1、浅谈对工程设计中项目管理的沟通与协调的分析 摘要：在项目管理中，沟通与协调是进行各方面管理的纽带，是在人、思想和信息之间建立的联系，它对于项目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。本文主要从沟通管理对工程项目实施的影响及当前建设项目沟通存在的困难入手，深入阐述了做好沟通管理工作的措施，从中找到可靠有效的工程管理方法。 关键词： 项目管理；工程设计；沟通协调 1.工程设计的项目管理 作为一个项目的成本、质量、进度、环保等控制因素的决定性基础环节，设计管理的工作专业性强、涉及面广，往往承担着整个项目设计管理工作的设计管理团队，不仅要在业主或总包商的统一指挥下做好设计管理，还要与其他部门进行横向和
2、纵向沟通协调，做好设计、采办、施工等过程的技术支持、协调工作。 设计项目管理是设计管理与项目管理的结合。一方面，设计项目管理本质上是项目管理的基本原理，其方法适用于设计项目管理。另一方面，它也是更注 重实务性的设计管理。设计项目管理以设计项目为对象，强调设计项目是一系列的由临时的设计任务组成的整体任务系统，并非其中一个或几个任务；同时设计项目管理强调综合管理，充分考虑到各部分的协调与控制，以保证项目总体目标的实现 . 2.工程设计项目管理中的沟通与协调 沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。协调的程度和效果常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。协调程度与效果较差对项目进程或产生严
3、重滞后影响，同时可能使工程质量大大降低。承担着整个项目设计管理工作的设计管理团队，不仅要在业 主或总包商的统一指挥下做好设计管理，还要与其他部门进行横向和纵向沟通协调，做好设计、采办、施工过程的技术支持、协调。在项目实施过程中，项目的各参与单位需要处理和调整众多复杂的业务组织关系，为了处理好这些关系，就需要沟通与协调。工程项目管理中应着重做好以下几项沟通与协调工作： 2.1 设计项目部与业主之间的协调。业主代表项目的所有者，对项目具有特殊的权利，要取得项目的成功，必须获得业主的支持。项目经理首先要反复阅读合同或项目任务文件，了解项目构思的基础、起因、出发点，了解目标设计和决策背景，从而理解总
4、目标和业主的意图。项目经理及全体管理人员应充分尊重业主单位，加强与业主单位领导及授权代表的联系与协商，听取他们对项目管理工作的指示和对项目管理人员工作的意见；针对业主提出的设计修改要充分让业主知道利弊，不能为了迎合业主而进行盲目修改。过程中要让业主一起投入项目全过程，而不仅仅是给他一个结果。针对因设计修改问题与施工单位的沟通联系时，保持公正的立场，并切实保护业主单位的合法权益，公正的对待项目其他参与方。 2.2 设计项目经理与设计团队技术人员的沟通及项目管理组织内部协调。技术人员对基层的具体施工情况 了解较少，项目经理应积极引导，同时注重全局及实施方案的可行性。人员的安排要量才用人；工作委任上
5、要职责分明；评价每位管理人员的绩效要实事求是，工作成绩的取得，不仅需要主观努力，更需要同事之间的相互配合，还需要一定的工作条件；调解矛盾要及时彻底。 2.3 设计项目经理与企业管理层关系的协调。项目经理与企业管理层关系的协调应严格执行项目管理目标责任书。项目经理与企业主要领导既是上下级关系，又是服务与服从、监督与执行的关系，企业要对项目管理全过程进行必要的监督调控，项目经理要尽职尽责，全力以赴地抓好项目的具 体实施。 2.4 与施工承包单位的协调。组织协调工作最难的就是对施工现场进行的协调，最可能出现的情况是设计图纸与现场实际情况存在较大偏离，这时最可能发生计划拖期和多专业施工的相互干扰。对此
