1、浅谈教育会计档案信息化管理的现实意义 摘 要：教育会计档案是记录和反映教育事业单位经济业务的重要史料和证据，而会计档案管理则是日常会计工作的重要组成部分。随着会计电算化技术的广泛应用， 手工记账中的纸质凭证和档案被电子凭证和数字档案所取代，传统意义上的档案也就变为了信息化档案。本文从建立教育财务档案信息化的重要性、主要内容及其必要措施三个方面，进行粗浅阐述，以求探究认识教育会计档案信息化管理工作的现实意义。 关键词：教育；会计档案；信息化；现实意义 会计档案是重要的经济档案。随着会计电算化技术的广泛应用，会计档案的产生与保 管也随之发生了根本性变化，原来手工记账中的纸质凭证和档案被电子凭证和数
2、字档案所取代，传统意义上的档案也就变为了信息化档案。对会计信息化档案管理，又是一门新学问，需要会计人员认真学习，积极探索，不断提高自身专业素质和业务技能，建好用好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平和财务工作效率。本文浅谈会计档案信息化管理中的优势，意在促进财务会计档案管理的完整化和规范化。 ht 1 教育财务档案信息化的重要性 财务档案的特点是 “ 快速向信息量大、时效性强、查阅频繁 ” 的方向发展，这对传统的财务档案管 理手段和方法提出了严峻挑战。从政策环境方面看，随着国家和教育财政经济工作的不断发展，财务法规、标准的变化也越来越频繁，甚至某些科目经费指标一年内会进行几次调整，各种指标和
3、标准，每年都可能会变化，各种会计账簿的报表与结算，每年都会有不同的内容。在日常管理工作中，有时需要财务档案不但能够反映本年度经费活动情况，而且还要能够反映上年、下年或若干年的经费活动情况。于是，在财务档案中，各种标准划分越来越细，项目越来越复杂。这些，都给教育财务管理工作增加了难度。 在这种背景下，建立电子财务档案就显示出无可比拟 的优点，能够很好地适应教育财务档案的需求。电子财务档案是指存贮于磁盘光碟等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，电子财务档案有许多优势： 电子财务档案易于修正，拷贝和重置，便于纠错，携带和传递； 电子财务档案的存贮形式多样，既可存
4、贮于软盘，硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中； 电子财务档案便于计算、分析、快捷获得所需结果。 2 教育财务档案管理信息化的主要内容 2.1 搞好数据的挖掘和整理，建立数据库，并及时采 集动态数据 未来财务档案室就是 ?务档案数据采集的源泉和基础，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立教育财务档案数据库，按照教育财务档案的内容分类，可以建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等类别，建立若干个相应的基本数据库。数据库一经建立，即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。 2.2 搞
5、好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率 建立完善财务档案信息网络，一方面可 以将上级的有关文档，以及本级各单位的相关文件，直接进入或转换进入档案数据库，减少档案人员的重复录入工作，保证档案信息的完整性。另一方面，也可以实行联机公共目录查询，实施光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或 BBS等方式开展财务档案信息查询。总之，网络财务档案的在线管理和使用功能，可以大大减少档案在形式上、调阅上的存在的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财务资源、人力资源，提高财务档案管理的质量。 2.3 提高财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理 使用档案 财务档
6、案信息通过采集整理和网络传输，最终都要提供给各级领导、决策部门、财务人员加以处理和运用。由于信息量大，保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，这就必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。因此，以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数字等为手段，建立决策支持系统，无疑拥有其无可比拟的优势。该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。 3 教育财务档案管理 信息化应采取的措施 财务档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹
7、考虑。 3.1 各级教育部门领导必须高度重视和大力推动 领导是财务档案管理信息化的真正推动者，领导信息化意识的高低直接决定着档案信息化建设的力度、进度和深度。领导要树立科学的管理理念，摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于财务档案工作的真正意义。 为此，教育主管领导要投入一定精力，关心和支持财务档案管理信息化这一事务，在资金、设备、人才等 方面予以充分投入，并把财务档案管理信息化纳入工作计划和考核范围。分管财务工作的领导，要随时关注此项工作，了解财务档案工作情况，提出要求，下达任务，指导财务档案人员依法开展工作，及时而又切实地帮助并督促档案人员解决工作中存在的实际困难。 3.2 加强
8、教育财务档案管理的基础设施建设和软硬件基础设施建设，是档案信息化建设不可缺少的基本条件 教育档案信息资源的开发利用和信息技术应用，其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的纽带和桥梁。在工程规划初期，应该有财务部门和档案部门人员共 同协商，分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，避免在系统进行过程中出现空缺或重叠，从而提高管理效益。 在财务软件方面，应采用一定的安全措施，实行电子签单制度，建立健全财务档案管理责任制，完善电子文件签入签出制度，从而保障财务档案不被篡改，也便于追溯和查实使用过文件的人员。 3.3 提高财务档案管理人员的信息化素质。财务管理信息
9、化是需要不断完善、优化的工程，始终要依赖于档案人员素质的提高 建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。 财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要。对于在职财务档案人员，要重视加强继续教育学习培训，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，来提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。 还要建立合理的财务档案管理人员的绩效考核评价方案，对那些财务档案管理信息化工作能力强、成绩好的单位和个人，要及时进行表彰，激励主管人员学好信息化，用好 信息化。 总之，加强会计档案信息化管理工作，是教育各级各部门当前亟待布局和健全的重要财务工作，各直属单位都要高度重视，积极行动，从基础工作做起，切实提高财务档案信息化管理工作水平，更好地为社会主义教育事业服务。 参考文献 成法民会计信息化档案的安全与维护（商场现代化 2006 年第 7期） 刘雪晶浅析会计信息化档案安全与维护（财会通讯 2008 年第 12期，时间： 2010-06-04） 行政事业单位财务会计档案管理工作实务全书
