1、浅析事业单位文书档案管理中存在的问题及策略研究 摘 要：文书档案记录了事业单位不同方面的工作，是事业单位中十分重要的原始记录。所以事业单位文书档案管理工作不容忽视。伴随着时代的进步，事业单位文书档案管理工作虽取得了一定的成绩，但存在的问题也逐渐显现。本文首先论述事业单位文书档案管理工作的具体内容，分析其中存在的主要问题，然后提出相应的优化策略，以便为事业单位文书档案管理工作的优化提供参考依据。 关键词：事业单位；文书档案管理；问题；对策 文书档案管理工作作为一个单位档案管理的基础性工作，对于加强组织建设，规范单位事务管理等方面具 有重要意义。然而社会在不断地发展变化，传统的档案管理工作已不能满
2、足现代化的企业发展要求，文书档案的管理也与当下的新形势脱节，存在很多问题，需要各部门认真自查自省，及时查漏补缺。 1 事业单位文书档案管理存在的问题 1.1 档案管理人员综合素质偏低 当前我国很多事业单位档案管理人员综合素质偏低，他们当中有些是从其他岗位调派过来的，有些甚至是通过 “ 走后门 ” 的方式才获得的这一职位。可想而知，这些档案管理人员的专业素质肯定无法满足档案管理工作所需。正是由于很多档案管理人员没有接受过档案 管理知识的培训，导致他们没有意识到档案管理工作的重要性，同时也了解档案管理工作的要求和日常工作细节，最终也就无法完成档案管理工作。此外，有些事业单位的档案管理人员流动性太大
3、，工作积极性和工作态度也达不到要求，最终导致档案管理工作质量偏低的情况出现。 1.2 档案管理工作效率不高 档案管理工作的开展离不开完善的档案管理制度，然而当前我国很多事业单位都没有建立起完善的档案管理制度，有些事业单位虽然制定了档案管理制度，但却没有严格按照制度要求来实施，导致档案管理制度形同虚设。另一方面， 21 世纪 是互联网时代，各行各业都开始引入了互联网管理模式，档案管理工作也不例外。然而当前我国还有一些事业单位依旧通过人工来进行档案管理工作，极大地影响了工作效率。正是由于如上两点原因，才导致当前事业单位档案管理工作效率不高的情况出现。 1.3 文书工作与档案工作衔接方面存在问题 文
4、书和档案工作是档案管理工作中的两个重要方面，二者既有联系又有区别。在档案管理过程中要注意文书工作和档案工作的协调配合，提高工作效率，形成科学合理的分体式管理模式。对于文书和档案，一般需要进行分别管理，实行各自条块分管， 可以提高文书和档案工作的效率。但是，这种分块管理模式，不利于文书工作和档案工作的联系。造成文书工作人员的档案管理意识不足，档案管理人员缺乏考虑文秘工作的需求，引起了文书和档案工作的脱节。给整个单位档案管理工作带来许多不便。 2 事业单位加强文书档案管理的具体对策 2.1 加强对文书档案的重视，建立完善相关制度 事业单位的领导应该提高自己的思想觉悟，对文书档案管理工作加强重视，并
5、通过相关的法律法规对文书管理工作进行制度规范。首先，事业单位可以参照中华人们共和国档案法、档案法 实施办法进行事业单位内部的相关制度建立。其次是通过内部会议、日常管理提高文书档案管理的重视，把文书档案管理工作作为一个独立的部门进行管理。最后是加大对文书档案管理工作的资金投入，比如建立完善文书档案的资料库，引进先进的文书档案管理设备和技术等等。 2.2 做好文书工作与档案工作的衔接 在事业单位内部，单位的领导要加强对文书工作与档案工作的内容明确，并明确工作职责，禁止使用文书人员来兼职档案工作。第一，文书工作人员要做好相关资料的准备工作，要求清晰、准确，并把需要保存、有价值的资料与档案 工作人员进
6、行交接，并把文书中出现的问题、分类情况和档案管理人员进行详细及时的沟通。第二，文书档案管理人员也要做好与文书工作的交接记录登记工作。第三，文书与档案工作人员，实行全职独立工作，各司其职。 2.3 做好收集归档工作 在事业单位文书档案业务建设工作中，事业单位文书档案收集工作是最基础的一个环节，如果事业单位文书档案收集工作无法开展，事业单位文书档案管理工作就无从谈起。因此，采取有效的措施保证文书档案收集齐全完整，按时归档，已经成为现阶段文书档案管理工作的重点。文书档案材料的完整收集 ，需要事业单位各部门的紧密配合与支持。各部门要指定一名文书档案管理人员负责本部门文件材料的收集归档，一方面要根据文书
7、档案管理规定抓好上级来文的传阅和归档，定期对文件材料进行清查；另一方面，要抓好本单位活动所形成的文件材料的收集。文书档案管理人员在做好文书档案材料收集工作的同时，还要做到统一收发。凡是往来文件，文书档案人员应统一拆封、统一登记、统一管理，防止文件材料的散失。在日常工作中，收发文要做好记录，可避免因记忆失误而产生的漏记、漏发问题。做好文件材料的收集除了领导重视，各部门配合外，更重要的是文书档案管 理人员的积极主动，尽职尽责。 2.4 对文书档案实施规范化管理 档案工作规范化管理水平是衡量一个地区、一个行业或者一个单位档案管理整体水平的重要指标，要拟定文书档案管理工作规范化管理办法，采取切实有效措
8、施，确定档案的分类方案，建立和完善文书档案管理工作考核评估体系，保障各单位在建章立制、依法治档、档案软硬件设施方面实现齐抓共管，推动文书档案管理工作向着标准化、规范化、精细化方向发展。江西省萍乡市档案管理局为规范文书档案管理工作，深入贯彻落实上级部门关于进一步加强和改进新形势下档案管理 工作的要求，取得了很好的成效，并荣获 2016 年度全省档案工作规范化优秀组织单位的殊荣。 2.5 提升档案管理人员综合素质 通过前文的分析可知，当前制约事业单位档案管理工作质量的重要原因之一就是档案管理人员综合素质偏低。针对于此，事业单位要通过专业培训来提升档案管理人员的综合素质。要定期对档案管理人员进行档案
9、管理课程培训，在培训结束后要通过考试来检验培训的质量。与此同时，事业单位还可以根据档案管理考试成绩来确定档案管理人员是否可以继续留任，对于一些业务极其不熟练的档案管理人员要予以剔除。事 业单位不仅要做好档案管理人员的培训工作，同时也要做好档案管理人才引入工作。要根据单位实际情况发出招聘公告，充分利用好事业编考试、学校招聘以及社会招聘等渠道，积极引入档案管理专业人才，从而为本单位的档案管理工作注入新的血液。此外，为了留住优秀档案管理人才，事业单位还要逐步提升档案管理人才的福利待遇，同时协助其制定职业生涯规划，从而促使档案管理人员业务能力的提升。 3 结束语 总之，只有从提高单位文书档案工作的应有
10、地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作， 建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。 参考文献 方利平 .文书档案管理中存在的问题及对策 J.中外企业家， 2016（ 33）：247. 李清 ?A.文书档案管理存在的问题及解决措施 J.兰台世界， 2016（ S1）：11. 高兰 .浅析文书档案管理中存在的问题及对策 J.赤子（上中旬）， 2015（ 03）： 137. 谭禄 .浅析文书档案管理中存在 的问题及对策 J.赤子（上中旬）， 2014（ 19）： 245. 邢炜 .文书档案管理中存在的问题及对策探讨 J.科技创新导报， 2015（ 36）： 185.
