1、浅析机关单位档案信息化管理 摘 要：机关单位肩负着国家公共事务、社会活动的相关任务与服务工作，在工作过程中会产生大量的档案资料，且很多资料属于机密性档案资料，强化档案管理工作变得异常重要。信息技术的出现，为机关单位档案的信息化管理工作提供了重要条件，实现了档案管理的高效性与实效性，能大大提高档案资料管理效率的不断提高。为此，本文就机关单位档案信息化管理进行了分析与探究。 关键词：机关单位；档案；信息化管理 机关单位作为国家行政机构的重要组成部分，其负责着社会活动中的民生、文化、教育、医疗等多项问题，在涉及各个 领域的过程中会产生大量的档案资料，这些档案资料是机关单位行使相关职能的表现与重要载体
2、，这些信息记录的都是重要的社会发展信息，对国家来说意义重大。为了提高档案资料的管理水平，应借助现代信息技术的重要作用与优势，以实现档案的信息化管理。 1 机关单位档案信息化管理的重要性 机关单位是国家政府机构的重要分支，其主要负责一系列的社会活动，旨在为社会的发展提供公共性服务，涉及到文化、教育、民生、医疗等多项内容，在开展一系列的公共服务类项目时，会产生大量的档案资料，都与社会公共项目相关的资料与信息。 档案是机关单位实施工作的重要凭证与载体，是单位管理工作的核心内容之一，主要是借助机关的档案室作为重要载体，以强化对各类档案资料的规范性管理。档案资料具有重要的应用与开发价值，其可为后续的一系
3、列生产、科研工作提供重要的借鉴与知识支撑。机关单位档案管理工作主要会形成一定的文件、资料、积累、立卷与归档工作，强化对一系列文件生成过程的科学化管理与监督，可大大提高机关档案管理水平。新时期，信息技术已经成为一种时尚与趋势，利用现代化的信息技术、计算机平台等实现档案的规范性管理，能较短的时间内即可实现对档案的收集、整理与 归档工作，相较于传统人开展手工管理的方式有了明显的进步，档案管理工作节约了大量的人力、物力与时间，将传统的纸质档案转化为电子版本，能实现对档案信息的全面管理，可大大提高档案管理质量。机关档案是一项原则性、保密性很强的工作，特别是在一些涉及到国家机密的单位更是如此。因此，为了达
4、到更为高质量的档案管理水平，应强化档案管理的信息化建设，以提高档案管理效率。 2 机关单位档案管理现状分析 2.1 档案管理信息化建设不足 就目前机关单位档案管理现状的有效分析，部分机关单位由于对档案认知度 与重视度不够，将单位工作的重心放在项目实施过程中，忽视了档案管理的重要性，使得档案管理工作始终相对落后，信息化建设不足问题相对突出，无法满足现代社会对档案管理的要求。在部分机关单位，由于档案管理信息化认知不足，缺乏足够的信息化管理设备，无法对档案的信息化管理给予足够的支持，成为当前档案管理信息化建设中所存在的一个现实性的问题。 2.2 档案管理人员专业性不够 在机关单位档案管理方面，为了减
5、少人员开支，往往会选择非专业性或兼职类的人员来担任档案管理工作的要职，档案管理人员的专业受限，无法在 接下来的档案管理工作获得理想的管理效果。此外，新时期，信息技术被广泛应用到各个领域，当然，在档案管理方面也不例外。档案管理的信息化建设，还会需要足够的人员支撑，很多档案管理人员仅仅具备档案管理的专业知识，但是缺乏专业性的计算机操作技术，使得档案的信息化管理受到限制。 2.3 缺乏严格的档案管理制度 机关单位的档案资料价值很高，很多具有高度的机密性，关乎着一系列公共项目的实施效果，为了保证公共项目的高效开展，强化单位的档案管理工作具有必要性。当前，若想增强档案管理的规范性与合理性，档案管理 制度
