1、浅谈新时期如何做好文书档案管理工作 摘 要：在新时期下，各行各业均会涉及到文书档案管理工作。在互联网普及以后，文书档案管理的工作效率大大提高，即便如此，仍有部分单位在文书管理方面体现出了某些不足之处。本文现就新时期下文书档案管理工作的不足及其解决对策展开分析，以供广大文书档案管理人员参考。 关键词：文书档案；管理；新时期 所谓新时期，是指互联网盛行的时期。在当下，互联网已渐渐渗透到各项工作中。几乎每一项工作都会应用到互联网技术。互联网技术在学校的教学中产生了重大影响。以学校文书档案管理为例，过去，一直采用传统人力管理的方式管理文书档案，工作效率低，管理质量差，文书档案出现内容含混不清、文不对题
2、的现象极为频繁，而且大量的文书档案被遗失，同时文书档案的查阅也极其繁琐，给日常工作造成诸多不便。采用信息化工程系统后，此类现象逐渐减少，但在具体实施过程中，仍暴露出了文书档案管理漏洞。 1 新时期文书档案管理工作的不足 1.1 文书档案管理人员综合素质有待提高 文书档案管理人员是管理文书档案的主体，其工作职责是管理文书档案，将文书档案分门别类，有序码放，做到不损坏，不遗失。可据调查情况来看，仍有部分单位视文书管理为清闲工作，认为文书管理对学校的教育发展而言微不足道，甚至有人还认为，任何人都可参与文书管理，无需另请专业人士，这样还可减少本单位的额外支出。抱有此想法的学校，主要是因为对文书管理的重
3、要意义不够了解，导致对文书档案管理人员的综合素质要求偏低。如此陈腐落后的思想，与新时期的文书管理认知相去甚远，导 致文书档案管理在新时期下未充分体现出智能化以及快捷化优势。 1.2 新时期文书档案管理的管理方式过于传统 互联网的普及本应带给人们更多的便利，比如在文书档案管理方面，无需再沿用传统管理方式，依赖人力来完成检索工作。在信息工程的帮助下，任何文书档案只要输入网络系统，均可实现即时检索，既快捷，又减少劳动量。但部分学校及单位仍保持传统思想，一直采用传统管理方式，不愿将资金投入到信息工程中，加上不具备先进管理人才，导致该单位的文书管理工作效率大大降低，文书档案无法得到充分利用，文书档案的价
4、值无法 及时有效地体现。 1.3 缺乏整体性规划 据调查，虽然部分学校已逐渐涉足互联网领域，文书档案管理工作也在互联网的帮助下慢慢展开，电子存档系统已初见端倪，但在具体的运营过程中，还是暴露出了一些不足之处，总的说来，问题集中体现在整体管理规划欠妥。任何事情要开展前，首先需要确立规划方案，规划方案涉及到学校未来的发展，在规划方案制定过程中，要充分考虑到文书管理工作中可能出现的问题，并拟定好相应的应对措施。当下的文书管理规划出现一系列问题，导致在具体管理过程中，文书档案出现归类不当，系统检索信息与 文件的实际摆放位置不一致，如此一来给文件档案查阅带来了诸多不便。 2 新时期做好文书档案管理工作的
5、实施办法 2.1 提升新时期文书档案管理人员的综合素质 文书档案管理人员综合素质的提高，对文书档案管理工作的开展百利而无一害。不但大大提高工作效率，而且还可避免工作差错。文书档案管理人员的综合素质主要包括专业技能、人文素质、职业操守等。 在专业技能方面，作为相关学校，应聘请优秀的管理人员来管理文书档案，以体现文书档案对企业发展的重要意义。另外，还可以在学校内部培养文书档案 管理人员，比如可以通过培训的形式，提升文书档案管理人员的管理水平。同时建立专业技能考核机制，尤其针对文书档案管理人员的信息技术操作水平进行考核，考核标准是电子文档归类齐全，检索快速，操作效率，省时省力。此外，在学校内部实行奖
