1、浅析历史档案数字化建设中存在的问题与对策 摘 要 档案信息资源建设是档案现代化管理的基础，是建立数字化档案馆（室）的支柱，加快档案信息资源建设就是利用数字化技术、网络技术，使档案管理从传统的纸质载体向数字化文件存储、查阅转变。笔者通过在历史档案数字化工作过程中发现问题、剖析问题，采取应对措施积极做好历史档案数字化工作。 关键词 档案数字化 建设 问题与对策 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案工作是企业科研、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，与企业生产经营与改革发展密切相关，不可或缺的。档案信息资源建设是档案现代化管理的基础，是建立数字化档案馆（室）的支柱，国家电网公司
2、早在 2006 年就提出，要加快档案信息资源建设，利用数字化技术、网络技术，使档案管理从传统的纸质载体向数字化文件存储、查阅转变，到 “ 十一五 ” 末，完成重要档案信息的数字化工作，提升档案工作的效率和价值，更好服务 “ 一强三优 ” 现代公司建设。按照国家电 ?W 公司要求，湖北省电力公司将用五年左右时间，到 2015 年底，实现公司系统全部重要档案数字化的工作目标，档案数字化率不低于 70%。 2011 年湖北省电力公司下发了关于开展档案数字化工作的实施意见，统筹规划，统一标准，有序推进，安全高效实施公司档案数字化工作，确保 “ 十二五 ” 末完成历史档案数字化加工工作。 国网黄冈供电公
3、司作为湖北省电力公司第一批开展历史档案数字化加工的单位，数字化项目通过省电力公司招投标，确定福建亿榕 信息技术有限公司为中标公司，于 2012 年 10 月 正式启动了第一期历史档案数字化加工工作，亿榕公司严格遵循合同和技术规范，用一年半的时间完成了包括黄冈公司机关档案室在内的 22 家单位历史档案 330 万页数字化加工任务。 2014 年 8 月通过了省公司数字化项目的验收，数字化率达到70%的目标。经过一期档案数字化项目的总结和分析，一期数字化工作中存在：文件页数漏扫、成品图像不清晰、倾斜、装订案卷不整齐、卷内文件顺序错乱，挂接档号不正确、数字化加工人员业务不熟练等问题。这些问题和有些关
4、键环节必须要引起我们的重视和关注，为公司开展二期数字化项目积累宝贵的经验。 一、必须做好档案数字化的前期准备工作，优选公司，根据工作流程制定详细的工作计划 （一）在档案数字化加工前，要结合公司的实际情况，调查摸底历史档案数字化加工的档案门类、加工范围、案卷数量、文件页数、资金费用等，做好统计工作，申报招标计划，通过招投标确定中标公司。成立数字化工作领导小组，明确组织分工与责任，制定实施方案、工作目标、进度、技术标准及验收要求，按工作计划节点有序安排各单位的工作任务。 （二）按照合同约定公司提供档案数字化加工的场地，防火防盗措施完善，电源管理统一，有足够的利用空间 （扫描工作间、案卷整理间、质检
5、工作间），扫描工作间要同时满足纸质档案和科技档案图纸扫描及现场工作人员的工作要求。项目组根据扫描设备布置数字化加工的局域网，不与公司的内部网和英特网等网络相连，做好数字化工作人员上岗前的培训工作，内容包括：办公场所管理制度、消防逃生设施、档案专业法律法规、保密要求、加工技能、工作标准和相关注意事项等。 （三）根据关于开展档案数字化工作的实施意见文件要求和公司的统一部署，各单位在档案数字化加工前应对数字化加工范围的实体档案进行全面清理，列出协同办公档案管理系统里没有 条目的档案，对其进行补录，补录的档案条目特别要注意档案系统生成的档号是否与实体档案的档号一致？如果不一致的话，要根据实体档案的分类
6、方案与档案号来设置档案管理系统的分类方案，设置一致后才可以开始补录条目。 （四）公司档案部门还必须与数字化项目组签订档案数字化保密协议，明确双方各环节的工作、履行保密规定的责任，布置视频监控系统，以确保档案数字化的档案实体安全、数据安全和网络安全。 （五）公司档案部门应根据数字化加工技术规范和纸质档案数字化的基本流程：档案出库（提卷）、编码整理、批量扫描、 图像处理、目录建库、数据挂接、质量检验、数据存储（备份）、装订回库等环节对数字化项目组提出明确要求，以保证工作质量。 二、必须做好档案数字化过程中的清点、登记、移交、回库等工作 （一）做好档案案卷出库与交接 档案数字化的过程包括案卷移交、拆
7、卷、登记、扫描、图像合成等工作，档案人员和项目组人员必须按操作流程共同完成、互相监督。移交登记工作细致，清晰与否直接关系到档案数字化的质量，不能因为工作量大，单调而敷衍了事。要细化每道工序，使每个工作环节渗 透着质量监管的观念。移交 前，档案人员应对形成时间长，纸张比较脆、薄的重要文件进行清理登记，扫描时对这类文件提出特殊要求，在接收时，项目组人员不仅要按照案卷目录交接核对，还要按照重要文件清单详细检查后才能接收，移交清单一式两份，移交工作要做到手续完备、记录清晰。 （二）确定加工顺序、批量扫描和分辨率 项目组要根据档案部门的要求，按照由近及远的顺序，分期分批对重要纸质档案确定档案扫描顺序，将
