1、浅析行政事业单位经济合同管理 【摘 要】本文对行政事业单位经济合同管理存在的弊端进行了分析，依次为依据研究了行政事业单位加强经济合同管理的方法和对策。 【关键词】行政事业单位；经济合同管理 一、行政事业单位经济合同管理问题分析 1.归口管理缺失 首先，没有专门的经济合同管理部门。经济合同具有专业性强、内容繁杂、牵涉范围广的特征，行政事业单位的合同管理通常是分散管理模式，财务部门、业务部门、采购部门和管理部门各自为政、分头管理，没有一个统一的部门组织评审专家、建立谈判小组等重大适宜进行协调和沟通，整体管理水平一直处在低水平层面上。 其次，没有对合同档案进行归口管理。有的单位合同档案分别散落在各个
2、工作科室，没有对其进行归口管理，导致单位领导难以第一时间内把握合同的签订情况和履行状况；有的单位受到自身档案管理水平低下的限制，合同档案保管不 当，遗漏、丢弃合同资料的状况时有出现。合同档案中应当包含合同前期调研资料、合同文本、合同标的招投标、合同审批流转手续等内容，应该是整个经济活动详细情况的记载，监督合同签订和跟踪合同执行都需要完善的档案资料作为基础。 2.合同事前审查力度不足 第一，对采购需求的审查不到位。采购人员首先需要对采购需求进行详细地分析和论证，如果采购材料涉及到较强的专业性，还有必要申请专家的帮助。有的行政事业单位采购随意性较大，事项认定粗放，对如何提交采购申请、如何论证采购需
3、求、如何审查采购合理性都没有明确的规 定，相关的责任认定环节也常年缺失，源头管理和后续监督都极其乏力，合同的管理和执行效力自然难以提升。 第二，前期审查环节缺失。一些行政事业单位在制定采购计划的时候没有进行足够的市场调研，对合同签订对方的主体资格和资质认识不清。如果合同签订之前，对对方的诚信程度、资质情况和履约能力等基本信息都调查不到位，那么合同签订和履行遭受风险的几率大大增加，增大了单位承担损失的可能性。 3.合同书面签订有失规范性和完整性 首先，合同条款松散。一些单位签订的合同存在着条款有漏洞、事项约定不清的现 象，甚至有些补充条款或附加项都未能以书面形式体现。有的单位在付款的时候才发现合
4、同约定的分期付款金额和合同总金额之间有出入；有的单位则发现对方支付合同金额严重拖欠、提供票据积极性不足等问题。 其次，合同双方签名和合同签订时间出现问题。有的单位签订合同时会将签名和日期填写在错误的位置，导致原本应该填写签名和日期的地方出现空白，容易给合同执行带来不必要的误解，在合同对方发生违约的时候也给维权带来不利的影响和不必要的麻烦。 二、完善行政事业单位经济合同管理的对策 1.完善管理机制，建立 清晰的权责关系 首先，要建立合同归口管理部门。事业单位应该完善管理体制和制度，单位领导应该承担起建立合同归口管理部门的职责，积极地进行部门建立和资源分配，对合同档案保管和重大经济合同谈判制定规范
5、的管理制度，明确合同签订专用章的使用，将合同的归口管理落在实处。 其次，要建立有效的沟通渠道，明确各部门的沟通职责。单位要清晰地划分财务部门、业务部门和合同归口管理部门的职责，并在各个部门之间建立起良好的沟通渠道，在合同签订的过程中实时沟通、定期了解。 再次，要完善并落实管理制度。在结合 现行法律法规的基础上，事业单位可以针对合同管理各个层面进行职责划分，确定各部门签订经济合同的范围和条件，明确合同审批流程和权限，并对经济活动的关键环节设置详尽的流程以供遵循，在明确要求的基础上坚实地落实各项制度。 最后，要注重合同档案管理。档案管理部门应当定期地进行资料整理和更新，根据合同谈判和签订的进程来收
6、集、整理和保存档案资料，各部门还应该在自身职责范围内建立合同台账。 2.进行事前调研、做好源头管理工作 第一，对采购需求进行审查。在实施采购活动之前，单位首先应当对采购需求 进行调查，论证采购目标的合理性，如果合同涉及到较高的专业技术和复杂的法律关系，还要组织技术专家、财务人员和法律专家参与到合同的签订过程之中来，力求使得采购需求合理合规，避免资源的浪费和重复的购买。对于不同金额和不同重要程度的采购合同，要采取不同级别的立项审批流程。 第二，加强合同订购的前期审查。虽然行政事业单位的采购大多属于政府采购，但是在签订合同前仍应对对方当事人的资信状况、履约能力、资质情况、是否具备完全民事行为能力等
7、进行详尽的调查，论证其是否能按时履行合同、合同履行质量高低以及产品质量保证程 度，将合同风险降到最低。 3.注重合同审查，强化监督程序 首先，要注重对合同的审查。合同的签订应该严格按照程序进行审批，在签订合同前对合同文本、合同约定事项进行严格地检查，避免出现漏洞，留下风险隐患。 其次，强化合同执行监督。应根据不同的合同类型制定相应的评价标准，对合同进度、完成情况、预期效果等按期进行评估，强化对合同履行情况的管理与控制，及时发现在合同履行过程中出现的问题并予以纠正。 总之，市场经济环境下，行政事业单位将面临着越来越多的签订经济合同的机会，传统的合 同管理模式已经不再适应新时期的要求。事业单位需要出台针对性的管理措施和方法，完善合同管理，规避合同风险，为经济合同的有效签订和执行奠定良好的基础。 参考文献： 刘宝发，王志新 .浅谈企业合同管理中的风险及防范措施 J.科技 ?新与应用， 2012（ 12） . 杨军，陈春侠 .科研事业单位实行政府采购存在等问题及对策探讨 J.交通财会， 2012（ 03） . 陈胜 .科研事业单位合同管理的关键风险点机器应对措施 J.西部财会，2012（ 08） .
