一时间确保所整理的归档材料的完整性，从中挑选出需要进行归档的文件，以此提升工作效率。而归档的具体范围，要根据国家、行业的有关规定来进行确定，同时还能够依照企业的条件来进行合理的调整。 4.2 档案保管期限 根据国家所出台的相关规定能够了解到，在对档案保管期间，一共分成三种时限，分别为永久、短期和长期。通常永久性的保管档案，主要是对企业的重要事件进行记录，因此具有非常好的利用价值，并且在保存时间上没有限制。而长期性的档案保管的 时间通常为 30 年，这种档案在相当长的一段时间里会具有利用价值。而短期型的保管档案时间通常为 10 年，这种档案在短时间里会具有利用价值。
10、 5 结束语 档案能够对企业的管理起到真实记录的作用，并对决策工作具有决定性的影响。而在档案整理工作期间，必须要进行科学性的操作，才能够做好档案工作的其他环节。档案整理是一项复杂的工作，工作人员在工作期间必须要采用严谨的工作态度，同时还要加强档案整理工作队伍建设、积极改善档案工作方法以及档案整理方法，重视档案归档工作。因此相关工作人员一定要积极努力，争取制定 出更为完善的方案，从而让档案整理工作的水平能够得到进一步的提高。 参考文献 李素娟 .档案整理结构研究 J.浙江档案， 2010， 02： 27-29. 郭东升 .论档案整理三大原则 J.档案管理， 2016， 02： 11-13. 岳玲玲 .档案整理的本质 J.兰台世界， 2011， S1： 25-26. 安春 .全新视角下的档案整理认识 J.才智， 2013， 08： 352.
