1、浅谈加强档案信息化建设的途径 摘要：随着档案信息化的深入发展，档案管理部门需要不断探索和完善，建立一套与自身相适应的档案管理机制，以适应企业信息化的发展需要，这也将是档案部门和档案工作者当前和相当长时期内的一项艰巨任务。档案管理人员必须提高档案科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化、信息化和数字化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资料。 关键词：档案管理；信息化；途径 引言 随着科学技术的发展和社会的进步，特别是信息技术的发展，传统的档案管理手段已经不能满足人们 对档案利用的需求，档案管理的现代化迫在眉睫。 一、档案管理信息化的概述 1、档案管理信息化的
2、含义所谓档案管理信息化，是指在国家档案管理部门的统一规划和部署下，将现代化的信息技术应用到档案管理活动中，对档案的信息资源进行规范化管理，不断提高服务意识。对档案施行信息化管理，可以从以下几点来理解：第一，实现档案信息资源的数字化和网络化；第二，借助信息技术实现档案信息从接收、存储到利用的一体化；第三，通过信息技术实现档案资源的共享；第四，采用新的管理模式对档案进行管理。 信息化时代是将 知识和信息进行融合的时代，它同时具备现代信息技术的特征和知识经济的特点。信息化时代的主要特点是：多样性、综合化、分散化等，借助信息、知识和智慧把信息表现的淋漓尽致。面对纷繁复杂的信息资源，对信息资源进行开发、
3、整理和利用成为信息管理中不可缺少的工作，它直接关系到国家、企业，甚至个人的未来发展。而知识作为信息资源的积累和创新，它借助智力进而被激活，归根揭底人才是知识的主宰，才是社会发展的决定因素。 2、档案管理信息化的内容对档案进行信息化管理，其内容主要包括：建设信息化的基础设施，其中软件基础设施是进 行信息化建设过程中必不可少的，这些基础设施是开发、利用档案信息资源和应用信息技术的基础所在，其核心是搭建档案网络。建设标准规范化的档案，是档案管理信息化建设的基础所在，其过程主要包括：对电子文件进行归档实行电子档案管理，逐步建设档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理以及使用的标准化规范化体系；
4、建设档案信息化的应用体系，是档案信息资源开发、利用和搭建档案信息网络的技术保障；建设信息化人才队伍，是档案管理信息化的根本，在一定程度上决定着对其他要素的发展。 二、现代档案管理信息化的必要性 1、现代档案管理信息化比传统档案管理更具有优势 信息化潮流下，传统的档案管理弊端已经充分显现，比如查阅速度慢，不利于珍贵档案文件保护，容易造成档案丢失等，而档案管理信息化能很好地解决这些问题。通过档案管理软件的目录查询，可以很快获取档案的库位信息，既方便又快捷。对于不需要使用档案原件的查阅，可以为用户提供电子文件，以避免纸质文件的磨损和丢失。档案管理信息化还可以借助档案管理软件快速进行档案编研工作，提升
5、档案的价值。因此，档案管理必须借助信息技术向档案管理现代化过渡。 2、现代档案管 理信息化可以迎合计算机科学飞速发展的潮流 当前，以计算机科学飞速发展为主要特征的第三次科技革命方兴未艾，世界各个国家都争先恐后地制定相关策略适应信息化潮流。从档案工作方面来说，西方国家 20世纪 90年代就开始进行档案信息化，我国虽然起步较晚，但是也制订了档案信息化发展规划，可以说档案管理的信息化是大势所趋，如果不予以重视，就会错过计算机技术大发展的机会，和世界其他国家的档案工作发展水平的差距越来越远。 3、电子文件更安全、可靠、方便 电子文件在形成过程中，要随时进行数字签名、信息 认证、身份验证和加密保护，保证
6、文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保档案部门收到的电子文件具有原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。因此电子文件作为新型的信息载体，出现在档案领域，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占据主导地位，给档案工作注入生机和活力，不仅可以大大减轻档案人员的劳动强度，而且可以提高档案管理水平，促进档案管理工作进一步科学化、系统化和规范化。 三、档案信息化建设中存在的问题 1、档案信息的数据来源、架构和处理方式上都存在信息数据的异构，异构性主要表 现在两个方面：数据的变换和转换，这使得馆藏档案的信息资源更为复杂。 2、信息数据的分散性是指各单元在收录关于同一主题的信息时，因为著录标
