1、浅析慈善档案管理工作的问题与对策 摘 要：在社会经济快速发展的过程当中，慈善事业是必不可缺的组成部分，同时也是全面构建和谐社会当中的重要环节。相关部门不仅要全力加强对慈善事业的重视，同时也要采取科学的方法全面的加强慈善档案管理工作。这样不仅能够确保慈善事业能够规范有序的展开，同时也能为慈善档案管理制度的不断完善提供良好的保障。本文首先分析了慈善档案管理过程当中存在的主要问题，然后进一步的分析了全面加强慈善档案管理的有效措施。 关键词：慈善；档案管理工作；问题；对策 1 慈善档案管理过程当中存在的主要问题 1.1 边缘化严重 在实际的慈善事业发展的过程当中，大部分的人员都只注重慈善活动的开展和相
2、关的组织，却很少在档案管理方面花费较多的人力和财力。这主要是由于相关人员没有深刻的认识到档案管理工作，对于慈善事业发展以及相关活动开展的重要性。为了能够将更多的资金投入到慈善事业当中，而对档案管理成本进行大幅度的缩减，从而使得现有的档案管理设备仪器和工作人员数量不能够满足实际的慈善档案管理要求。部分的管理人员自身的管理意识和责任心相对较低，这就使得档案管理工作的边缘化和随意化程度不断加深，又对档案管理工作的全 面发展造成了严重的阻碍。 1.2 制度不健全 在档案管理工作开展的过程当中，大部分的慈善机构都存在档案质量难以提高的现象，这主要是由于相关人员没有制定完善的档案管理制度。某些慈善单位虽然
3、制定了管理制度，但管理人员却没有严格地将制度的要求贯彻到管理工作当中，从而使得管理规章和管理制度出现形同虚设的现象。部分的单位没有对档案借阅进行详细的登记，部分的登记内容存在较多的错误，这使得档案就是和档案损坏的几率大幅提升。慈善单位没有对档案管理过程当中涉及的案卷标题、编号、目录等着内容进行严格的规定， 这就使得档案管理工作存在较为严重的不规范和紊乱的现象。 1.3 重视程度低 大部分的档案管理工作都是由单位当中的闲散人员或者退居二线的工作人员来进行的，这些工作人员虽然具备一定的工作经验，但严重的缺乏档案管理，知识和技能。虽然能够勉强的完成档案管理工作，但却无法解决档案馆工作当中遇到的一系列
4、问题，这将会使得档案管理的整体质量大幅度的降低。另外，单位没有定期的招聘具有较高专业水平和管理能力的专业人才，也没有与时俱进地为现有的档案管理人员提供科技化和专业化的单位培训，从而使得管理人员本身的信 息化档案管理水平难以得到有效的提升，这将严重地阻碍慈善档案管理工作的高效开展。部分的单位甚至没有安排足够的工作人员参与到档案馆工作当中，这将会使得实际的档案管理与其向事业的发展脱节。 2 全面加强慈善档案管理的有效措施 2.1 全面加强管理考核力度 现在，人们的档案没有一个正确的认识，认为档案管理的工作也不是十分的重要，不能给与档案管理足够的重视。为了使相关人员都能够严格按照相关要求和标准来完成
5、档案管理工作，慈善单位必须要科学合理地制定档案管理目标，然后有效地将档案管理情况和业 绩考核进行有机组合。在充分的明确档案管理工作人员的利、责、权的情况下，有效提升管理工作和薪资福利，以及奖惩措施之间的联系。慈善单位可以有效的在年度考核当中融入与政绩考核有关的内容，不仅要全面加强管理工作的结果考核，同时也要详细的记录管理人员不同阶段的档案管理过程，并安排专业人员公正、客观、严格的对评价结果进行审核。为了全面提升重大档案管理的规范性和科学性，相关人员还可以充分的参考法律法规和政策的要求，建立科学有效的法律惩罚制度和经济制裁制度。针对因失职和工作失误而造成重要档案流失和管理混乱的工作人员，慈善单
