1、浅析大数据时代的档案信息化管理 摘 要：现代社会背景下信息的展现形式日趋多样化，简单的文字已经不能承载越加繁重的信息，而数据就成为了代替信息文字的便捷方式。结合目前社会发展的现状可以发现数据已经成为了信息表达的重要方式，在档案管理行业中也是如此。通过对目前档案管理工作的梳理，发现运用数据表达信息已经成为档案管理的必然趋势。基于此，论文在大数据技术的基础上进一步探究目前档案管理中存在的问题，希望通过大数据时代档案信息化建设的研究进一步促进档案的信息化管理。 关键词：大数据；单位档案；信息化： 1 引言 随 着我国经济水平的持续发展，档案信息化管理水平得到了进一步提升，以计算机为基础的网络技术已经
2、深深地改变了社会生活生产方式，人们在日常工作中越来越追求工作的效率和准确性，所以在档案管理工作中也希望通过信息化建设进一步改革目前的传统管理方式。传统的档案管理方法严重制约了档案信息化建设的发展，通过对目前档案管理中的问题分析进一步结合大数据技术，希望通过大数据的技术运用进一步加快档案管理的信息化建设。 2 大数据时代档案管理工作中存在的主要问题 2.1 档案管理人员的信息化技术水平亟待提高 尽管档案管理应用了大量的科学技术，电子化档案管理也在大规模推广，但实质上档案管理的最终决定权仍然集中在工作人员身上，所以档案管理的工作人员的业务素质是影响档案信息化建设的重要因素。一方面网络的信息化建设需
3、要较高水平的计算机技术，另外一方面档案信息化建设中的工作人员由传统档案管理人员转型而来，工作人员的档案管理技能和技术水平仍然有待提高，这两个因素严重的影响了档案信息化建设的进度。通过上文论述可以发现，技术支撑是档案信息化建设的根本，而由传统档案管理人员转型而来的工作人员尚不能够有效满足技术支撑的要求，所 以 ?诩扑慊 ?的利用仍然停留在简单的层次上，并不能够对数据进行深度的挖掘，所以目前档案管理人员信息化技术水平的程度仍然有待提高。 2.2 档案管理的安全性亟待加强 随着信息时代的到来，科技的发展给档案信息化管理带来了便利的同时也面临诸多挑战，而安全性是档案信息化建设当中的主要问题。档案信息化
4、管理是对大量的信息进行统筹规划从而提取内部的社会价值和资源价值，一旦发生信息泄露将会造成严重后果。但是工作人员对于信息泄露等风险认识仍然不足，工作人员的安全意识和档案管理的安全风险是影响档案信息化管理 的核心。 2.3 档案信息化管理不够规范 党和政府已经充分重视到了档案信息化建设的重要作用，相继发布了档案法、全国档案系统信息化建设实施纲要等制度，但是具体的落实细则仍然需要进一步完善。例如各个单位所建立起的体系制度并不统一，无法进行单位之间的信息有效沟通与信息共享，且信息化建设在许多单位中仍然只是口号，没有落到实处。 2.4 档案管理信息化技术水平较低 在档案管理中引入新技术一方面需要花费巨额
5、的成本，另一方面技术的运用也需要得到部门领导的足够重视，而目前档案 管理部门领导对其重视程度仍不够。无论是对工作人员来说还是对普通民众来说，档案管理工作都是一份十分枯燥乏味的工作，所以很多领导难以认识到档案管理部门的重要性，资金、人员等都无法进行有效投入。所以缺乏重视的档案管理工作人员停留在简单的整理和保存上，在现代背景下更应该重视档案管理信息化建设的重要作用，对人员、技术和资金进行必要的投入。 2.5 档案信息化管理进程缓慢 档案管理的目的是挖掘内部的资源价值和社会价值，但是价值的挖掘是一个漫长的过程，并不能够使得单位获得直接的利益。所以资源投资时，大 部分的资源都会投入到能够带来经济效益且
6、变现较快的部门当中，与此同时，目前档案信息管理的重点是整理和保存而并不是分析和挖掘，资源的利用程度较低。所以无论是从档案管理工作人员的角度来看还是从管理者资源投入的角度来看，档案管理的信息化建设进程仍然有待加快。 3 大数据时代档案信息化管理措施 3.1 切实提高档案管理从业人员的专业性 大数据的优势是能够通过大量信息的储存来挖掘有用信息，所以档案信息化建设中信息的挖掘是重点。传统档案管理在于信息整理和保存，所以信息分析和整合利用程度较低。 新技术的运用能够转变档案管理的方式，通过档案的分类管理和数据挖掘能够进一步挖掘档案管理工作当中的经济效益，所以档案管理部门能够成为经济创造部门，要做到这点
7、首先需要转变工作人员的观念，切实提高从业人员的专业性。 3.2 有效应用档案管理的大数据技术 档案管理数据量不断累积的同时档案的利用率却是仍然较低，与此同时，传统的档案管理方式也无法储存海量的数据，更遑论数据分析与查阅。为了更好的适应现代化发展的需求，本文希望通过大数据技术进一步革新目前的档案管理方法。第一，通过统计学原理对档案资料进行分 类完成纸质档案向数字化档案的转变，提高资源利用效率；第二，借助科学技术完成海量工作的处理工作；第三，结合纵横分析和动静态管理手段，在保证数据真实可靠的同时挖掘档案信息的价值。 3.3 提高大数据时代档案管理的安全性 大数据技术虽然增加了档案信息化管理的便利性
8、，但是安全问题也日渐突出。为了实现档案的安全管理，首先需要通过严格的访问权限对档案信息进行严格管理，其次信息储存计算机不能与其他无关储存器相连，再次定期升级杀毒软件，最后通过物理隔离保存内部网络的独立性。 3.4 做好档案信 息管理系统的维护工作 档案信息化管理是动态的，所以在流程过程中需要结合具体状况进行更新与维护：第一要保障信息输入的完整性和详细性，为后期的管理与分析提供真实性的基础；第二，要成立专门组织对数据库进行更新维护，提升管理人员的数据更新意识；第三，用大数据技术对信息进行删除与更新，快速的实现数据的对比与分析，保证信息输入的完整性与真实性。 3.5. 提升档案管理系统的研发水平
9、大数据技术的运用并不仅仅在于对信息进行数字化呈现，而是能够提高档案信息利用效率。在档案信息化建设流程中必须对 信息收集与统计、数据日常维护、信息检索和统计分析等部分进行严格处理，同时也需要在档案信息管理的过程中引入其他领域的指导方法，例如统计学的分类指导原理，该原理能够通过档案性质的辨别对其进行有效分类，方便后期档案的综合性管理与分析。 4. 结束语 现代背景下的生活节奏不断加快，传统的档案管理模式难以满足数量不断增加的档案信息整理与分析的需求，若是不能对档案管理的方法和方式进行创新，必然会阻挡挡案管理的前进步伐。基于此，论文进一步指出了单位在档案信息管理过程中的大数据技术运用的重要性，对档案管 理信息化的建设具有实践指导作用。 参考文献 大数据时代高校档案的信息化建设探析 J. 周才云，赵晶晶 . 兰台世界 . 2015（ 11） 大数据时代的企业档案信息化建设 J. 张英奎，王飞，房彦君 . 北京化工大学学报（社会科学版） . 2014（ 03） 浅析大数据时代的档案信息化建设 J. 宋晨 . 办公室业务 . 2014（ 15）