6、设计项目管理单位应充分发挥组织协调的力度，在进度协调中首先是要求设计技术人员第一时间根据最新条件更改图纸，设计项目经理应协调项目进度、项目质量、工程造价以及合同管理中的有关情况，理解分析施工单位的困难，并积极地帮助解决技术困难，促使施工单位能够顺利地完成施工任务。 3.提高工程设计项目管理沟通与协调的措施 1、创建沟通的平台。沟通平台涉及到解决客观障碍和恶意态度问题。以较为形象的交通运输概念来理解，缺乏沟通平台等于没有路，缺乏沟通渠道如同没有车，缺乏完备的信息则等于没有货。因此，要在平时的工作中训练团队成员的概念共识，建立通过善意沟通解决问题的动机和愿望，搭建好沟通平台，为做好沟通管理工作打好
7、基础。 2、讲究沟通方式。沟通方式一般有很多种，而口头沟通是最为常用的一种，其优点是可以直接、快速地进行信息传递与反馈，缺点是比较难查收和归档。因此，项目管理团队在工作日记中应建立备忘录，将工作中的口头沟通（包括时间、地点、参与人、执行情况等）记录在案，以备日后查询，对于重大问题要在工作会议上重申和说明，并写入会议纪要。项目管理团队的沟通方式应该以书面沟通为主，在信息传递文件单上标明信息的传达、接收、签收部门或人员，信息中明确执行结果反馈的方式与时间，以此作为责任归属、工作分派、绩效考核、奖优罚劣的主要依据。在沟通方式中还有最为常用且有效的方式即会议。对于会议的规范管理，体现了一个专业管理团队
8、的水平，对会议的把握控制也能够体现一个管理者的综合管理水准。同时，在沟通中，还要善于用非语言信号为语言的效果进 行铺垫，通过真诚的微笑、专注的眼神、热烈的握手、尊敬的寒暄等给对方带来好感，活跃沟通的气氛，确保沟通的顺利进行。 3、完善沟通的实施过程。因项目参与者不同，因此项目的沟通也不能永远千篇一律，在规划阶段形成的框架需要在实际执行中不断完善和调整，尤其是沟通管理中要制定明确的操作方法，指导实际操作。如：信息发布与接收的偏差往往在刚开始时是存在的，要注意在不影响项目正常进行的前提下进行整改，耐心地进行指导，直至符合要求；对于不配合、不服从的现象决不能姑息，而是要坚定地予以惩处。 4、理好施工
9、过程 现场工序交接间的沟通关系。在施工过程中，现场管理预算人员必须与施技术人员、材料机械人员等密切结合，互相了解，以经营管理为核心，避免材料、机械使用的浪费，达到节约成本的效果。（ 1）现场技术人员对于施工中的工程项目或工程量增减应及时与业主沟通，办理变更委托手续；对于分包队伍，现场技术人员要加强责任心，及时签证，并熟悉定额内容或市场价格行情，减少费用的流失。（ 2）材料人员在定货数量上一定要根据技术人员提供的图纸量略加损耗来控制，避免浪费，把握进货时间，避免二次搬运，同时定货单价要及时反映到经营部门，以便经营部门能 够调整预算价差。对于特殊材料价格严重超预算的，要有业主部门认可，否则，将为结
10、算带来不便。（ 3）机械部门在机械台班安排上要做好沟通工作，要根据现场工作量情况合理组织实施。 4.结语 总之，工程设计项目管理是一门理论与实践。工程项目管理中，协调工作涉及面广且又琐碎，突出了各专业协调对项目顺利实施的重要性，如果要获得成功，往往需要在很多方面像一个团队一样的工作。这个团队包括业主、建设承包商、设计咨询商、监理、当地政府等。需要让这个团队的每类成员的认识到沟通与协调的重要性。项目经理要加强这方面的 管理，同时做好每一部分工作，才有可能把问题隐患消灭在萌芽状态，保证圆满完成工程项目目标。 参考文献： 李世蓉，邓铁军 .工程建设项目管理 M.武汉：武汉理工大学出版社，2007 刘俊玮 .项目经理在项目开展过程中的沟通管理探析 J.项目管理技术 .2010
