1、浅谈会计档案的归档与立卷管理 【摘 要】会计档案是单位档案中的重要组成部分之一，也是对单位财务经济活动的真实记录。加强会计档案管理，对单位的发展有着重要的意义。本文就会计档案的立卷与归档管理要点进行分析，以期进一步提高会计档案管理水平。 【关键词】会计档案；立卷；归档 会计档案具有专业性强、利用率高等特点，不同于一般的档案资料，会计档案的优势在于归档基础较好。由于财会人员的职业敏感性，会计档案的收集比其它类别档案来说更加及时、完整。伴随着时代的发展，会计档案的内容与种类也发生了明显的变化，对会计档案管理工作提出了新要求。立卷与归档是档案管理中的重要环节，旨在将杂乱分散的资料整理后形成分门别类的
2、档案。因此，本文就会计档案的立卷与归档工作进行简要分析，以供参考。 一、会计档案定义与种类分析 会计档案是指各机关、团体、企业、事业单位的财会部门，在会计核 算活动中所形成的，具有查考价值的专业文件材料。根据会计档案内容的不同，可将其分为四类，包括会计凭证、财务报告、会计账簿、其它材料。其中，会计凭证种类也很多，常见的有原始凭证、记账凭证、汇总凭证以及其他会计凭证。财务报告根据时间来分，包括月度、季度、年度财务报告；其内容除了会计报表、附表外，还包括附注、文字说明。会计账簿是记录与反映相关经济业务的薄籍。会计凭证只能反映某个具体的经济业务，而账簿能够全面系统地反映出经济状况，这正是二者的区别所
3、在。会计账簿类型主要包括总账、日记账、明细账、固定资产账、辅助账簿等。 其它类材料还包括银行对账单、银行存款余额调节表、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。 二、会计档案的归档 归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各类纸质文件资料。对于会计档案来说，归档对象是各种会计资料，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他材料。而上级有关财务的普发性不办文件（非指本单位），没有定稿与重份的文件，尚未生效的合同、协议、单据，不具备查考利用价值的临时性、一般性文件均不在归档范围内。由财务部门经办的相关财会工作的方针、政策、制度、工作总结、报 告、计划以及来往的文书应归为文书档
4、案范畴，参照文书档案管理规定来执行。对于当年所形成的会计档案，可等到会计年度终了后，交给会计机构暂时保管，时期为一年。然后，会计机构需编制移交清册，将其交给本单位档案部门保管。一般来说，在档案移交的过程中尽量采用原卷册的封装。若实在需要拆封重新整理的，必须由经办人会同本单位档案机构、会计机构工作人员共同处理。这样做有助于分清责任，也能使档案更规范。对无档案部门的单位，可在会计机构内部安排专人保管。注意禁止让出纳员兼管会计档案工作。会计档案的分类方法是否恰当，在很大程度上影响 到分类的质量。一般通过名称分类法、机构分类法、年度分类法来对会计档案分类。在整理会计档案的时候，很少使用一种分类方法，一
5、般都是采用几种分类法，即复式分类法。目前常用的分类法是 “ 名称 年度 内设机构 ” 。 三、会计档案归档立卷要点分析 1.对会计凭证的立卷装订 按照记账类别与时间顺序编号将记账凭证排列好，然后装订保存。在装订前应仔细审查核对记账凭证，确保不遗漏、不缺号。装订操作时以左齐上齐为准。当右边与底边不齐时，可通过折叠的方法让凭证纸页与凭证封面保持大小一致。利用打孔机在一 册档案左上角打三个孔，连同封底封面三角装订，随后粘贴包角。立卷人需在包角贴口部位加盖骑缝章。在案卷封面上还附上案卷的详细信息，包括源自哪个单位、内部机构名称、年度、月份。同时，还应标明记账凭证的起始编号、张数、保管时限、档号等。最后
6、由立卷人、会计机构负责人审核后分别盖章或签名。 2.对会计账簿的管理 在年度终了，结转下年建立新账时，根据账簿种类进行整理，并结对账户，核实账簿的扉页、项目，检查填写是否完整。最后，由记账人员与会计主管人员签字盖章。待年终结账后将其装订成册。在账簿封面上必须标注以总分类账户命名的账簿名称。对于几个总分类账户合订成一册的，需标明几个子账簿名称。对于由一个总分类账户分订为几本的，不仅要标明账簿名称，还要注明本账簿共装订为几本，这属于第几本。通常在年终对已经注销的卡片式账页进行集中组卷处理。 3.对会计报表的归档与立卷 一般根据月报、季报、年报的方法对会计报告进行分类立卷，一册为一卷。将审计报告、决
7、算审核意见书等资料附在本期财务报告后面共同装订。财 ?毡 娣饷姹匦胱 飨铝行畔 ?：单位名称、内设机构名称、报表名称，年份、本卷张数、保管时限与档号。然后， 由立卷人、会计机构负责人签字盖章。 4.对其他类型会计档案的立卷归档 这主要是对银行对账单、银行余额调节表、会计档案相关清册、会计人员交接表等资料进行收集、分类、审核、分别立卷。在案卷封面也必须注明相关信息，最后由会计机构负责人与立卷人分别签字盖章。 总之，会计档案工作涉及面广、内容繁杂。档案立卷与归档是会计档案管理中的重要内容。不仅能够反映单位真实的财会活动历史，还能促使会计档案管理效率的提升。因此，会计档案工作人员必须积极探索，寻找与本单位相适应的会计档案管理思路，不断提高 会计档案的管理水平。 参考文献： 张瑞荣 .浅谈会计档案的整理立卷和归档 J.现代经济， 2012， 16（ 1）：19-20. 仲崇杉，张文华 .会计档案的归档与管理 J.黑龙江史志， 2010， 27（ 9）：71-72. 刘凤兰 .试论会计档案归档立卷细节规范 J.黑龙江史志， 2013， 12（ 17）： 100-100. 卫双囤 .文书立卷归档与档案利用工作 J.科技情报开发与经济， 2003，13（ 2）： 49-50.