6、是必不可少的。然而，当前的档案管理制度还存在着诸多的缺陷与不完善，档案管理缺乏严格的规章制度约束，使得档案管理工作始终处于松懈的状态，严重制约着档案管理工作的开展质量。 3 机关单位档案信息化管理的措施 3.1 强化档案信息化管理团队建设 在信息化发展的大背景下，机关单位档案的信息化管理工作的开展，必须保证档案管理团队的合理化建设，提高档案信息化管理人员的水平，既要提高档案管理人员的专业素质，还要锻炼与培养员工的计算机操作能力，以提升档案管理人员的综合素质。第一，档案管理人 员必须具备高度的专业性，提高入职门槛，要对应聘人员的专业资格证书、档案管理专业证书等予以全面的规范，只有具备基本的职业资
7、格需求才能准许相关人员应聘此岗位。第二，一般情况下，机关单位档案管理人员的年龄相对较大，其在档案管理上的能力缺乏专业性，档案管理手段相对传统，会使得档案管理的相关知识点呈现老旧、封建的状态，无法得到档案信息知识点的全面更新。面对以上问题，应强化对老一辈档案管理人员的职业培训，培训其专业的档案管理水平，运用更为专业性的电脑知识来开展档案管理工作，是档案管理工作亟待完善的一项关键问题。 3.2 构建完善的档案信息化系统平台 机关档案管理工作中所涉及到的档案资料内容相对丰富，且档案资料具有高度的机密性与价值性，强化档案信息管理平台的建设具有重要意义。为适应现代社会的发展趋势，应构建完善的档案信息化系
8、统平台，以计算机技术、数字化技术等为重要载体与平台，运用更具稳定、安全性的档案信息处理平台来开展管理工作。机关单位的档案信息机密性高，为保证档案信息的安全性，必须对档案信息化系统进行及时的升级与更新，对系统所存在的漏洞予以及时的修复，不会出现档案信息泄露会被窥探的情况。此外，为了保证 档案信息的安全性，应强化计算机安全技术的合理化应用，保证技术操作的专业性，将维护机关单位档案信息管理系统安全视为重要工作。与此同时，若想实现对档案信息资源的安全性控制，应设置单位档案信息的安全密钥，采用数字加密技术对整个档案数据的安全性与完整性予以控制和规范，成为当前档案管理工作亟待完善的重要工作。 3.3 建立
9、更为完善档案管理制度 为了保证机关单位档案信息化管理的高效开展，必须建立更为完善的档案管理制度予以支持，将档案信息化管理的相关内容罗列到档案管理制度之中，利用制度予以约束与规范， 对档案信息化管理中出现的擅离职守、操作不规范、徇私舞弊、信息泄露等现象都要给予相应的惩处，强化档案管理制度合理化规范成为当前的重要工作。档案管理制度的构建，应及时将档案管理的各个元素予以控制，并制定相配套的奖惩机制，一旦出现档案管理的一系列问题，应借助制度来予以约束，增强制度的束缚力与威慑力，以提高档案管理的信息化水平。 4 结束语 现阶段，我国经济发展进入了一个崭新的时期，经济得到了快速的发展，国民生产总值直线上升
10、，强化机关单位的发展与建设成为当前的重要工作。机关单位档案的信息化管理是 社会发展的重要趋势与目标，利用先进的信息技术来支撑档案管理工作，建立档案信息化管理系统，提高系统的稳定性与安全性，组建更为专业化的信息化档案管理团队，是当前档案管理信息化实现的重要途径。 参考文献 谢红 . 提升事业单位档案信息化管理建设的方法策略 J. 中小企业管理与科技（下旬刊）， 2012， 12： 47-48. 杨巍巍 . 浅谈机关单位档案网络化管理 J. 科技资讯， 2015， 11： 150. 秦立民，相立武，杨亮 . 信息化背景下机关事业单位档案管理创新研究J. 中国管理信息化， 2015， 22： 151. 仲亚红 . 浅谈新时期机关档案信息化管理的创新 J. 经营管理者，2016， 01： 279. 芦蕾 . 浅谈机关单位档案网络化管理 J. 黑龙江史志， 2014， 07： 93.
