1、浅析如何有效提高高校档案管理成效 摘 要：高校教学档案是高校在教学与发展过程中的信息记录的综合，有效的对高校档案进行科学的管理，对于高校的健康、稳定发展具有重要的意义。当前，随着高校的进一步扩招，专业的进一步细分等，对高校二级学院的档案管理提出了更高的要求。本文笔者就当前教学单位二级学院档案管理的现状，结合自身的想法和认识，谈谈如何有效做好高校二级教学单位档案管理工作。 关键词：高校；档案管理；二级教学单位；管理；发展； 1 什么是档案管理 亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利 用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管
2、、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8 项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6 个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集 、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、 ?辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函
3、调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。 2 高校档案管理工作的作用 高校的档案管理涵 盖了高校所有行为信息的综合，在二级教学单位中的档案管理，一般包过教学内容、教学管理、学术研究等等相关的内容，对二级教学单位的发展具有重要的作用。 1、教学评估 高校二级教学单位的教学评估与考量，是衡量高校二级教学单位教学成果的重要标准。这一切的评估工作，离不开的就是教学
4、档案的全面化与细致化，这些细化的材料不仅仅是高校开展教学评估的重要基础和内容，也是今后高校在改革与发展过程中的重要借鉴材料，有利于高校在不断发展的过程中，自我反思、自我管理、自我提高。 2、改革与发展 近年来，针对高校教学与管理的改革工作一直在不断的建设和完善过程中，涉及到高校教学体制、模式、管理等方方面面的问题。改革的前提和基础是基于对高校发展的全面认识和深入研究，而这一切的来源就是档案资料与信息。 3、科研活动 高校的存在不仅仅是在育人，更是组织各种类型的科研活动，为国家的发展提供内在的动力。衡量一所高校能力高低与否，不仅仅是看毕业生的就业率，更是要衡量高校在科研方面的能力和结果。而高校档
5、案则为科研活动提供了更多的开展经验和研究基础，帮助更多的科研人员进行更深入的科研活动。 4、转变教学思维与模式 中国地域广大，高等教育发展不平衡，中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源，借助互联网络渠道，可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育，对于发挥东部高水平的教育资源，推进中西部教育发展，具有其他方面不可替代的作用。 3 当前高校档案管理中存在的问题 1、相关档案管理人员对于档案管理的认识不足 一部分的高校档案管理人员，尤其是教学单位二级学院的档案管理人员，对于档案管理的重要性和意义缺乏一定的认识， 在实际的工作过程中无法充分的履行自己的职责
6、，也没有完全发挥个人的主观能动性，这些因素都严重的制约了高校档案长效提高的可能。 2、现代化的档案管理体系还没有完善 虽然近年来，现代档案管理的不断发展，对高校档案管理事业的发展做出了重要的贡献。然而，在很多高校中，现代化的档案管理体系和模式还没有建设和完善，存在一些高校二级教学单位仍然 “ 纸上谈兵 ” ，制约了现代化档案管理成效的发展。 3、制度与规范还需要进一步的建设和完善 很多高校在档案管理工作缺乏一定的工作规范与制度，档案工 作人员岗位职责与职能不明确。虽然高校在档案管理的岗位上有大的体系和制度，然而在细化的岗位职责和职能上缺乏有效的划分。 4 提高高校档案管理成效的几点思考 1、深
7、化思想认识，提高工作成效 想要提高高校档案管理成效，最重要的就是对于每一个档案管理人员自身的管理。高校应该重视档案管理人员的思想教育工作，充分激发每一个档案管理人员参与管理、科学处理、强化过程的档案管理工作过程，以主动积极的工作作风和认识投入到高校档案管理工作中去。 2、细化岗位职责，激发岗位职能 档 案工作是高校工作的有机载体，要细化岗位职责，在原来大的部门规章制度和岗位职责要求基础上，进一步的区分岗位的内容和职责，细化工作内容与职责，进一步的提高档案管理工作的工作成效，坚决避免 “ 当一天和尚，撞一天钟 ” ，或者 “ 一个和尚有水喝，三个和尚没水喝 ” 的现状，进一步的提高档案管理人员自
8、身的主动性和积极性的工作。 3、重视对现代化档案管理的投入 现代化的档案管理离不开现代化的办公设施和软件配套。所以，高校在档案管理现代化的过程中，应该切实的重视对基础办公设施、硬件、软件配套的投入，加快高校档案管 理现代化的进行，推动数字化、信息化档案管理模式的建设和完善，推动现代高校档案管理的长足发展，为全面的提高高校档案管理成效打下坚实的基础。 4、科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价 人是档案管理的核心，高校应该切实的重视对档案管理人员的考核与评价工作。在对每一个档案管理人员的考核过程中，应该切实的转变传统档案工作中粗狂、简单的评价体系，科学的把关乎到档案管理全部过程的内容都纳入到档
9、案管理的考核体系中去，全面有效的对每一个档案管理人员进行公平、公正的考核，并且把考核的内容和结果与每一个档 案管理人员自身的待遇挂钩，激励每一个档案管理人员充分的发挥个人的主观能动性，推动高校档案管理成效的稳定发展。 5、加强档案管理队伍建设与发展 最后，高校应该切实的加强档案管理队伍建设，定期或者不定期的开展各种类型的档案管理工作培训或者讲座，重视对每一个档案管理人员自身思想教育，树立良好的工作思维和情操，推动高校档案管理队伍的建设与发展，为全面推动现代化高校档案管理事业做出贡献。 参考文献 科技情报开发与经济 2005 年第 15 卷总目次（总第 94 117 期） J.科技 情报开发与经济 .2005（ 24） 信息时代如何加强高校档案管理工作 J.张莹 .北京交通管理干部学院学报 .2005（ 02） 试论高校合并后档案管理工作的整合与创新 J.戴典芬 .金陵科技学院学报（社会科学版） .2005（ 01） 浅谈高校基建档案的现代化管理 J.杜映池，陈坚 .山西高等学校社会科学学报 .2004（ S1） 高校科技档案管理工作与高校科研工作 J.孙晓云 .黑龙江高教研究 .2004（ 08） 高校科技档案规范管理及情报开发 J.王少君 .科技情报开 发与经济 .2004（ 05）