8、利用率高的档案优先扫描，然后按档案的保管期限依次加工。批量扫描要选择与档案类型相适应的扫描仪完成档案原件的批量扫描，纸张状况好 的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率；纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；工程图纸可采用 0号图纸扫描仪进行扫描，大幅面档案可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理或使用其它方式处理。同时，扫描档案分辨率还要根据不同的文件结合实际情况来确定，分辨率高低关系到数字化后对文件进行编辑、数字转换的质量。文书档案和科技档案（不包括超大页面）宜采用黑白二值图像，分辨率为每英寸 300象素。超大页面宜采用黑白二值图像，分辨率为每英寸 300象素，特殊情况
9、下也可进行彩色扫描，但要控制文件大小在 5M 以内 。 （三）项目组人员应对案卷进行彻底清查 虽然档案人员对案卷和卷内文件在交接时进行了清点，但在扫描前项目组人员还应作进一步的核对，特别要注意卷皮上标注的卷内文件的页数与实际是否相符？卷皮上的档案号与档案管理系统档号是否一致？因在日常工作中可能出现对某卷档案进行补充后，卷内页数变化而封面页数忘记更改的现象，如果出现这种问题应及时修改页码补充登记记录，避免发生漏扫页数，在以后数据挂接时还应根据记录修改条目信息，做到纸质档案和电子文件的页数一致。科技档案的成册文件，在数字化加工时要对其进行拆册，逐 页扫描，这种情况档案人员要向项目组工作人员提出按原
10、件实际情况进行标注，扫描完了后要不破坏档案原貌进行胶装还原。 三、必须做好档案数字化后期的成品 ?D 像质检，保证实体档案还原质量 （一）对数字化合成的图像逐页核对，确保图像质量符合网上利用的需要 1、检查扫描文件的清晰度。由于扫描文件在计算机上检索时整版图像已被缩略，需要进一步查阅具体数据时就需要放大，如果分辨率低，图像放大画面就不清晰，成像线条就模糊，所以图像的清晰度是关键。在一定分辨率范围内，分辨率与清晰度成正比例，分辨率越高 扫描图像质量也就越高，如果遇到按已确定分辨率扫描的图像仍不够清晰时，必须提高分辨率并重新扫描加工，以保证网上阅读清晰度。 2、检查扫描图像是否有歪斜现象，是否进行
11、过纠错处理。在扫描过程中，由于有些档案原件本身就是复印件或者纸张陈旧、色泽明暗不均等原因，在扫描的图像上出现重度阴影，扫描后就需要由数字化服务人员对其进行洁净处理，图像歪斜的进行纠偏，重度阴影的需要将阴影部分充分利用软件加以处理。 （二）检查案卷原件与加工后的图像内容是否一致 1、数字化服务人员在合成图像时主要依据接收 文件时所做的标注进行，如初步标注时出现问题，合成图像也易出现问题，所以档案人员应仔细核对，发现问题及时纠正。 2、在检查扫描文件时应注意是否有漏页现象。有些图像由于纸张薄、脆等原因需要单独处理，在档案合成时容易出现复位错误或漏页的现象。 3、数字化服务人员由于业务水平有限，在将
12、扫描图像进行划分时，会发生图像与文件错位，不同文件上午连接成同一图像等多种错误，次现象在英文合同等外文档案中出现频率较高，检查时也不易发现，只是在日后的档案利用调卷时才能逐渐突显，所以检查要以重要档案为主，虽不能覆盖全面但也突出重点。 （三）对档案的装订要保证质量和保持原貌 在装订复原档案前档案人员要向项目组工作人员提出工作要求，扫描后的案卷要按原样进行恢复装订，保证重新装订后的案卷没有明显被拆痕迹。在装订过程中还应坚持质量检查，对装订要求不符的，应令其重新装订，既要保证装订后的质量又要保持原貌。对于易损破旧档案要进行衬衣裱糊或补边处理；对于破损的资料需要按规定进行修补，小于 A4 页面的材料
13、一律按 A4 纸尺寸进行裱糊；如果按 “ 三孔一线 ” 装订方法装订，孔洞间距为8cm 或按原孔返回，但装定时必须采用统一装 订线装订成册，定结打在背面。装订完成后做到外观整齐、美观，确保整理装订过程中不出现材料错装、漏装、倒装、斜装、反装和顺序颠倒等现象，装订完成的案卷须经验收合格后方能入库。 （四）将扫描图像与文件目录进行挂接 挂接成功后，档案人员要用多种检索方式反复实验、测试、采取主题词、关键字检索方法，多条件、多途径调卷。查看图像进行抽检，确保数字化图像与档案目录的对应，保证网上调卷、阅卷的准确率。 实践证明，档案数字化加工过程既是档案工作数字化建设的推进过程，也是档案部门与时俱进，不
14、断创新的 过程。在数字化建设工作中我们制定完善相关标准和工作流程，建立健全责任制，在尊重档案形成特点和工作规律的基础和确保档案安全的前提下，将传统档案工作管理模式向档案数字化转变，促进了档案工作的发展。一期数字化中存在的问题在二期数字化中没有发生，提高了工作效率和工作质量，通过三年的努力，公司完成了两期的历史档案数字化工作，数字化率达到 99%，完成了既定目标和任务。 参考文献 中共中央办公厅、国务院办公厅印发关于加强和改进新形势下档案工作的意见 国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在 全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话 中央企业档案信息化建设工作指引 湖北省电力公司关于开展档案数字化工作的实施意见 作者简介 张丽娟，国网黄冈供电公司办公室，本科