6、励制度，亦可调动文书管理人员的工作积极性，文书档案管理人员在此激励下，会自觉提升自己的专业技能，更好地为学校的发展贡献力量。 在人文素质方面，一位文书档案管理人员的人文素质高低与学校教育水平息息相关。它代表了一个学校的精神内涵。文书档案管理工作是一项需要投入大量的耐力与热情才可 完成的工作，因此对管理人员人文素质的要求较高。一个人文素质低下的文书档案管理人员，难以胜任繁琐的管理工作。人文素质可以说主要来源于先天性，加上后天环境的培养，人文气质也可以很快培养起来。 在职业操守方面，这一点尤为重要。职业操守往浅了说，它关乎到法律法规；往深了说，它涉及到一个人的道德情操。就拿文书档案管理工作来说，它
7、所承担的职责是管理学校的文书与档案，而文书与档案又涉及到学校的某些重要性文件，一旦遗失，或因个人原因泄漏，极有可能给学校造成巨大的损失，同时也会对学校的社会形象造成影响。因此，作为文 书档案管理人员，首选应做到严于律己，遵纪守法，严格遵守档案规章制度，按照管理工作流程执行工作职能，不得有半点徇私枉法的念头或行为。在工作中，要加强自身的责任意识，要充分认识到文书档案管理对学校教育发展的重要性，工作细心，规范操作，尤其在新时期，互联网普及的时代，需要充分利用互联网技术，将文档内不用的资料进行及时清理，以便腾出空间，放入其他重要内容。针对同一性质的文件要统计管理，不同性质的文件要做到分门别类，有效区
8、分。在进行文档整理过程中，若发现文书案件的标题含糊不清，应立即查漏补缺，通过加工处理，还原该文件 的本来面貌。互联网的应用提高了文书档案管理的效率，同时也对文书档案管理提出了更高的要求，尤其在检索方面，不允许出现内容含混不清、文不对题以及系统无法识别的问题。 2.2 实行全过程、全方位、全系统化及全流程化的文书档案管理 文书档案管理方案必须建立在系统化的基础之上，并以全方位的形式实现全过程进行监管。文书管理人员虽然具备了一定的管理水平，同时具备良好的职业操守，但对文书档案管理的监管工作也不容忽视，它可起到监督文书管理人员工作职能的作用，避免任何不当行为的产生；另外，通过文书档案管理的 监管工作
9、，可促进文书档案管理人员的综合素质的提高。在归档过程中，需要对归档的内容统一符号和方式，比如书写格式，文件输入系统的行距、页码、字体、颜色等。对文书管理人员也应实行全员式管理，每一位管理人员的工作内容及其性质均要记录档案，并录入系统，如此可保障文书档案的安全性。实行统一管理方式的目的是确保文书档案的机密性，以避免学校保密性文件信息出现泄漏，继而对学校的利益造成损害。总而言之，实行全过程、全方位、全系统化及全流程化的文书档案管理，可有效避免文书档案的管理风险。 3 结束语 文书档案 包含在教学过程中产生的一切内容，它即可为学校教育的发展提供指导作用，亦可为学校提供查阅历史资料的凭据。文书档案管理
10、对管理人员的要求颇高，尤其在新时期下，不但要求管理人员熟练掌握互联网技术，游刃有余地开展日常管理工作，另外还要求管理人员具有良好的道德情操，在管理工作中，规范操作，严格遵守法律法规以及学校相关规章制度，严禁行使超出职能范围的权利，工作必须认真负责，要充分意识到文书档案对学校教育的发展的重要性，以便更好地为学校的发展提供保障。 参考文献 贾方琦 .论医院文书档案管理的创新 J. 城建档案 . 2015（ 12） 李超 .企业文书档案管理滞后性探讨 J. 企业改革与管理 . 2016（ 01） 卢一莎 .现代信息技术下的房地产文书档案管理工作创新 J. 科技经济市场 . 2015（ 12） 作者简介 阎舞（ 1976-），女，山东淄博，山东省青岛第六十六中学办公室文书，助理馆员。