7、准各式各样，所以导致不能把这一主题的相关信息集中到一起。 3、信息数据的重复性是指各收藏单元中关于同一主题的数据重复出现，这就使得作为最终拥有这些信息资源的档案馆要不断地开发挖掘，然后筛选合理的信息。 4、信息数据管理滞后性是指从保存的目的和形成的过程分析，主要特征是有失去时效性、有使用价值以及保存日后利用，虽然其内涵和现代信息技术处理要求保持 一致，但是，通过汇总滞后的档案信息数据，可以看出档案信息资源并不能满足公众需求。 四、加强档案信息资源管理的途径 1、档案信息资源管理中心地位的确立 实现文件管理一体化以及档案工作程序化、服务网络化和资源信息化这些标准，就必须要求工作者们要紧跟时代发展
8、，积极转变观念，增强为社会服务的意识。长期以来，档案管理在收藏、组织、利用和保护上已经形成了一套科学的方法，但是，这种管理体系属于封闭式管理，已不符合时代发展要求。时代发展要求档案管理工作必须确立基本内容为集中统一管理、档案 “ 一站 式 ” 服务和档案监管强化的新模式。这种新模式将实现管理分散到集约、服务单一到服务 “ 一站化 ” 和封闭到开放的转变，还可以克服旧模式中的人、物、财、管理以及服务上的弊端，从而来实现档案资源管理中的 “ 五化 ” 目标，即人员素质现代化、档案资源集约化、管理工作规范化、业务建设标准化以及社会服务优质化。 2、建立健全的档案网络信息系统 网站作用的发挥，必须以公
9、众服务网和内部服务网的建设为基础，使其能够成为档案工作宣传和信息服务开展的平台。局域网的建设实现了全国联网、行业联网和地区联网，为了使档案信息资源发 挥服务社会的作用和网上查询和利用的作用，我们要按一定的计划对开放档案目录上载，有条件的对公开的档案全文信息进行上载。 系统的建设必须有一定的硬件基础，要采购一定的硬件设备。建立数字化综合应用平台，使网络信息系统能够更好地来衔接各级各类档案，从而实现馆际互联，逐步实现各级各类档案网站的衔接，构建最终的档案工作地区性信息网，把快捷、优质、方便的档案信息服务提供给社会。 3、提升档案工作人员的综合素质 现在，档案信息资源的管理还是要靠人工来完成，这就要
10、求档案工作人员必须具备相应的素质 来完成这项重任。其中包括档案管理知识、信息化数字技术、网络计算机应用以及现代管理技术等。同时，档案部门应加强对档案工作人员的培训，使他们掌握一些新型的技术、设备和方法等，来造就一批新型的综合型档案管理工作者。 4、加强深度发掘馆藏文献信息数据 现代化的档案馆除了向用户提供深层次的信息服务之外，对馆藏的文献以及相关信息也要进行深层次的研究工作。同时，向用户提供信息也是现代化馆藏资源共享的一个重要途径。在向用户提供服务信息的同时，还要进一步加强现有馆藏数据库的升级，为馆藏资源的数字化提供支持 。而且，馆藏数据库的升级还可以增加用户的易检索性，使用户更快更方便地找到
11、资源并实现资源的共享。我们要围绕社会的各种需求来升级馆藏数据库，与此同时，还要服务社会，关注民生，运用科学的依据、大量的社会调研和编辑工作，并根据社会的一些要求，超前完成一些服务项目，并将这些资源进行有效的分类，建立相应的专题，如房产信息、城市规划建设、再次就业、计划生育、退伍找工作等，把众多零散的信息加以筛选整合，将其中对用户有用且重要的信息提供给用户，这样才能发挥馆藏数据库的最大用途，使其真正做到更好地为人民服务。高效率的馆藏信息服 务还可以解决社会矛盾，成为用户和政府之间的一座桥梁，在现代化社会构建中国特色社会主义和谐社会的过程中具有重大的现实意义。 结束语 总而言之，随着时间的推移，工作经验的积累，相信未来的档案管理将日趋完美，档案信息软件的开发与利用也会被更多的人所重视，到那时，档案管理现代化水平会有质的飞跃。 参考文献 夏燕玲 .档案信息化建设与档案管理的几点思考 J.云南档案 ,2010. 曾虹 .加强城建档案信息化管理探讨 J.中国西部科技 ,2009. 范宝君 .浅析标 准化管理在信息化建设中的地位和作用 J.科技信息 (科学教研 ),2010.
