1、浅谈医院办公室文书档案的管理和利用 摘 要：医院文书档案管理是医院办公室一项最经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。针对医院文书档案管理的综合性、专业性、保密性、阶段性等特点，分析文书档案在管理模式、人员培养等方面问题，从理论上提出了医院文书档案管理应该进行规范化、归口化管理，并着重抓好文书质量和人员培训，不断推进信息化管理进程，以期能够推动医院文书档案管理流程的简便化、管理方式的实用化以及利用率的高效化。 关键词：医院；文书档案；管理；利用 文书档 案是医院的重要历史凭证和临床科研的必要基础条件，做好文书档案管理和利用，是充
2、分发挥医院办公室参谋助手作用必不可少的一个环节。随着医疗水平的不断进步发展，医院的文书档案管理也越来越需要一个统一的规范管理，极具重要性。近几年各级医院档案管理已初具模式，开始向制度化、规范化以及科学化方向发展，不但提高了医院档案管理的水平，而且加强了对文书档案管理的水平力度，使医院文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。为此，笔者结合自身工作实践及思考，就如何做好医院办公室文书档案管理和利用谈几点粗浅的体会。 1 目前医院办公室文书档案管理中存在的问题 1.整体文书档案意识不强，对其利用率相对低。办公室文书档案管理是医院档案管理的重要组成部分，对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作
3、用，不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，更关系到人民群众的健康和医学科学的发展。然而，目前相当一部分医院文书档案意识不强，尤其是领导干部，对文书档案管理意识非常淡薄，认为文书档案工作可有可无，认识不到文书档案工作在医院管理中的重要性和必要性。这就必然不能充分开发和利用现有的档案资料的使用价值，造成目前我国许多医院对文书档案信息资 源开发不足，对其利用率不高的不利结果。 2.文书档案管理制度不健全。档案学是社会科学中的一门科学，而文书档案管理是档案学中的具体运作方法，因此，它需要有一个专门的管理制度。目前，在我国医院的管理工作中，各医院一般都按照卫生部要求制定了适用于自己的、较为健全的管理制度以及
4、各级各类人员工作职责，然而涉及文书档案管理的制度、职责却相对不健全，还没有一个统一的建档管理制度，一些相关的制度和检查考核措施等也都有待于进一步地改进和完善。 3.文书档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差。随着现代科学 技术的迅猛发展，计算机及网络技术在医院的管理工作中得以日益广泛的应用。但目前我国各医院对其文书档案管理当中的计算机及网络技术应用却相对贫乏，许多医院还停留在手工收集、检索阶段。 2 如何管理和医院办公室文书档案 （一）着力改善文书档案工作基础条件 医院领导要高度重视文书档案的管理，充分认识医院档案管理在医院发展建设中的重要作用，为文书档案工作提供组织保障。要随着医院的发展，
5、逐步加大档案管理硬件设施的投入，配备档案管理所需硬件设施，加强综合档案室的软、硬件建设，完善基础设施，为文 书档案工作提供物力、财力保障。 （二）着力提高文书档案管理人员素质 要配备业务技术强、政治思想好、综合素质好的管理人员，选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志负责文书档案工作。同时，档案管理员要突破那种仅仅作为档案 “ 收集员 ” 、 “ 保管员 ” 的狭隘观念，主动为医院院领导正确决策提供依据，为业务发展、科研提供依据，为医院的精神文明建设和经济建设服务。要做到这些，光要有爱岗敬业、耐心细致的态度还不够，还必须按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求，努力提高文书
6、档案管理方面的业 务修养和自身素质修养。 1.加强知识修养。现代文书档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，学习新技术和相关领域的知识，开阔视野，增长技能，为单位提供准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料，努力让由其经手、处理的文字材料，形成具有较高水平的文书档案。 2.加强技能修养。档案是专业性很强的工作，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用、进行编研等都有一整套的理论和工作方法，档案人员要注重自我完善，掌握 计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打
7、下牢固的技术基础。同时，还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者，还要引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。 3.加强职业修养。文档人员直接管理和掌握着医院的室藏档案，了解医院的秘密，因此，必须有过硬的职业素质，较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，使由其经手的事件件件有头有尾，手续清楚，保证档案的齐全完整，而且还要防止 “ 无形 ” 储 存在头脑中的秘密泄露。 4.加强政治修养。档案管理工作是一项复杂而细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要档案管理人员付出艰辛的劳动
8、，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质，要甘于寂寞，乐于平凡，甘当无名英雄。 （三）着力强化文书档案质量管理 1.严格执行档案管理标准。档案管理员要认真学习归档文件整理操作规范，按要求建立案卷目录 和统计台账，以科学的原则和方法对档案进行收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用。结合医院实际，拟定相应工作计划，采取有效措施，规范档案管理。 2.加强档案管理业务指导。档案管理人员除积极参加档案部门组织的理论学习和业务培训外，还应经常到各科室对兼职档案管理人员进行业务指导，通过
9、边学习、边实践，参加档案部门组织的培训学习，不断提高医院档案管理质量。要突出重点，规范文书档案行文和移交管理。指导各科室认真按文书档案规范行文，各科室、各部门档案移交时应严格把关。按照有关标准对每年上交归档的档 案认真逐一检查，凡档案不符合要求的科室，均要求兼职档案人员一起随档入库负责达标。 3.加强文书档案安全管理。按档案管理的时限要求归档管理，规定查阅权限，认真做好查阅记录，做好保密工作，掌握调控好档案室温湿度，做好防火、防盗、防虫蛀等安全管理工作。 （四）着力加强文书档案开发利用 1.认真编辑档案信息资料。办公室文书档案工作要主动创新，展示在各级领导和社会各界的大力支持下，医院全体干部职
10、工共同奋斗的光荣发展历程。例如，可组织编印医院历史沿革、医院大事记、医院荣誉汇编、 医院档案利用汇编、医院统计资料汇编、医院财务经营统计分析汇编等系列资料汇编。 2.充分利用档案信息资源。一是利用档案信息资源向医院及上级主管部门提供各种信息，为医院管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供真实可靠的档案信息。二是利用档案信息资源，为制定医院工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等提供信息资料。配合重点专科、学科带头人选拔、科研课题确立等工作的完成。三是利用档案信息资源，为经济责任审计、自查、项目建设和医院财务部门债权债务检查等提供相应的档案资料。 综上所述，医院文书档案管理和利用工作是一项系统工程，需要医院领导的高度重视、加大投入，需要档案管理人员加强自身修养、提升管理水平，需要医院各科室的密切配合，共同为医院发展建设、领导决策、教学科研等工作提供基础保障。
