1、浅谈外贸函电 “7C” 原则及其在信函写作中的重要性 摘要 :中国加入世贸组织后 ,国际合作和交流不断加强 ,外贸函电作为一种重要的商务交流方式 ,在本国企业与外国客户之间架起了一座沟通的桥梁。毋庸置疑 ,一封好的电函可以赢得客户的信任和尊重。而作为指导外贸函电写作的重要方法 ,掌握 “7C” 原则是我们写好外贸信函的关键。笔者将从三个方面对 “7C” 原则及其在外贸函电写作中的重要性进行阐述。 关键词 :外贸函电 ;“7C” 原则 ;信函写作 ;重要性 一、引言 在全球经济飞速发展的今天 ,世界各国的贸易往来越来越频繁 ,商务信函已成为不同国家或地区的贸易双方在无法 面对面谈判磋商的情况下
2、,进行商务沟通、洽谈业务及合作的重要方式之一。众所周知 ,在不同的交易阶段 ,信函的内容和写作方法及所用专业术语都是不同的 ,然而 ,作为外贸函电写作的基本原则 ,“7C” 原则是所有涉及交易的信函所必须遵循的写作规范。下面 ,笔者将从外贸函电写作概述以及 “7C” 原则的主要内容等方面入手 ,探讨 “7C” 原则在外贸函电写作中的重要性。 二、外贸函电写作概述 外贸函电写作是使用专业的外贸用语 ,与外商进行商务沟通和业务磋商的信函写作。在信息化高度发达的今天 ,外贸信函不再局限于纸质信件 ,也可以是电子邮件、传真或 MSN。信函种类主要包括 :建交函、询盘函、报盘函、还盘函、通知函、订单函、
3、确认函、催促函、抱怨索赔函等。 外贸函电的作用 ,一是索取信息或传递信息 ,二是处理商务交流中有关事宜 ,三是联络与沟通感情。 与一般的交往信函不同 ,外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻丰富 ,而讲求用精准朴实的语言 ,礼貌且明确地表达出写信人的意图。这也充分体现出商业领域效率优先的特性。在有效地运用电函进行贸易磋商的同时 ,结交商业伙伴 ,并取得对方的信任和尊重 ,也是函电写作的重要目的。 三、何谓 “7C” “7C” 原则是外贸函电写作的基本原则。 “7C” 是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的 7 个以英文字母 “C” 开头的单词 ,即 : 完整 (co
4、mplete) 正确 (correctness) 清楚 (clearness) 简洁 (conciseness) 具体 (concreteness) 礼貌 (courtesy) 体谅 (consideration) 1. 完整 (complete) 在 外贸信函中 ,写信人必须要把需要说明的情况全面交待清楚 ,叙述问题要有头有尾、善始善终 ,不能出现上下句脱节。一个问题说明白之后 ,再引出与之相关的另一个问题。 例如 : 1). We have established through our bank an irrevocable L/C in your faan irrevocable L/
5、C in your favor which will reach you in June 15 and remain valid until the end of J 例句 2 所提供的信息比例句 1 要更加完整 ,说明了信用证的到达日期及有效期 ,符合出口商的期望。 2. 正确 (correctness) 一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的 ,其中包括格式、语法、单词拼写、术语选择等。错误的用词不仅容易造成双方的误解 ,导致交易出现纠纷 ,还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。例如 : 1).This goods price is h 清楚 (clearness) 在实务工作中
6、 ,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因 此 ,信函中所述的问题必须让对方清楚明白 ,不会产生歧义或误解。例如 : 1).The credit will remain valid the end of this mo 31, 2009. (Better) 4. 简洁 (conciseness) 商务信函应该用最少的文字礼貌地说明最完整的意思。这样不仅能节约双方的时间 ,让人一目了然 ,而且还能给对方以干练、高效、说话办事不拖沓的良好印象。例如 :用 now 替换 at the present of,用 for 替换 for the purpose of,用 since 替换 fo
7、r the reason that 等等。 5. 具体 (concreteness) 商务信函的简洁并不意味着字数越少越好。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意 ,必须有一说一 ,明确详细 ,不能模棱两可。例如 :a significant loss 应改成 a 55% loss,in the near future 应改成 by Friday noon,light in weight 应改成 feather light 等。 6. 礼貌 (courtesy) 礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易
8、关系和保持长久合作都是极为不利的 ,应该力求避免。例如 : 1).You are requested to ship our good without any de be highly apprecia 体谅 (consideration) 拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题 ,而不是从自身出发 ,语气上更尊重对方。要做到体谅 ,写信人需注意以下 两点 : 1). 使用 “ 您 ” 、 “ 贵方 ” 多于 “ 我 ” 或 “ 我们 ”, 例如 : You will be happy to know Your new charge account is now open for your c
9、onvenie 让对方时刻感受到你是站在对方立场上考虑问题的 ,例如 : We are now enclosing the latest pamphlet to you for your refere 四、 “7C” 原则对外贸函电写作的重要性 从上述 “7C ” 原则中 ,我们不难看出 ,用清晰、明确、简洁的语言 ,完整、正确、礼貌地表达出写信人的意图 ,最终达成交易是外贸函电写作的最终目标。因此 ,在写作的过程中 ,除了要确保单词拼写、语法句法和专业术语的正确性 ,还要注意谨慎选词构句 ,顾及对方在读到信函后的感受。 “7C” 原则作为一种重要的函电写作指导方法 ,不仅对信函从质量上提出了
10、具体标准 ,还进一步地在写信人的态度和心境上提出了更高的要求。因此 ,它对外贸函电写作的重要意义 ,值得我们进一步深入探讨。 五、结束语 我们在详细地了解了外贸函电写作的特性以及 “7C ” 原则在外贸函电写作中所起的重要作用之后 ,更加明确了一点 ,即学好外贸函电是良好商务沟通和交流的关键 ;而熟练掌握 “7C” 写作原则 ,则是写好外贸函电的关键。“7C” 原则不仅从宏观上对信函写作提出了要求 ,还深入到心理学层面 ,要求写信人做到 “ 沟通 ,从心开始 ” 。一封 “7C” 信函能让远在天边的客户从字里行间看到一个诚信、负责、细致、周到的交易伙伴。 如果将外贸函电比喻成一座沟通海内外的桥
11、梁 ,那么 “7C” 原则就是这座桥梁的灵魂与基石。只有基石牢固 ,才能一桥飞架南北 ,天堑变通途。 参考文献 : 梁树新 .现代国际商务函电 M,北京 ,人民邮电出版社 ,2008.2:3-9. 安然 ,孙继红 .实用商务英语写作 M,北京 ,国防工业出版社 ,2008.6:1-6. 甘鸿 .外经贸英语函电与谈判 (修订本 )M,上海对外贸易学院 ,上海科学技术文献出版社 ,1996.6:1-2 王媛媛 .浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则 J,广东青年干部学院学报 ,2007(2) 周桂英 ,张冬梅 ,李瑞 . 商务英语信函的写作原则及写作技巧 J, 郑州轻工业学院学报 (社会科学版 ),2003(4)
