1、浅谈机关档案数字化建设 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、 OCR 技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，对提高机关档案管理水平、提高档案管理工作效率，增强 档案业务部门的服务水平有极大地推动作用，更为档案的进一步利用和开
2、发奠定了良好的基础。 1 档案数字化建设的必要性 传统载体档案数字化，对档案馆（室）有着多方面的作用和意义。首先，档案数字化可以确保传统载体档案的安全性。传统载体档案在数字化后，将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案的安全。把传统载体档案数字化，实质上是向数字化要安全，用数字化保安全。其次 ，它是实现档案精细化、自动化管理的基础。在数字化之前，必须对传统载体档案进行文件级编目、录入计算机，逐卷、逐件、逐页地编号，破损的加以修裱，卷折的加以展平等，这些基础工作
3、完成后，可使档案达到精细化管理和自动化检索。实际上，数字化带动了档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善，使档案管理水平得到全面提升。第三，实现档案日常管理的简单化。它将大量节省档案馆（室）的日常工作，把工作人员从繁重、复杂的劳动中解放出来。以纸质档案为例，数字化以后，纸本全宗新的档案接收进馆时，不用为了把先后进馆的一个全宗档案放 在一起而倒换档案；阅览、编研、办展、拍电视等利用档案时，都不用到库房去一件件提调档案，也不用在归还入库时逐件、逐页地清点档案；在进行档案统计时，也不用逐卷、逐件地对档案进行清点；档案封存管理后，也会省去大部分的日常管理工作。因此，尽管数字化会一次性耗费大量
4、的人力，但数字化后又能长期节省大量的人力。 第四，可以实现部门间档案共享常态化。数字化档案的最大优点在于它可以通过网络传送，实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用；同时还可以通过大数据技术，对档案信息进行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏单位的整 合，并进行自动检索，可以说，数字化使档案利用以最新的手段、在最大的范围发挥出最大的效益，它使任何人都可以不用到档案馆（室）去，而只通过网络，就可以非常便利、迅速地利用、复制到档案。 2 档案数字化的工作体会 在机关数字档案建设中，目前存在着一种偏向，就是注重数字化硬件系统、软件系统的建设，而忽视对数字内容的积累，忽视传统载体档案的数字化，以
5、至于在先进的系统中缺少内容，就好像高速公路建好了，但路上没有车或车很少，没有起到实效。档案数字化是一项长期而艰巨的系统工程，对于其建设，笔者有以下几点 体会： （一）统筹规划是做好档案数字化工作的关键。搞建设，抓工作，关键在筹划。档案数字化建设是一项长期的系统工程，必须从档案馆工作的全局出发，从档案利用需求出发，从档案事业整体发展需要出发，综合考虑，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划；档案数字化工作又是一项涉及多个业务部门的综合性工作，必须加强统筹，确保各部门、各环节的协调一致。如此，才能确保整个数字化建设的健康有序发展。 （二）质量是档案数字化建设的核心。质量是生命。档案数字化工作的
6、质量直接影响着档案信息资源建设的质量。档案数 字化工作由多个工作环节组成，任何一个环节的工作质量都必然影响到整个数字化工作的质量。如，前处理要数据准确、标识清楚；扫描要维护档案原貌，符合质量标准；光盘刻录要格式正确、内容完整，能够独立浏览和检索，等等。只有对数字化工作的所有环节和流程实施有效监控，才能确保档案数字化工作的质量。 （三）高投入是档案数字化工作的基础。档案数字化工作的高效率、高质量，必然对硬件和软件提出更高的要求。计算机、扫描仪等硬件配置低、性能不稳定，影响扫描的速度和质量；软件功能越强大、操作越简便，质量就越有保证，效率就会明显 提高。实践证明，数字化工作能够顺利高效运转，硬件设
7、备的大力投入和精心维护，以及软件的及时研发和升级是重要保障。 （四）科学管理是档案数字化工作有序发展的保证。管理出效益，出战斗力。建立科学的管理机制，是档案数字化工作高效有序开展的有力保证。实践中，我们一是积极探索档案数字化工作特点规律，不断优化数字化工作流程；二是根据任务需要，适时调整各环节人员比例；三是应用计算机技术，实施全程监控和自动统计；四是建立岗位责任制，实行定岗定责；五是采取有效激励措施，充分调动工作人员积极性。 3 档案数字 化的建设思考 做好档案数字化建设，还应注意以下几个问题。 1、坚持纸质文件和电子文件并存。在目前，由于电子文件的特殊性和档案管理水平的限制，以及电子档案法律
8、依据的认定存在着质疑。因而必须实行纸质文件和电子文件并存 “ 双套制 ” ，同时进行整理归档。实行纸质文件和电子文件并存“ 双套制 ” ，并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，而应把纸质档案和电子档案作有机的对应，相互建立准确可靠的标识关系。 2、注意电子档案的安全保护。电子文件由于不受载体传递的限制，时间和空间的制约性差，非法信息获得者 可以通过网络系统非法进入，偷取信息或攻击系统，因而，必须抓好安全防护。要在机关内部针对利用者职责，设置使用权限密码，防止越权阅文。在数字档案数据库边界建立防火墙，凡符合安全要求的允许访问，不符合要求的拒之墙外，防止外来的破坏。建立与主数据库相脱离的备份数据库，防止主数据库遭到损害后无法工作（任何时候都要同时保持有两个数据库）。 3、坚持抓好随办随归档工作。虽然文档一体化工作因有办公自动化系统和档案软件的使用，档案整理归档工作非常方便，但因为存在着属于归档范围的每一份文件的保管期限，仍需要人工进行鉴定和归档；有 电子文件的需要向档案系统归档需要输入文件目录，无电子文件的纸质文件需要进行数字化等等问题，如果做不到随办随归档，随着时间的推移，会造成：一是工作量大，年底归档工作量多，影响立卷进度。一是容易因为机关进行数字化整理造成电子信息的丢失。所以必须抓好随办随归档工作。 作者简介 杨锦，湖北省卫生计生信息中心，硕士研究生。