6、位必须要根据相关的处罚制度和法律法规追究起的责任，面对造成危害和影响较为严重的管理人员，慈善单位可以选择辞退该管理人员。慈善单位可以引进先进的信息技术和网络系统构建全面的达信息管理系统，然后利用系统当中的功能对档案管理进行全面跟踪，这样不仅能够快速的掌握每一阶段的档案管理实际情况，同时也能对管理人员的敬业精神、思想品德、专业知识、从业能力进行综合的考评。在制定激励机制的过程当中可以充分的参考不同管理人员的实际需求，为其提供具有针对性的特殊奖励和激励。这样不仅能够有效地协助管理人员实现个人价值和职业生涯规划， 同时也能使慈善档案管理工作能够取得预期的效果。 2.2 有效开展专业管理培训 社会经济
7、的快速发展为慈善事业的全面发展提供了良好的环境，在慈善事业的规模不断扩大的情况之下，各种慈善数据和信息不断的增多，这无疑全面提高的对慈善档案管理工作的各方面要求。在信息科技快速发展的当下，慈善企业也必须要与时俱进地引进先进的信息化档案管理设备和仪器，并且不断地提高档案管理人员的信息管理水平和操作能力。因此，慈善单位就可以定期或者不定期地安排管理人员参加专业化的档案管理培训。在培训的过程当中，不仅要加强对 工作人员的专业知识和职业技能的培训，同时也要利用有效的培训方法全面提升管理人员的专业素养和职业道德。另外，慈善单位还需要制定长效的培训机制，除了安排管理人员参加相应的外部培训和交流学习之外，还
8、必须要在企业内部利用各种有效的方法和网络渠道开展日常培训。企业还可以根据实际的其他档案管理要求有目的性的完成培训模块的设置和培训资料的编辑，并安排专人考核档案管理人员的实际培训情况，并将培训过程当中的培训结果、出勤率、评测成绩、培训成绩等的相关内容详细地记录在案。 2.3 加强规范制度有效建设 相关 人员必须要充分的参考法律法规和制度要求，例如慈善档案查阅利用制度、慈善 ?n 案归档制度等的内容，综合地制定适合实际的档案管理工作开展的有效制度。这当中不仅要对慈善信息和资料的收集进行详细的规定，同时也要对慈善材料和纸张文件的归档范围，以及档案的保管期限表、分类、收集等各个环节的内容进行精细划分。
9、管理人员还需要分别针对档案管理、档案借阅、电子信息数据库建立等每个环节的内容进行详细的分析，分别的参考不同管理环节的特性和要求完成管理制度的建设，这样能够确保每个环节的档案管理工作都能够按照相应的规章和制度进行 。在全面的提升档案管理工作的规范化和合理化水平的同时，确保档案管理工作的整体质量和效率能够得到显著的提升。为了全面的提升档案管理工作的安全性和可靠性，相关人员在全面加强电子档案系统的建设和管理的过程当中，可以利用软件和设备将纸质档案和文件当中的重要信息录入电脑，使之形成较为系统而真实的数字化信息。不仅要对电子档案信息系统进行有效的维护和管理，同时也要全面加强对纸质档案的管理力度。在全面
10、推行双套子慈善档案管理模式的情况下，不断的提升档案管理人员的慈善信息开发和档案管理保护水平。 3 结束语 综上所述，相关的工作人员就必须要全面的对档案管理工作开展过程当中遇到的问题进行深入的研究分析，在充分的结合慈善事业的发展情况和档案管理要求，有目的性地提出一系列能够全面提升档案管理效率和质量的有效措施。除此之外，相关人员还必须要全面加强对档案管理工作的监督，规范地进行慈善情报和慈善资料的有效收集，然后对其进行统一的整理和归类。还可以充分地引进先进的数字化技术和互联网络系统来对档案进行综合的管理，从而为慈善档案管理工作的整体效率和质量的全面提升奠定了基础。 参考文献 王建芹 .浅析慈善档案 管理工作的问题与对策 J.经营管理者， 2015，（ 14）： 263. 黄立双 .慈善档案管理之我见 J.办公室业务， 2017，（ 15）： 119.
