1、浅谈如何提高文书档案的科学化管理 摘 要：文书档案是已经办理完结，具有保存价值的文书转化而成，它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，是档案管理工作中必不可少的组成部分。现今网络信息的发展，对专业的文书档案管理人员的管理能力和管理水平要求更高，为确保档案的准确性和真实性，更好地符合社会的发展需求，文书档案全面实行科学化管理是必经之路。通过实现文书档案管理的科学化和规范化，充分提高文书档案管理的工作效率，使文书档案管理工作由原来的传统管理方式走上科学化管理方式，全面提升文书档案的科学化管理水平，发挥文书档案的各项功能，充分体现文书档案 管理工作的科学化。 关键词：文书档案；传统管理；科学化管理
2、 档案是各个单位整个工作过程的记录，是各项工作发展的重要根据，因为它能指导实际工作，并且为考查历史提供了重要依据。文书档案是由已经办理完结的，具有保存价值的文书转化而成，文件是各个单位和个人在从事各项活动中，为彼此联系和处理具体事务等现实需求，用文字或图表等方式直接记录下来的具有完整和处理程序的信息资料。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党政群、财务、人力资源、业务等管理活动。因此，文书档案是档案管理工作中必不可少的组成 一部分，随着当前网络技术的发展，对专门从事的文书档案管理工作人员的专业技术水平和工作水平提出了新的要求，为保证档案的准确性和真实性，更好地符合社会发展需求。科学的管
3、理方式是文书档案走向科学化管理的重要方法，也是实现文书档案科学化管理的重要途径，更是文书档案管理由传统管理方式迈入科学化管理方式的重要手段。下面，本人就如何提高文书档案的科学化管理浅谈如下： 1 传统文书档案管理工作存在的问题 （一）对文书档案管理存在思想误区，领导重视程度不够 由于受到中国传统观念的影响，各个单位的 大部分领导干部对文书档案存在思想误区，对文书档案管理认识不到位，重视程度不够。一是表现在有些领导干部对文书档案管理工作存在一些误解，认为文书档案管理工作人员的本职工作就是归档保存相关文字材料，仅仅是在做表面工作文章，在实际工作中不产生经济效益，对单位没有造成实质性影响，从而对单位
4、的档案工作管理人员不够重视，采取忽略态度对待，导致档案工作管理人员对自己的本职工作也放松了要求，认为只要做到保管材料不丢件，文字资料不外泄，查阅归档文件齐全就可以，工作态度缺乏主动和热情，实际工作也缺乏积极和创新。正因为上述原因，造 成了文书档案管理工作的质量管理问题，影响了文书档案管理的科学化发展，成为了文书档案工作科学化发展的一大思想障碍。 （二）对文书档案管理工作认识不足，管理人员管理力度不够 基于中国传统观念影响和单位领导重视程度不够等客观原因，文书档案管理人员对文书档案管理工作的认识层面仅限于表面层次，对于文书档案管理的专业知识和专业技能方面的运用有较大欠缺，文书档案管理人员自身存在
5、对文书档案管理工作认识不到位的情况。主要表现一是文书档案管理人员在一些档案相关工作业务处理时，存在对档案管理工作不够熟悉，对档 案管理工作的管理意识薄弱，在档案材料的整理和收集方面不够规范等问题。二是受中国传统观念影响和单位领导重视程度问题，与世界发达国家相对比而言，中国整体文书档案管理水平远远落后于世界发达国家，从而导致中国的文书档案管理工作处于弱势，缺乏专业的档案管理人才梯队建设，档案管理工作效率较为低下。 2 提高文书档案科学化管理的应对方法 （一）提高工作水平，力争领导重视 单位领导对本单位的文书档案管理工作的重视程度，对单位的文书档案管理工作质量存在直接影响，档案管理工作人员在这里起
6、到至关重要 的影响。只有档案管理工作人员的本职工作做好了，得到单位领导的认可和满意，单位领导才会重视本单位的档案管理工作。档案管理工作人员要想提高本单位的档案管理水平，最重要的一点是要提高自身的工作水平，争取得到单位领导对档案工作的重视。一是要自我完善，增强创新意识和主动意识。档案管理工作人员要通过学习新的技术、新的方法，更新工作理念，用创新的思维和积极主动的服务态度来应对档案管理工作中出现的新问题，全面提高自身的服务水平和工作水平，在自己本职工作岗位上做出成绩，从而得到单位领导对档案管理工作的肯定和认可，让单位的文书 档案管理工作得到更好地发展。二是加强单位领导对档案管理工作的宣传力度，增强
7、单位领导对档案管理工作的了解和认知。档案管理工作人员应及时向单位领导报告本单位的档案管理工作，并将档案管理的相关知识和政策向单位领导传达，为单位领导提供有用的信息，让单位领导认识和了解到档案管理工作的重要性，从而起到重视本单位档案管理工作的作用。 （二）提高专业知识，提升综合素质 文书档案管理工作环境和工作性质较为枯燥，从事文书档案管理的工作人员性格也较为内向，在工作方式方法上采用机械化管理，工作缺乏创新力和动力， 文书档案管理工作人员在信息录入和操作时容易因工作麻痹产生信息错误，从而导致在今后的文书档案管理工作中出现信息错误的问题，这必将严重影响文书档案信息的正确性和规范性。为此，从事文书档
8、案管理的工作人员一是要具备高尚的职业道德操守，因为文书档案的特殊工作性质，档案管理工作人员必须要耐得寂寞，以此保证文书档案材料的精准性。从事文书档案管理的工作人员二是需要具备专业技能，因为计算机运用和网络运用的普及，已覆盖到档案管理区域，这就需要文书档案管理人员需要具备专业的技能和管理能力，能够运用科学的方式方法进行文书档案管理， 从而适应档案管理发展的新需求。 （三）加强软硬件升级，采取科学的管理方式 传统的文书档案管理方式方法效率低下，因此，要提高文书档案管理的效率，就必须采用科学化的管理方式进行文书档案的管理。一是要改革硬件。在硬件方面，首先要建立专门的档案资料库，同时配备专门的档案资料
9、柜，计算机和网络设备。二是要改革软件。在软件方面，必须要结合单位实际，采用适合本单位实际工作的专用档案软件管理系统进行管理，通过运用合适的档案软件管理系统，可以最大程度的减少档案管理人员的工作强度，提高检察和查询效率，同时能建 立起单位的档案数据库，确保档案资料的准确性和有效性。 3 结语 随着各项改革工作的不断深入和发展深入，文档管理正面临着许多亟待解决的问题，例如档案管理人员管理力度不够，文书档案资料规范化不够，单位领导对档案工作重视程度不高，文书档案管理工作方式和方法。同时，基于中国传统观念的影响和传统的档案管理方式造成了文书档案管理质量和效率低下等问题，都需要通过文书档案科学化管理来得到有效解决。通过不断更新档案管理设施，完善配套设备，运用科学化管理的方式，采用计算机和专业的软件系统科学化管理文书档案， 必将提高文书档案管理的工作效率和管理水平，也能最大程度确保文书档案相关资料的正确性和真实性，从而更好地符合社会发展的要求，从而真正体现文书档案应有的价值。 参考文献 中华人民共和国档案法实施办法郑玉清 .档案管理工作现代化的新趋向J.广东档案， 2006， 20（ 05）： 32-33. 曾文芳 .论文书档案的科学化管理 J.淮南职业技术学院学报， 2006，（ 1） .
