1、浅谈如何加强采购合同的日常管理 摘要:本文主要阐述在日常合同管理中的注意事项,以防范采购风险的发生。 开题报告 关键词:合同;管理;风险 前 言:莱钢作为千万吨级的钢铁企业,每年由原料部负责采购的大宗原燃料超过 1300 万吨,本人作为原料采购主管部门的专职合同管理人员,2008 年至今,共审核办理合同 6000 多份,标的额超过 500 亿元,未发生违规违纪现象。 合同是保护当事人的合法权益,维护社会经济秩序,促进社会主义现代化建设的法律依据,它是依法进行交易的前提,是保证供需双方合法权益的证据,加强合同管理已成为企业预防经营管理风险工作中的重中之重。以下将结合自己在工作中的经验,阐述如何加
2、强采购合同的日常管理,降低采购风险。 一、认真学习法律知识,提高自身综合业务能力。 认真贯彻执行国家法律、法规和公司规章制度,在日常的工作中,努力学习国家及公司的各类法律法规知识,定期参加公司的各种法律培训,熟悉与自身业务相关的法律基本常识,为做好日常合同 管理打好理论基础。 二、将专职法律事务机构的专业优势利用到日常工作中 有一定经营规模的公司,一般都具有专业的法律事务机构为公司服务。在日常工作中,应充分利用其专业优势突出的特点,对出现的各类法律问题及难点,积极向其咨询求教、寻求处理意见,将问题在可预期的范围内处理好。 三、完善内部合同管理制度,严格按章办事。 为搞好合同管理工作,必须从规章
3、制度入手,通过健全制度,按章办事,来杜绝违规行为的发生,防范采购风险,使合同管理逐步走上了制度化和规范化的轨道。 四、强化合 同的日常管理,夯实管理基础。 在日常的管理中,突出合同管理专职人员的审核职能,是降低系统采购风险的一种有效策略。日常管理是基础、是根本,日常管理水平提高了,“ 管理出效益 ” 的理念才能逐步体现出来。 1、首先规范合同文本格式 合同文本格式应以国家工商部门示范合同文本为样本,根据实际业务特点,不断修改规范而成。 为保证合同在执行过程中对我方有利,合同文本应以自己起草的文本为主。因在起草合同文本的过程中,会对合同内容字斟句酌,合同的条款肯定以维护我方利益为主,出现损害我方
4、利益的条款就 会大大减少。 由对方起草的合同文本,签订合同前,应认真审核其合同条款,对条款中夹带的对方地方性或公司内部的管理规定,应剔除或及时落实文件内容,辨识由此可能引起的合同纠纷。 2、进一步梳理改进合同条款。 针对合同的每一项条款进行严格梳理审查,仔细推敲,坚决杜绝含义模糊的条款出现在正式文本中,使条款的可操作性强。 采购标准 :原燃料的采购标准严格执行国标、行业标准、企业标准;对于无上述标准的与相关部门协商,根据生产工艺进行明确约定。 质量加减价:对原料的的质量加减价严 格按照公司 QES 中的管理规定,与技术部门、使用单位一起,结合工艺及产品特点,在保证产品质量不受影响的前提条件下,
5、制定相应质量加减价条款,使合同条款贴近生产工艺。 合同价格及结算方式:对于原燃料价格的调整严格按照规定执行,做到有明确批复。价格类型及结算方式在合同中要有明确规定。 3、做好供户的资质审查,为合同的签订把好关。 供户的确定:按照公司 QES 管理规定,依据供户评价细则,每年度对供户进行系统评价,对达不到要求的供户进行淘汰,形成新的年度合格供方清单。对于新供户严格按组织考察、试 用试供等环节,合格后纳入合格供方。对中间商供户进行严格控制,避免采购环节的增加,增加采购成本。 资格及信用审查:每年度签订合同时,做好供户合同签订前的各项审查工作,主要是针对合同主体的资信审查,资信审查主要包括合同当事人
6、的资格及信用的审查,资格主要是指合同当事人的资质和能力,资质主要包括生产许可、经营范围、特许进入、资质等级等,作为企业主要审查其营业执照、批准证书、资质证书或许可经营证书、税务登记证、组织机构代码、质量认证等;能力主要包括资产状况、生产能力、技术能力、财务状况等。信用主要指的是诚信度 ,包括履约能力、纳税状况、售后服务状况、承诺兑现等。签订年度合同时,要求对方将各类资质证书进行复印并加盖单位公章,以保证供方提供的资质具有法律效率。 合同签订人的审查:主要是对签订合同的人员身份进行审查,看是否具有签订合同的资格,如是否为法定代表人或委托代理人,委托代理人的授权范围和有效期限等。 4、依法及时变更
7、合同条款 采购价格及其它条款发生变动时,应及时办理变更手续,即保证了合同内容的严谨性,又避免了因价格等因素引起的纠纷。 5、严格执行重大合同的会签制度 根据公司文件的规定,将预付款超过 500 万元的合同列为重大合同,合同签订前要请法律事务部、财务部、技术资源部、纪委等相关单位履行会签制度,以便在合同会签的过程中查找漏洞,降低采购风险,防止大额合同诈骗犯罪。 6、加强授权委托管理,不超越授权签订合同。 公司内部人员严格按授权范围签订合同,对不在授权范围内的业务及时办理授权,不越权签订合同,杜绝无效合同的产生。 8、日常管理注重细节管理。 建立健全各种合同台帐,保证查询方便、准确;对办理的合同按规定及时分类,定期归档,避免遗失;对 合同条款中的对方合同主体名称与合同专用章不一致、数量前后不符、日期编号错误、用字迹不清晰复印件做合同文本、合同文本有涂改迹象等细节问题都逐一进行审核,发现问题及时改正。 开题报告 参考文献: 莱钢 QES 管理体系 思想汇报