1、浅谈招投标业务电子档案的管理 摘 要：就招投标的业务档案而言，就是对招标采购的活动所进行的客观记录，在招标采购的交易活动中是重要的组成部分，也是招标活动依法开展的主要依据。在招标采购电子化的快速推广下，也产生了电子档案的管理模式，这种方式会逐渐地取代传统纸质档案的方式。在对电子档案进行管理的工作中，怎样更规范地工作，会对招投标活动的开展和行政监督的管理，尤其是交易的监管工作具有十分重要的作用。但是，在电子档案的管理工作，难免会出现一些突出问题，本文就对招投标中电子档案的管理进行探讨，分析其管理工作的意义和现状，并针对一些突出问题， 提出一些解决办法，以供参考。 关键词：招投标业务；电子档案；管
2、理问题；解决措施 作为对招标采购的活动所做的真实记录，招投标业务的档案是具有重要作用的档案资料，相关部门必须要对档案妥善地保存。在对招标采购的电子化进行大力推广下，将会对以往的纸质档案逐步减少，而对电子档案的管理工作进行完善，也对提升电子化的招投标水平有着重要的促进作用。 1 招投标的业务档案具有的重要意义 对于招标采购的流程所记录的文件，就是其环节的办理结果，也是下一个环节的依据，存档的档案内容应该是客观 记录交易活动的内容。招投标的业务档案应该对这些内容进行记录：招标采购的活动主体、参与方式能否具备条件要求；文件内容能否能否满足招投标的要求和规定；审批备案能否遵守程序；评价结果能否做到公正
3、、公平。对于招投标的业务档案，其管理工作是要服务于交易主体的，以帮助监管部门进行监督管理，也对维护相关者以及公共利益，尤其是为政府对招标采购的管理、监督提供依据十分的重要。 2 其管理工作的现状 在相关规定中明确到，采购人和采购机构要对政府采购中每项活动的相关采购文件进行妥善保存，不能对其变更、伪造、或 者销毁。而保存采购文件的期限是从采购结束开始，至少要保存十五年。而对于招投标业务的传统档案，主要是纸质的，这样就导致保存、管理、借阅都不方便，而且因为单位不够重视档案的管理工作，对档案管理的专业人员配备也不重视，就导致档案的存储环境较差，档案会经常发生霉变、虫蛀、甚至是丢失。 3 其管理工作中
4、的主要问题 1、管理较落后，水平比较低。对于招投标的业务档案来讲，其管理模式比较落后，基本都是手工整理，并且随意堆放，导致查找时就很麻烦；而手工检索的效率不高；对档案编排档号没有做到规范，就造成了组 卷混乱、缺少目录的现象；档案的管理制度还不够健全，并没有专业人员进行严格管理，基本都是靠管理员的个性、经验来管理，都是流于形式，来应对检查。 2、档案管理量较大，难度较高。在招标采购的快速发展下，一些单位或者是代理机构，它们业务档案的资料是非常的庞杂，就为档案的管理工作增加了工作负担。而且因为保存期的规定，就给代理机构在档案管理上增加了压力，也没有足够的财力、人力对管理进行规范，就导致档案的杂乱堆
5、放，发生霉变、虫蛀，甚至丢失的现象出现。 3、不够完整、缺漏较多。对于招投标业务的归档档案， 应是对招标采购的活动进行完整的记录，要包括项目的立项、审批、开标、中标、合同签订这些环节的文件材料。但在实际保存中，很难达到一应俱全，尤其是投标文件，在主要使用传统的招标采购方式的情况下，是不可能将所有纸质的投标文件保存入库，特别是对于投标量大、人多的项目，就更加的困难了。 4 招投标业务电子档案的具体管理措施 1、要对电子档案的保存年限以及归档范围进行规范。招标活动中会有不同的投标人、招标人、代理机构、监督机构等单位，而形成所需存档的资料和文件也都不一样，若有 “ 有问必档 ” 的要求就会给档 案管
6、理带来更大的压力。尤其是有保存期 “ 十五年 ” 的规定，这对具有大量业务的招标机构和交易的服务单位是一个非常大的考验。所以，一定要先对归档范围以及保存年限进行确定，以进行全程的管理控制，保证业务档案能够完整。 2、对业务活动的关键点准确记录。要对电子招标中业务审批、投标、开标、中标等这些关键活动，进行及时地整理，并做好真实记录。 3、对电子文件进行的贮存保护。因为电子信息和载体能够分离，导致文件信息存在被删改、盗窃、销毁、病毒感染这些可能，而当前阶段的主要保护措施有数据加密、防火墙、数字印 章、存取权限的控制等，电子文件的解密技术以及加密技术都会继续发展，对电子文件的信息进行保护，使其不受到
7、损害，就是电子技术的重要发展课题。对于已经归档的电子文件，他们的载体介质是有使用寿命的，所以，要将介质保质期已到，而保存期未满的电子文件进行备份。 4、计算机技术的发展和文件识别。在经过不断地发展，硬件技术、电脑软件，及其应用技术都在不断地创新和提升，而电子档案作为历史的见证，怎样使档案在被调查时可以被识别，就成为了不可忽略的问题。一些应用软件能够兼容版本过低的文件，但有一些软件不能，甚至一些软件 已经被淘汰不再出现了；在硬件上，当前计算机基本都没有配置软驱，而对许多年前的软件可能就已无法对电子文件进行识别。因此，要对考虑到一定时期所产生的电子档案和应用软件、系统软件之间兼容性的问题，以保证电
8、子文件的客观性、可读性。 5 结束语 总而言之，其行业当下的趋势就是电子化的招投标，而且是势在必行的。而电子化的档案管理就是其中十分重要的部分，也是对档案的管理学所进行的拓展。所以，对电子档案的管理制度进行完善，保证电子档案的安全性、完整性，并可以有效地检索和识别，做到招投标的档案管理的信息化 、网络化、数字化，以满足信息技术发展的要求，对电子档案的管理工作起到足够的重视并做好，是可以促进提高电子招投标的业务发展水平的。而本文主要是阐述了招投标的业务档案所具有的重要意义；并分析了档案管理工作的现状；找出了其中的一些突出问题，这些问题主要包括了档案管理工作较落后，水平比较低，档案的管理量较大，难
9、度较高，归档档案不够完整，缺漏较多这些问题；又对此推出一些建议，说明了电子档案管理中的具体实施方法。这就是本文对招投标业务中电子档案管理工作所进行的全部研究，以期为相关工作者提供帮助和参考依据，以促进招投标业 务中档案管理工作的有效提升和快速发展。 参考文献 程亮宏、黄玉英 .浅议建设工程招投标电子档案的科学管理 J.宁夏党校学报， 2009（ 02） . 游兰菊 .电子文件与纸质档案的差异及管理 J.枣庄学院学报， 2009（ 26） . 王玮玮 .从档案资料入手于细微处巧探端倪 J.?计月刊， 2011（ 04） . 方志荣 .电子档案管理中若干问题研究 J.科技创新导报， 2008（ 09） . 作者简介 章宁康（ 1985-），女，汉，江苏丹阳，本科，江苏省丹 阳市公共资源交易中心，研究方向：档案管理。
